Как оптимизировать работу компании

В кризис многие столкнулись с проблемой — прежние бизнес-процессы компании оказались нерабочими в новых условиях. И это нормально. Главное — вовремя среагировать и навести порядок.

Спрашиваем слушателей LABA, как они проходили курс Олега Зубченка «Построение бизнес-процессов» и какие знания применили на практике.

 

«Появилось понимание, что к внедрению изменений нужно привлекать сотрудников»

Ольга Никифорова, операционный директор Zavod Coffee

Наша компания растет — из-за этого стало больше процессных проблем. Раньше взаимодействие подразделений строилось на основе негласных договоренностей, информацию передавали через личное общение. А решения, как действовать в той или иной ситуации, зачастую сотрудники принимали сами.

Для маленькой компании это нормально, но с ростом объемов производства и продаж четче проявлялась необходимость в систематизации.

Я понимала, как должен выглядеть процесс, но как его внедрить и какие инструменты использовать, не знала. Поэтому решила пройти курс «Построение бизнес-процессов».

 

Как помогло обучение

После курса более понятной стала структура управления бизнес-процессами. Это помогло составить личный план действий по их внедрению в компании.

В первую очередь мы пересмотрели изменения, которые хотели реализовать. От лектора я получила отличный совет: оценить, зачем внедряется то или иное изменение. Только потом — действовать.

Наш прежний процесс не давал существенных перспектив роста выручки, хотя и налаживал работу. После курса я поняла, как его подкорректировать.

Также появилось понимание, что к внедрению изменений нужно привлекать сотрудников. Раньше мы обсуждали с командой планируемые изменения, ставили им задачи, но не привлекали на этапе разработки. В результате сталкивались с отсутствием понимания и заинтересованности.

Сейчас мы вовлекли к моделированию новых процессов руководителей компании. Это дает ряд преимуществ:

 

Два вывода после курса

#1. Процессное управление — важный шаг для растущей компании. Если внедрить его своевременно, можно успешно преодолеть проблемы на этапе роста.

#2. Для качественного внедрения бизнес-процессов нужно время. Ожидать, что за месяц можно полностью перестроить основной процесс компании, — нельзя. По крайней мере, в рамках разумных затрат.

 

«После обучения начал понимать, где можно сократить расходы»

Павел Говоров, гендиректор «Натурпродукт-Вега»

До курса мы самостоятельно пытались отразить бизнес-процессы, которые нужно было менять, с помощью разных программ — начиная с PowerPoint и заканчивая Coggle. Но когда в компании ввели электронный документооборот, появилась уже практическая потребность в изменениях.

Поэтому решил пройти курс «Построение бизнес-процессов».

Как помогло обучение

Курс получился системным — с дополнительными опциями и разделами. Особенно заинтересовала тема автоматизации бизнес-процессов, мы разобрали разные современные способы, как это делать.

Слайд из презентации лектора

После обучения я начал понимать, где можно сократить расходы, какой набор инструментов использовать, какими критериями руководствоваться. Помог опыт и самого преподавателя, и других слушателей.

Три вывода после курса

#1. Процессные проблемы, которые мне следует решить, — не уникальны. С подобным сталкиваются и в других компаниях.

#2. Современные технологии могут дать бизнесу намного больше полезных вещей, чем я предполагал.

#3. Команде нужно постоянно обучаться и совершенствоваться. Но не хаотично и разрозненно, а следуя предназначению компании.

 

«В начале темы казались сложными, но к концу курса пазл сошелся»

Яна Царева, руководитель департамента проектного офиса «Суши Мастер»

Мне нужно было описать, структурировать и проанализировать бизнес-процессы в компании. Чтобы не тратить время на поиск и подбор подходящих инструментов, я решила прослушать курс на эту тему.

Выбрала платформу LABA. Мне понравился подход: помимо теории, здесь есть домашние задания, в рамках которых можно разбирать кейсы своей компании и получать рекомендации от лектора.

