Сооснователь и управляющий партнер в агентстве Netpeak Андрей Чумаченко ведет телеграм-канал Sad But True. Делится мыслями о маркетинге, бизнесе, работе в команде.
Публикуем несколько его советов, как ставить задачи и контролировать их выполнение.
Как правильно ставить задачу
Представим, что задача звучит так: «Запусти новую услугу». Тогда у каждого сотрудника есть аж три варианта выполнить ее:
#1. Минимально
Сделать всё буква в букву и формально завершить задачу. Услуга будет запущена, но без исследования, ценообразования, понимания, кто и что будет делать, информации у отдела продаж и маркетинга о том, как и кому ее продавать.
#2. Максимально
Подойти к задаче с огромным интересом и кучей энергии. Провести много исследований, пообщаться с множеством других компаний, сформировать десяток моделей ценообразования, провести несколько встреч внутри компании, сделать презентации под каждую потенциальную целевую аудиторию.
#3. Правильно
Где-то посередине между первым и вторым вариантом — с ресерчем 5-7 компаний в сегменте, понятно расписанным концептом, одной презентацией и общей встречей, на которой донесены ключевые месседжи по продаже услуги.
Если вы ставите задачу на сотрудника и не уверены, что он знает, как правильно ее выполнить (например, никогда раньше такого не делал), используйте чек-лист — нумерованный список шагов, которые нужно пройти, чтобы достичь результата.
Ленитесь все расписывать? Готовьтесь к результатам №1 и №2. Ленитесь расписывать сейчас — будете доделывать потом.
Зачем «пушить» сотрудников
В современных автомобилях есть много навязчивых уведомлений: не забудь пристегнуться, заканчивается омыватель, пора заправиться, упало давление в шинах.
Когда любое из таких уведомлений начинает пищать, его сложно проигнорировать. Если вы осознанный человек, то не ищете возможность обойти систему. Вы пристегиваетесь, заливаете омыватель и подкачиваете колеса.
Аналогично с рабочими задачами: напоминать, пушить и уведомлять — важная штука, которая позволяет добиваться результата быстрее, чем просто один раз сказать и забыть. Ваши приоритеты — всегда только ваши приоритеты. Но почти никогда не приоритеты того, от кого нужно добиться результата.
Весь бизнес-контент в удобном формате
Как оценить время на задачу
По началу кажется, что правильно оценить время, необходимое на выполнение любой задачи, — невозможно. Чуть позже оказывается, что это действительно так.
Оценка каждой задачи — как защита диплома. Сотрудник говорит, сколько часов планирует потратить на выполнение, а руководитель соглашается или просит убедить его, что нужно именно такое количество времени.
При такой «защите» (если она устроена правильно, а не делается для галочки, и если руководитель разбирается в том, что делает сотрудник) — оценка времени действительно имеет смысл.
Люди оценивают свою работу по-разному. Кто-то завышает планку и набирает кучу задач, определяя на каждую в разы меньше времени, чем на нее нужно потратить. Кто-то, наоборот, перестраховывается и закладывает в каждую задачу время на форс-мажоры и «на подумать».
Хороший руководитель должен задавать правильные вопросы:
- почему на выполнение этой задачи тебе нужно Х часов?
- давай еще раз перечитаем условия задачи и определение ее выполнения — ты уверен, что все правильно понял и учел?
- если ты делаешь такую задачу впервые, заложил ли ты время на ознакомление?
Всегда хорошо, когда есть несколько сотрудников, выполняющих однотипные задачи. Они могут вместе оценивать каждую и выставлять среднее время. Опять же, не без участия руководителя.
Как проверять задачи
Занимаясь менеджментом и при этом выполняя собственные задачи, невозможно постоянно проверять работу всех людей в команде. И дело не в том, что сотрудникам свойственно работать хуже, когда их не контролируют, а в том, что при большом потоке всегда есть ошибки и забытые задачи.
Мой подход выглядит примерно так: в календаре каждую неделю выделяю время на проверку задач. У команды постоянное количество задач держится в районе 1100-1500 штук, проверять все невозможно.
Чтобы находить ошибки в текущих задачах, введены еженедельные спринты, тимлиды, регулярная отчетность и так далее.
А чтобы находить то, что пропускают тимлиды, я настроил кучу фильтров по задачам команды. Обычно каждый фильтр выдает от 5 до 30 задач, поэтому просмотреть их не сложно.
Есть четыре основных фильтра, которые я проверяю регулярно:
#1. «Красный фильтр» — задачи, у которых истек дедлайн, и исполнитель не запросил перенос дедлайна на новый срок. Тут или задача вот-вот будет выполнена, или про нее забыли.
#2. «Зеленый фильтр» — задачи, которые выполнены исполнителем, но не завершены постановщиком. Или постановщик «забил» на задачу (а значит, результат ему не важен и время на выполнение потрачено зря), или забыл сменить статус.
#3. «Серый фильтр» — задачи, которые отложили до лучших времен. Тут я проверяю только новые таски на предмет того, действительно ли их нужно отложить, или это просто удобный способ не делать задачу сейчас.
#4. «Оранжевый фильтр» — задачи в различных статусах без активности за последние 30 дней, которые поставили больше двух кварталов назад. Тут часто валяются задачи, утратившие актуальность или те, по которым вяло «что-то» делается.
Обычно на проверку всех фильтров у меня уходит час и ни разу не было такого, чтобы я нашел меньше пяти задач, по которым нужно внести коррективы.
Хотите получать дайджест статей?
