Журнал

Как работать в Google Таблицах

photo5ec7e7bdcc811.png

Анализировать данные можно не только в Excel — с этим отлично справляются Google Таблицы. Здесь могут работать сразу несколько пользователей, удобно отслеживать изменения и визуализировать информацию.

Operation Support Team Lead в Shell Retail Ukraine Никита Свидло рассказывает, как правильно работать в Google Таблицах.

В чем преимущество Google Таблиц

Главный плюс — это онлайн. Google Таблицы можно запустить из любой точки мира и любого устройства. К ним одновременно могут получить доступ несколько юзеров. Права каждого настраиваются отдельно.

В Excel также может работать несколько человек, но это сложнее. 2-3 юзера поддерживаются неплохо, но если больше — могут возникнуть проблемы. Там нет четкой цепочки, кто, когда и что редактировал. Тогда как в Google Таблицах легко проследить корректировки и, если нужно, отмотать к моменту, когда что-то пошло не так.

Еще один плюс Google Таблиц — совместимость с другими продуктами Google. Можно импортировать данные с Google Analytics или Google Forms. И все это бесплатно.

иконка 1

Умные меняют мир. Их хочется слушать и невозможно не слышать. По крайней мере, в нашем подкасте «Умных любят». Присоединяйтесь!

Кому удобно работать в Google Таблицах

Чаще всего Google Таблицы используют небольшие компании и стартапы. Здесь можно вести операционную деятельность, анализировать информацию по трафику, клиентам, продуктам, отслеживать статистику.

В больших корпорациях работают в Excel — он стабильнее, надежнее и защищеннее, ведь к файлу ни у кого нет доступа. К Google Таблице также можно закрыть доступ, но она все же находится в облаке, поэтому доступ к ней получить реальнее.

Google Таблицы пригодятся разным специалистам. Интернет-маркетологи могут отслеживать здесь статистику по трафику и планировать рекламные кампании. HR-специалисты — собирать отклики на вакансии и анализировать фидбеки сотрудников. Клиентский сервис — вести статистику по клиентам, а финансисты — выстраивать отчеты по бухгалтерии.

Как интегрировать Google Таблицы с аналитикой, формами и документами

Google Analytics

Из аналитики можно заливать данные в таблицу, для этого нужно добавить специальный плагин. 

Как это сделать: в меню «Дополнения» выберите «Установить дополнения» и в перечне найдите Google Analytics.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 0

Так все данные из аналитики импортируются в таблицу, и вы сможете с ними работать. Также можно настроить, чтобы информация подгружалась автоматически.

Google Forms

Через Google Forms можно собирать нужную информацию — отклики на вакансии и отзывы о продукте. А после интегрировать все в таблицу.

Как это сделать: в форме откройте вкладку «Ответы» и кликните на лого таблиц в верхнем правом углу.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 1

Так у вас появится таблица, в которую выгрузятся все ответы из формы. Если форма остается открытой, все данные, которые будут в нее поступать, также подгрузятся в таблицу.

Google Docs

В Google Docs можно вставлять графики из Google Таблиц. И они будут обновляться на всех сервисах одновременно. Это удобно использовать в текстовых отчетах. 

Как это сделать: в меню выберите «Вставка», после — «Диаграмма» — из Таблиц. Там увидите диаграммы, которые можете добавить.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 2

В Google Таблицах есть набор бесплатных плагинов для коллаборации с другими сервисами Google. Их можно найти в меню «Дополнения». Не могу выделить самые полезные, ведь у каждого свои задачи.

Типы доступов в Google Таблицах

Есть несколько типов доступа:

иконка 1

- только для себя

- для отдельных пользователей

- для всех, у кого есть линк

Можно открыть доступ к таблице отдельным юзерам. Кликнуть на «Настройки доступа» и добавить почты людей, которые могут пользоваться таблицей. Предварительно выбрать статус каждого — читатель, комментатор или редактор. После на почту им придет линк на таблицу.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 3

 

 

Можно разрешить доступ всем, у кого есть ссылка, предварительно выбрав, что они смогут там делать — просматривать, комментировать, редактировать. Это значит, что таблицу смогут открыть все, кто получит ссылку. 

