Журнал

Как оптимизировать
работу компании

photo5ebac254f1ff3.png

В кризис многие столкнулись с проблемой — прежние бизнес-процессы компании оказались нерабочими в новых условиях. И это нормально. Главное — вовремя среагировать и навести порядок.

Спрашиваем слушателей LABA, как они проходили курс Олега Зубченка «Построение бизнес-процессов» и какие знания применили на практике.

«Появилось понимание, что к внедрению изменений нужно привлекать сотрудников»

Ольга Никифорова, операционный директор Zavod Coffee

Рассказывают слушатели LABA. 0

Наша компания растет — из-за этого стало больше процессных проблем. Раньше взаимодействие подразделений строилось на основе негласных договоренностей, информацию передавали через личное общение. А решения, как действовать в той или иной ситуации, зачастую сотрудники принимали сами.

Для маленькой компании это нормально, но с ростом объемов производства и продаж четче проявлялась необходимость в систематизации.

Я понимала, как должен выглядеть процесс, но как его внедрить и какие инструменты использовать, не знала. Поэтому решила пройти курс «Построение бизнес-процессов».

иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Как помогло обучение

После курса более понятной стала структура управления бизнес-процессами. Это помогло составить личный план действий по их внедрению в компании.

В первую очередь мы пересмотрели изменения, которые хотели реализовать. От лектора я получила отличный совет: оценить, зачем внедряется то или иное изменение. Только потом — действовать.

Наш прежний процесс не давал существенных перспектив роста выручки, хотя и налаживал работу. После курса я поняла, как его подкорректировать.

Также появилось понимание, что к внедрению изменений нужно привлекать сотрудников. Раньше мы обсуждали с командой планируемые изменения, ставили им задачи, но не привлекали на этапе разработки. В результате сталкивались с отсутствием понимания и заинтересованности.

Сейчас мы вовлекли к моделированию новых процессов руководителей компании. Это дает ряд преимуществ:

иконка 1

- сотрудники, которые участвуют в процессе, лучше знают его нюансы, поэтому помогают учесть их при моделировании

- принимая участие в создании процесса, сотрудники больше заинтересованы в его дальнейшей реализации

Два вывода после курса

#1. Процессное управление — важный шаг для растущей компании. Если внедрить его своевременно, можно успешно преодолеть проблемы на этапе роста.

#2. Для качественного внедрения бизнес-процессов нужно время. Ожидать, что за месяц можно полностью перестроить основной процесс компании, — нельзя. По крайней мере, в рамках разумных затрат.

«После обучения начал понимать, где можно сократить расходы»

Павел Говоров, гендиректор «Натурпродукт-Вега»

Рассказывают слушатели LABA. 1

До курса мы самостоятельно пытались отразить бизнес-процессы, которые нужно было менять, с помощью разных программ — начиная с PowerPoint и заканчивая Coggle. Но когда в компании ввели электронный документооборот, появилась уже практическая потребность в изменениях.

Поэтому решил пройти курс «Построение бизнес-процессов».

Как помогло обучение

Курс получился системным — с дополнительными опциями и разделами. Особенно заинтересовала тема автоматизации бизнес-процессов, мы разобрали разные современные способы, как это делать.

Рассказывают слушатели LABA. 2

Слайд из презентации лектора

После обучения я начал понимать, где можно сократить расходы, какой набор инструментов использовать, какими критериями руководствоваться. Помог опыт и самого преподавателя, и других слушателей.

Три вывода после курса

#1. Процессные проблемы, которые мне следует решить, — не уникальны. С подобным сталкиваются и в других компаниях.

#2. Современные технологии могут дать бизнесу намного больше полезных вещей, чем я предполагал.

#3. Команде нужно постоянно обучаться и совершенствоваться. Но не хаотично и разрозненно, а следуя предназначению компании.

«В начале темы казались сложными, но к концу курса пазл сошелся»

Яна Царева, руководитель департамента проектного офиса «Суши Мастер»

Рассказывают слушатели LABA. 3

Мне нужно было описать, структурировать и проанализировать бизнес-процессы в компании. Чтобы не тратить время на поиск и подбор подходящих инструментов, я решила прослушать курс на эту тему.

Выбрала платформу LABA. Мне понравился подход: помимо теории, здесь есть домашние задания, в рамках которых можно разбирать кейсы своей компании и получать рекомендации от лектора.

Как помогло обучение

Курс оказался полезным теоретически и практически.

