Все больше компаний переводят своих сотрудников на удаленку из-за карантина. Google, Amazon, Microsoft, Twitter, Apple — список пополняется каждый день. Сейчас люди сталкиваются с новым вызовом: как продуктивно работать на ремоуте?
В этом разобрались CEO Basecamp Джейсон Фрайд и ее разработчик Дэвид Хайнемайер Хенссон. Сотрудники компании удаленно разрабатывают продукты, которыми пользуются миллионы.
Фрайд и Хенссон написали книгу «Remote. Офис не обязателен», где рассказывают, как выжать из удаленки максимум.
Делимся полезными советами.
#1. Сделайте всё общим
У каждого в команде должен быть доступ ко всей рабочей информации и программному обеспечению. Это в офисе вы можете быстро спросить коллегу за соседним столом, где последний отчет по продажам или как развернуть новую версию программы.
А на ремоуте придется ждать ответа на сообщение или звонок. Исключите такие барьеры.
Используйте единое облачное хранилище для всех файлов, списков дел и календарей. Традиционные бесплатные решения — Google Drive или Dropbox. Для общего управления проектами можно использовать Basecamp.
Для хостинга программ и их совместной разработки — GitHub. Для отслеживания эффективности продаж — Salesforce.
#2. Откройте свои экраны
Работа на удаленке — это не работа вслепую. Если вы привыкли в офисе всей командой просматривать презентации, анализировать изменения на сайте, делать наброски в Photoshop и выполнять другую совместную работу, это можно продолжать и на ремоуте.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Просто обеспечьте общий доступ к экранам своих компьютеров. В этом помогут программы WebEx, GoToMeeting и Join.me.
Если нужно показать команде, над чем вы сейчас работаете, делайте скринкаст — запись того, что происходит на вашем экране. Можете дополнять запись подробным текстовым описанием или аудиосопровождением.
#3. Позаботьтесь о безопасности
Открыв общий доступ к данным, нужно обеспечить безопасность всех рабочих устройств. В бизнесе это так же важно, как и соблюдение правил гигиены в жизни.
Фрайд и Хенссон дают несколько советов, как обезопасить данные:
На всех компьютерах используйте шифрование данных на жестких дисках. Тогда проблемы с ноутбуком не повлекут за собой паническую смену паролей. И вы не будете беспокоиться, что конфиденциальные документы попадут в чужие руки.
Отключите автоматический вход в систему и поставьте пароль на выход из «спящего» режима.
Включайте безопасный режим на всех рабочих сайтах, особенно в случае общих сервисов вроде Gmail. Работайте через зашифрованный протокол HTTPS или SSL.
Если привыкли юзать смартфон или планшет для работы, обязательно используйте блокировку экрана. Также у вас должна быть возможность дистанционно удалить все данные с устройств.
Включите для Gmail двухфакторную авторизацию. Если взломают почту, то через смену пароля доберутся и до других общих сервисов.
#4. Придерживайтесь одного курса
Команда должна понимать, что несмотря на удаленность друг от друга, все плывут на одном корабле. И у вас есть общая цель — двигаться вперед. Для этого важно делиться своими планами и результатами.
Создайте чат «Над чем вы работаете?». Пусть раз в неделю каждый пишет о том, чем занимался на прошлой неделе и что собирается делать на следующей. Не рассматривайте это как попытку оценить, контролировать или координировать команду.
Цель обсуждения — создать ощущение, что все вы на одном корабле, а не на отдельных лодках.
#5. Соблюдайте баланс
Если не научитесь поддерживать work-life balance, быстро окажетесь в заложниках круглосуточной работы.
Начинается все невинно: по утрам, не вставая с постели, вы отвечаете на рабочие сообщения, потом обедаете перед монитором, а вечером в кресле с кофе обсуждаете проект по Skype. И вот ваш рабочий день растянулся с 7 утра до ночи. Следующая станция — выгорание.
Противоядие от него — разделение рабочего и личного. Тут помогут несколько лайфхаков:
Четкий распорядок дня. Разбивайте день на части. Например, чтение почты — утром, чекины с коллегами — после обеда, работа над проектом — с 10.00 до 15.00.
Используйте географию своего дома. Выделите рабочее место и старайтесь работать только там.
Используйте для работы и отдыха разные компьютеры. И устанавливайте рабочие программы только на первый. Плюс заведите разные почты: для работы и личной жизни.
Курсы по теме:
#6. Позволяйте себе бездельничать
Восемь часов сплошной работы — не равно восемь часов эффективности. Всем нужны перерывы. И если в офисе для small talk команда собирается возле условного кулера, то на ремоуте его роль могут выполнять чаты.
Создайте чат, где сможете бездельничать с коллегами: постить картинки, обсуждать последнюю серию Homeland или делиться планами на выходные. Функция такого чата — не просто потрепать языком, а расслабиться и отвлечься.
Чат хорош тем, что не требует постоянного внимания. Вы сами решаете, когда хотите отвлечься и пообщаться с коллегами.
#7. Избавьте клиентов от тревоги
Команду можно отправить на удаленку, но как быть с клиентами? С ними также получится эффективно взаимодействовать без личных встреч, если придерживаться некоторых правил:
Регулярно рассказывайте, что сделали по проекту. Клиент должен видеть, за что платит вам — это избавляет его от лишней тревоги.
Будьте доступны для коммуникации. Вовремя перезванивайте, отвечайте на письма и отзывайтесь в мессенджерах. На ремоуте важность деловой этики усиливается в десятки раз. Если вы случайно не заметите письмо или несколько раз подряд не ответите на звонки, клиент будет относиться к вам с подозрением.
Подключайте клиента к работе. Он должен видеть весь процесс. Дайте доступ к графику выполнения работы, рассказывайте, над чем трудится команда в конкретный момент и просите оставлять комментарии.
#8. Руководите разумно
Если вы — руководитель команды на ремоуте, на вас лежит двойная ответственность, ведь вы задаете правила игры. И эти правила не должны быть во вред подчиненным.
Как помочь команде эффективно работать и не терять мотивацию:
Избавьтесь от психологии «с 9 до 17». Не следите за тем, сколько работают сотрудники. Важно не количество потраченных часов, а результат. Особенно, если работа связана с творческими задачами. Главное, чтобы всё было выполнено качественно и в срок. Днем или ночью — решать самому сотруднику.
Откажитесь от тотального контроля. Дайте возможность самостоятельно принимать решения. Сотрудники не должны ждать распоряжения начальника по каждому шагу — так работа будет постоянно буксовать. Лучше донесите до каждого, что важно рационально взвешивать свои решения и координировать действия с коллегами.
Разговаривайте один на один. Время от времени общайтесь с сотрудниками по телефону или Skype один на один. Это должен быть неформальный диалог — спросите, как дела дома и что нового. Цель такого общения — понять состояние духа и уровень мотивации человека.
Хотите получать дайджест статей?
