8 советов, как работать на удаленке и оставаться эффективным | Образовательная платформа LABA (ЛАБА)
Black friday: курсы
со скидкой до -60%
-40%
-50%
Журнал

Поиск

8 советов, как
работать на удаленке
и оставаться эффективным

Инсайты из книги «Remote. Офис не обязателен».

photo5e7242b59c3b8.png

Все больше компаний переводят своих сотрудников на удаленку из-за карантина. Google, Amazon, Microsoft, Twitter, Apple — список пополняется каждый день. Сейчас люди сталкиваются с новым вызовом: как продуктивно работать на ремоуте?

В этом разобрались CEO Basecamp Джейсон Фрайд и ее разработчик Дэвид Хайнемайер Хенссон. Сотрудники компании удаленно разрабатывают продукты, которыми пользуются миллионы.

Фрайд и Хенссон написали книгу «Remote. Офис не обязателен», где рассказывают, как выжать из удаленки максимум.

Делимся полезными советами.

 

 

#1. Сделайте всё общим

У каждого в команде должен быть доступ ко всей рабочей информации и программному обеспечению. Это в офисе вы можете быстро спросить коллегу за соседним столом, где последний отчет по продажам или как развернуть новую версию программы.

А на ремоуте придется ждать ответа на сообщение или звонок. Исключите такие барьеры.

Инсайты из книги «Remote. Офис не обязателен». 0

Используйте единое облачное хранилище для всех файлов, списков дел и календарей. Традиционные бесплатные решения — Google Drive или Dropbox. Для общего управления проектами можно использовать Basecamp.

Для хостинга программ и их совместной разработки — GitHub. Для отслеживания эффективности продаж — Salesforce.

#2. Откройте свои экраны

Работа на удаленке — это не работа вслепую. Если вы привыкли в офисе всей командой просматривать презентации, анализировать изменения на сайте, делать наброски в Photoshop и выполнять другую совместную работу, это можно продолжать и на ремоуте.

 

иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

 

Просто обеспечьте общий доступ к экранам своих компьютеров. В этом помогут программы WebEx, GoToMeeting и Join.me.

Если нужно показать команде, над чем вы сейчас работаете, делайте скринкаст — запись того, что происходит на вашем экране. Можете дополнять запись подробным текстовым описанием или аудиосопровождением.

#3. Позаботьтесь о безопасности

Открыв общий доступ к данным, нужно обеспечить безопасность всех рабочих устройств. В бизнесе это так же важно, как и соблюдение правил гигиены в жизни.

Фрайд и Хенссон дают несколько советов, как обезопасить данные:

 

иконка 1

На всех компьютерах используйте шифрование данных на жестких дисках. Тогда проблемы с ноутбуком не повлекут за собой паническую смену паролей. И вы не будете беспокоиться, что конфиденциальные документы попадут в чужие руки.

Отключите автоматический вход в систему и поставьте пароль на выход из «спящего» режима.

Включайте безопасный режим на всех рабочих сайтах, особенно в случае общих сервисов вроде Gmail. Работайте через зашифрованный протокол HTTPS или SSL.

Если привыкли юзать смартфон или планшет для работы, обязательно используйте блокировку экрана. Также у вас должна быть возможность дистанционно удалить все данные с устройств.

Включите для Gmail двухфакторную авторизацию. Если взломают почту, то через смену пароля доберутся и до других общих сервисов.

 

#4. Придерживайтесь одного курса

Команда должна понимать, что несмотря на удаленность друг от друга, все плывут на одном корабле. И у вас есть общая цель — двигаться вперед. Для этого важно делиться своими планами и результатами.

Создайте чат «Над чем вы работаете?». Пусть раз в неделю каждый пишет о том, чем занимался на прошлой неделе и что собирается делать на следующей. Не рассматривайте это как попытку оценить, контролировать или координировать команду.

Цель обсуждения — создать ощущение, что все вы на одном корабле, а не на отдельных лодках.

#5. Соблюдайте баланс

Если не научитесь поддерживать work-life balance, быстро окажетесь в заложниках круглосуточной работы.

Начинается все невинно: по утрам, не вставая с постели, вы отвечаете на рабочие сообщения, потом обедаете перед монитором, а вечером в кресле с кофе обсуждаете проект по Skype. И вот ваш рабочий день растянулся с 7 утра до ночи. Следующая станция — выгорание.

Противоядие от него — разделение рабочего и личного. Тут помогут несколько лайфхаков:

 

иконка 1

Четкий распорядок дня. Разбивайте день на части. Например, чтение почты — утром, чекины с коллегами — после обеда, работа над проектом — с 10.00 до 15.00.

Используйте географию своего дома. Выделите рабочее место и старайтесь работать только там.

Используйте для работы и отдыха разные компьютеры. И устанавливайте рабочие программы только на первый. Плюс заведите разные почты: для работы и личной жизни.

 

#6. Позволяйте себе бездельничать

Восемь часов сплошной работы — не равно восемь часов эффективности. Всем нужны перерывы. И если в офисе для small talk команда собирается возле условного кулера, то на ремоуте его роль могут выполнять чаты.

Создайте чат, где сможете бездельничать с коллегами: постить картинки, обсуждать последнюю серию Homeland или делиться планами на выходные. Функция такого чата — не просто потрепать языком, а расслабиться и отвлечься.

Чат хорош тем, что не требует постоянного внимания. Вы сами решаете, когда хотите отвлечься и пообщаться с коллегами.

#7. Избавьте клиентов от тревоги

Команду можно отправить на удаленку, но как быть с клиентами? С ними также получится эффективно взаимодействовать без личных встреч, если придерживаться некоторых правил:

 

иконка 1

Регулярно рассказывайте, что сделали по проекту. Клиент должен видеть, за что платит вам — это избавляет его от лишней тревоги.

Будьте доступны для коммуникации. Вовремя перезванивайте, отвечайте на письма и отзывайтесь в мессенджерах. На ремоуте важность деловой этики усиливается в десятки раз. Если вы случайно не заметите письмо или несколько раз подряд не ответите на звонки, клиент будет относиться к вам с подозрением.

Подключайте клиента к работе. Он должен видеть весь процесс. Дайте доступ к графику выполнения работы, рассказывайте, над чем трудится команда в конкретный момент и просите оставлять комментарии.

 

#8. Руководите разумно

Если вы — руководитель команды на ремоуте, на вас лежит двойная ответственность, ведь вы задаете правила игры. И эти правила не должны быть во вред подчиненным.

Как помочь команде эффективно работать и не терять мотивацию:

 

иконка 1

Избавьтесь от психологии «с 9 до 17». Не следите за тем, сколько работают сотрудники. Важно не количество потраченных часов, а результат. Особенно, если работа связана с творческими задачами. Главное, чтобы всё было выполнено качественно и в срок. Днем или ночью — решать самому сотруднику.

Откажитесь от тотального контроля. Дайте возможность самостоятельно принимать решения. Сотрудники не должны ждать распоряжения начальника по каждому шагу — так работа будет постоянно буксовать. Лучше донесите до каждого, что важно рационально взвешивать свои решения и координировать действия с коллегами.

Разговаривайте один на один. Время от времени общайтесь с сотрудниками по телефону или Skype один на один. Это должен быть неформальный диалог — спросите, как дела дома и что нового. Цель такого общения — понять состояние духа и уровень мотивации человека.