Мы рассмотрели основные темы: «дорожную карту» изменений, документацию, бизнес-модель Canvas. Вначале они казались сложными и непонятными, но к концу курса пазл сошелся.

Рассказывают слушатели LABA. 4

Слайд из презентации лектора

Для выполнения домашних заданий нам дали шаблоны оформления, которые можно адаптировать под себя. Это исключило вопросы, как лучше все оформить.

На протяжении курса лектор в общем чате делился интересными и грамотно выполненными домашними заданиями. Это позволило почерпнуть для себя лучшие практики.

Также Олег Зубченок дал список книг, которые помогут углубиться в тему. Вот несколько:

иконка 1

- «Принципы. Жизнь и работа», Рэй Далио

- «Deadline. Роман об управлении проектами», Том ДеМарко

- «Scrum. Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд

- «Человеческий фактор. Успешные проекты и команды», Том ДеМарко

- «Цель. Процесс непрерывного улучшения», Джефф Кокс, Элияху Голдратт

- «Построение бизнес-моделей. Настольная книга стратега и новатора», Александр Остервальдер, Ив Пинье

Когда я выполняла домашнее задание, описала бизнес-процесс автоматизации заказа ингредиентов в ресторане. Этот процесс уже был внедрен, но после курса мне удалось его описать, построить и создать «дорожную карту» для оптимизации.

Затем я описала еще два больших бизнес-процесса, которые построены на взаимодействии нескольких департаментов компании. Это позволило выявить слабые стороны и найти пути оптимизации.

Сейчас почти все задачи автоматизации процессов мы описываем с помощью диаграмм SIPOC, BPMN и матрицы RACI, строим «дорожную карту». Только после этого передаем в работу команде разработчиков.

Рассказывают слушатели LABA. 5

Слайд из презентации лектора

Этот подход позволяет выявить и устранить проблемы, которые могут возникнуть на этапе разработки и на этапе внедрения.

Три вывода после курса

#1. У каждой компании должна быть четко сформулированная цель и стратегия. Всем сотрудникам нужно ознакомиться с этим документом и следовать ему.

#2. Внедрение любого бизнес-процесса влечет за собой разделение сотрудников на заинтересованных, незаинтересованных и нейтральных. Для успешного внедрения нужно отдельно работать с каждой группой.

#3. До того, как построить BPMN процесса, нужно построить его диаграмму SIPOC, матрицу RACI и «дорожную карту». Этот подход сделает описание процесса наиболее оптимальным и минимизирует ошибки.

«После курса изменила подход к решению задач»

Оксана Кашкарева, заместитель директора «Орум Финанс»

Рассказывают слушатели LABA. 6

Я работала главным бухгалтером в разных организациях — от маленького семейного бизнеса до больших холдингов. Такой опыт дал понимание, что для успешного ведения бизнеса нужно:

иконка 1

- использовать современные информационные технологии в системах учета

- решать задачи с оптимально затраченными ресурсами

Это возможно в организациях, где прописана структура, распределены роли и зоны ответственности, налажен процесс работы в каждом подразделении. Все это дает возможность быстро реагировать на изменения.

Такое понимание помогло мне локально, в зоне своей ответственности, организовать рабочий процесс и структурировать информацию. Но знаний было недостаточно.

Я понимала, что есть проверенные системы, методы и инструменты, которые дадут больший эффект. Поэтому решила глубже изучить построение бизнес-процессов и записалась на курс LABA.

Как помогло обучение

С первого занятия я поняла: это то, что я искала. Сфера построения бизнес-процессов для меня новая, поэтому и знания, полученные на курсе, — новые. Но я четко осознавала, как и где их применять.

Я не занимаю пост в компании, дающий право принимать решения. И не имею доступа к владельцу бизнеса. Поэтому мое применение знаний ограничилось оптимизацией работы в своем подразделении. Но обучение мотивировало искать новую работу, где мои знания и опыт будут востребованы.

К тому же, навыки построения бизнес-процессов сейчас актуальны. Это ценные знания в условиях, когда нужно организовывать удаленную работу сотрудников.

После курса я изменила подход к решению задач — теперь использую матрицу RACI и диаграмму SIPOC.

Рассказывают слушатели LABA. 7

Слайд из презентации лектора

Три вывода после курса

#1. Все процессы на предприятии должны быть подстроены под цели компании.

#2. Цели нужно придерживаться, иначе результаты будет сложно оценить.

#3. Вовлеченность сотрудников в изменения — важная часть построения бизнес-процессов.