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 4

Но вы не можете быть уверены, что люди не поделятся линком еще с кем-то, поэтому такой доступ самый опасный. 

К тому же, если в таблице вы ссылаетесь на какой-то сайт, теоретически его владельцы могут увидеть линк в источниках заходов. Поэтому открывать доступ безопаснее всего через почту.

Как запретить редактировать отдельные участки в таблице

Пользователям с доступом можно запретить редактировать отдельные листы, диапазоны и ячейки в таблице. Для этого в меню «Данные» выберите «Настроить защищенные листы и диапазоны».

Дальше — определите область, которую хотите защитить.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 5

Или проще: выделите несколько ячеек, которые хотите защитить, клацните правой кнопкой мыши и выберите «Защитить диапазон».

Дальше — выбираете, кто может редактировать этот диапазон.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 6

Как сортировать и фильтровать информацию в таблице

Сортировать данные можно в алфавитном порядке. Если у вас числа, то они сортируются от наименьшего к наибольшему и наоборот. 

Если нужно сортировать определенную часть таблицы, выделите ее и в меню «Данные» кликните на «Сортировать диапазон».

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 7

С помощью фильтров можно скрыть из таблицы ненужные данные. Например, у вас в таблице есть информация по трафику из разных каналов, а вы хотите проанализировать только один. Для удобства остальные можно скрыть. 

Как это сделать: откройте «Данные» — «Фильтры» — «Создать новый фильтр». Дальше настройте, как вам удобно. В таблице можно создавать несколько фильтров под разные задачи. Все они сохранятся.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 8

Как работать в сводных таблицах

Сводная таблица помогает упростить большие простыни информации и визуально структурировать данные.

Допустим, у вас есть отчет по заказам с источниками, откуда вы привлекли клиентов. Это полотно цифр в тысячу строк, в котором сложно разобраться. Сводная таблица решит эту проблему — в ней можете посмотреть, что вам нужно. Например, самые результативные источники.

Как это сделать: откройте меню «Данные» и «Создать сводную таблицу». 

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 9

У вас откроется чистый лист, и там вы можете добавить нужные строки и столбцы. Так все значения просуммируются и вы получите наглядную таблицу. 

Несколько правил по работе в сводных таблицах:

иконка 1

- в «шапке» основной таблицы не должно быть пропусков — обязательно укажите названия.

- в основной таблице не должно быть объединенных ячеек.

- в колонках не должно быть перемешанных значений — цифр с текстом. Иначе сводная таблица не поймет, как это агрегировать.

Как визуализировать данные

В сводной таблице можно сделать диаграмму. Откройте меню «Вставка» и выберите «Диаграмма». После в этом файле появится график ваших данных. 

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 10

С помощью редактора, который появится справа, можете выбрать ее вид и убрать лишние значения. А в разделе «Дополнительные» — сменить стиль, цвет, шрифт.

Если вам нужно визуализировать динамику, например, по продажам, то можно создать график в одной ячейке рядом. Это называется спарклайн и вставляется с помощью формулы SPARKLINE.

Советы от Никиты Свидло, Shell Retail Ukraine. 11

В Google есть сервис для визуализации данных Data Studio. Он используется для более сложных задач. Например, с его помощью можно строить дашборд, покрывающий чуть ли не весь бизнес. Данные в него также подгружаются из таблиц.

Какие формулы использовать в Google Таблицах

В Google Таблицах, как и в Excel, есть формулы для обработки данных. Всего их около 400, все можно посмотреть по ссылке

Вот несколько, с которыми непременно нужно познакомиться:

#1. СУММЕСЛИ — позволяет суммировать по критерию. Если прописать ее как формулу массива, то она будет суммировать более чем по одному критерию.

#2. ЕСЛИ — возвращает значения в зависимости от результата логической проверки: что делать, если правда, и что делать, если неправда.

#3. QUERY — может заменить много функций, если правильно ее использовать.