Многие встречи становятся потерей времени из-за того, что их неправильно организовали.
Об этом пишет консультант по переговорам Прия Паркер в своей книге «Искусство собираться вместе». Она больше 15 лет консультировала мировых лидеров и представителей власти о том, как проводить эффективные встречи.
Публикуем самое интересное из книги.
Пересматривайте традиционные форматы встреч
В New York Times на протяжении 70 лет ежедневно в 16:00 проводили собрание под названием «вечеринка первой полосы». На нее собирали редакторов отделов, чтобы выбрать шесть главных статей для первой страницы номера.
В 2015 году новым исполнительным редактором New York Times стал Дин Бэккет. Он сразу понял, что большинство читателей подписаны на электронную версию газеты, а не на печатную.
Поэтому «вечеринка первой полосы» должна отвечать не на вопрос «что поставить на первую полосу газеты», а «на каких темах сконцентрироваться на сайте». И проходить не вечером, а утром — в начале рабочего дня. Так он изменил формат встреч, и планерки стали продуктивнее.
Во многих компаниях принято периодически проводить встречи с сотрудниками. Например, собираться раз в неделю, чтобы озвучивать результаты работы.
Нужно периодически пересматривать формат таких встреч и анализировать, актуально ли это для компании и не является ли потерей времени. Возможно, лучше не собираться, а разослать информацию по электронной почте?
Определите настоящую цель встречи
Если у встречи нет четкой цели, она, вероятнее всего, будет потерей времени.
«Нужно собраться потому, что наш отдел проводит собрания по понедельникам» — это не цель. А вот «Нужно собраться, чтобы определить, почему у нас на прошлой неделе упали продажи» — другое дело.
Если у вас не получается внятно сформулировать, зачем вы проводите встречи по понедельникам, может, стоить их отменить и собираться только тогда, когда появляется конкретная цель?
Формулировка цели поможет определить и форму встречи. Например, однажды к автору книги Прии Паркер обратились организаторы книжного фестиваля, который проходит в отдельных городах США.
Изначально они организовали фестиваль просто потому, что это было их мечтой. Но чтобы идти дальше, им нужно было сформулировать цель — зачем они это делают?
После обсуждений организаторы поняли, что хотели бы с помощью фестиваля сблизить жителей городов и познакомить между собой книголюбов. Тогда Прия предложила проводить дискуссии о прочитанных книгах вместо того, чтобы делать упор на встречи с писателями.
У организаторов такая идея вызвала сопротивление, ведь на всех книжных фестивалях обычно проводили встречи с авторами. Им было сложно отойти от традиции и начать выделяться. Даже несмотря на то, что такие встречи не приносили желаемого результата.
Определитесь, сколько людей будет на встрече
От этого будет зависеть и общая атмосфера встречи, и ее результативность.
Паркер пишет, что в зависимости от цели она предпочитает собирать 6, 12, 30 или 150 человек.
Если на встрече 6 человек, атмосфера будет интимной и непринужденной. Люди будут охотно делиться историями, а дискуссия пройдет активно. Но разнообразие мнений будет не таким уж большим.
Если нужно больше идей — соберите 12 человек. Для собрания достаточно одного модератора. Разговором двенадцати участников можно управлять, не рискуя, что всё превратится в балаган.
Собрание из 30 человек способствует тому, что люди будут делиться на небольшие группы, знакомиться между собой и обсуждать отдельные вопросы. Такие собрания подходят, если хотите организовать нетворкинг или поделиться какой-то информацией, а не услышать мнение каждого.
Если же вам нужно собрать массовую встречу и стоит вопрос о том, сколько людей на нее приглашать — 100 или 200, лучше остановиться на 150. Это число называют числом Данбара.
По мнению английского антрополога Робина Данбара, именно столько стабильных связей может поддерживать человек на протяжении жизни. Когда 150 человек присутствуют на встрече, можно создать ощущение целостного организма. Больше людей — сложнее.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Обеспечьте равноправие
Когда на встрече находятся люди с разными должностями и социальным статусом, важно сделать так, чтобы все чувствовали себя равными. Тогда те, кто ниже в должности, будут смело высказывать свои идеи.
Атмосфера, в которой подчиненные боятся сказать лишнее слово в присутствии начальства, непродуктивна.
В 2009 году в Мексике провели конференцию Opportunity Collaboration. Это была встреча общественных организаций, которые борются с бедностью, и доноров, которые дают на это деньги.
Обычно на таких встречах те, кто дают деньги, находятся в привилегированном положении. А те, кто ищут гранты, чувствуют себя просящими. Гендиректор конференции Тофер Вилкинс решил это изменить.
Он подготовил бейджи, на которых были указаны только имена присутствующих. До последнего участники конференции не знали, кто донор, а кто — потенциальный получатель средств. Это разрядило обстановку и помогло конструктивно обсудить проблемы бедности.
Помогите участникам подготовиться
Заблаговременно разошлите вопросы, которые будут обсуждать. Или подайте материалы в удобной форме — не просто огромным текстовым документом, а в виде презентации с картинками.
К примеру, в 2009 году перед конференцией в Детройте участникам разослали посылки с электронными книгами Kindle. На них была вся необходимая для встречи информация.
Это стимулировало участников не игнорировать подготовку — читать с электронной книги удобнее, чем с экрана.
Начните эффектно
В начале встречи участники наиболее сконцентрированы. Именно начало задает тон всему, что будет происходить дальше. Поэтому важно не начинать с формальностей.
В 2015 году в Нью-Йорке организовали форум общественных активистов, технологов и чиновников. Встречу анонсировали как общественно важное мероприятие о том, как технологии помогут строить демократическое общество.
Но один из основателей форума начал конференцию с того, что назвал главного спонсора — компанию Microsoft. Расхвалил ее и дал слово ее представителю.
Так организаторы всё испортили. Чтобы задать правильный тон встрече, стоило начать с проблем, которые важно обсудить, дать возможность высказаться общественным активистам.
Хотите получать дайджест статей?