Как помогло обучение

Курс оказался полезным теоретически и практически.

Мы рассмотрели основные темы: «дорожную карту» изменений, документацию, бизнес-модель Canvas. Вначале они казались сложными и непонятными, но к концу курса пазл сошелся.

Слайд из презентации лектора

Для выполнения домашних заданий нам дали шаблоны оформления, которые можно адаптировать под себя. Это исключило вопросы, как лучше все оформить.

На протяжении курса лектор в общем чате делился интересными и грамотно выполненными домашними заданиями. Это позволило почерпнуть для себя лучшие практики.

Также Олег Зубченок дал список книг, которые помогут углубиться в тему. Вот несколько:

 

Когда я выполняла домашнее задание, описала бизнес-процесс автоматизации заказа ингредиентов в ресторане. Этот процесс уже был внедрен, но после курса мне удалось его описать, построить и создать «дорожную карту» для оптимизации.

Затем я описала еще два больших бизнес-процесса, которые построены на взаимодействии нескольких департаментов компании. Это позволило выявить слабые стороны и найти пути оптимизации.

Сейчас почти все задачи автоматизации процессов мы описываем с помощью диаграмм SIPOC, BPMN и матрицы RACI, строим «дорожную карту». Только после этого передаем в работу команде разработчиков.

Слайд из презентации лектора

Этот подход позволяет выявить и устранить проблемы, которые могут возникнуть на этапе разработки и на этапе внедрения.

Три вывода после курса

#1. У каждой компании должна быть четко сформулированная цель и стратегия. Всем сотрудникам нужно ознакомиться с этим документом и следовать ему.

#2. Внедрение любого бизнес-процесса влечет за собой разделение сотрудников на заинтересованных, незаинтересованных и нейтральных. Для успешного внедрения нужно отдельно работать с каждой группой.

#3. До того, как построить BPMN процесса, нужно построить его диаграмму SIPOC, матрицу RACI и «дорожную карту». Этот подход сделает описание процесса наиболее оптимальным и минимизирует ошибки.

 

«После курса изменила подход к решению задач»

Оксана Кашкарева, заместитель директора «Орум Финанс»

Я работала главным бухгалтером в разных организациях — от маленького семейного бизнеса до больших холдингов. Такой опыт дал понимание, что для успешного ведения бизнеса нужно:

 

Это возможно в организациях, где прописана структура, распределены роли и зоны ответственности, налажен процесс работы в каждом подразделении. Все это дает возможность быстро реагировать на изменения.

Такое понимание помогло мне локально, в зоне своей ответственности, организовать рабочий процесс и структурировать информацию. Но знаний было недостаточно.

Я понимала, что есть проверенные системы, методы и инструменты, которые дадут больший эффект. Поэтому решила глубже изучить построение бизнес-процессов и записалась на курс LABA.

Как помогло обучение

С первого занятия я поняла: это то, что я искала. Сфера построения бизнес-процессов для меня новая, поэтому и знания, полученные на курсе, — новые. Но я четко осознавала, как и где их применять.

Я не занимаю пост в компании, дающий право принимать решения. И не имею доступа к владельцу бизнеса. Поэтому мое применение знаний ограничилось оптимизацией работы в своем подразделении. Но обучение мотивировало искать новую работу, где мои знания и опыт будут востребованы.

К тому же, навыки построения бизнес-процессов сейчас актуальны. Это ценные знания в условиях, когда нужно организовывать удаленную работу сотрудников.

После курса я изменила подход к решению задач — теперь использую матрицу RACI и диаграмму SIPOC.

Слайд из презентации лектора

Три вывода после курса

#1. Все процессы на предприятии должны быть подстроены под цели компании.

#2. Цели нужно придерживаться, иначе результаты будет сложно оценить.

#3. Вовлеченность сотрудников в изменения — важная часть построения бизнес-процессов.