Как снизить офисные расходы, которых вы даже не замечаете | Бизнес-школа LABA (ЛАБА)
Журнал

Поиск

Главные идеи из книги «Бережливый офис»

Как снизить офисные расходы, которых вы даже не замечаете.

cov-5f0c6c8b15d95129018358.jpg

Бережливое производство (или кайдзен) — это технология сокращения затрат. Ее придумали в Toyota, когда у завода были ограниченные ресурсы и приходилось строго экономить. Сейчас к такому подходу стремятся и другие компании.

В книге «Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег» консультант по производственной системе Toyota Дон Тэппинг собрал опыт компаний из разных отраслей, которые исповедуют кайдзен.

Получилось руководство о том, как экономить на офисных расходах. Публикуем основные месседжи.

Потери — это операции, которые требуют затрат ресурсов, но не повышают ценность товара или услуги. Часто мы не замечаем, как попусту тратим время или внимание на то, что не приносит пользы. В результате страдает прибыльность бизнеса.

Дон Тэппинг выделяет 7 видов потерь:

#1. Лишняя работа

Например, когда в компании организовывают дополнительные услуги для клиента, которые ему не нужны. Или формируют отчеты, которые никто не читает. Сюда же — бессмысленные собрания, которые проводят просто потому, что так принято.

#2. Ожидание

Если сотрудникам приходится долго ждать, чтобы начальник поставил подпись — это потеря времени. Если документация хранится так хаотично, что сложно что-то найти — аналогично. Любые такие потери — это зарплата, которую вы переплачиваете своим сотрудникам за их неэффективное рабочее время.

#3. Лишние перемещения

Когда сотрудникам приходится идти до ксерокса через целый этаж или заходить в кабинет к шефу, чтобы что-то уточнить — это лишние движения. Офис должен быть организован удобно, а процессы выстроены так, чтобы не приходилось много перемещаться.

#4. Лишняя обработка информации

Это когда сотрудникам приходится вводить одни и те же данные или считать вручную то, что можно автоматизировать.

#5. Старая техника и ненужные канцтовары

Если сотрудники работают на устаревшей технике — значит, они теряют время.

Дешевле купить новый ноутбук, чем платить зарплату людям, которые медленно работают на старом.

Горы канцтоваров, наоборот, часто не нужны. Перед тем, как покупать их, убедитесь, что ими действительно пользуются.

Курсы по теме:

#6. Брак

Чтобы найти и исправить ошибку, нужно больше времени, чем чтобы сделать всё правильно с первого раза. Чем меньше у вас брака — ошибок в данных, потерянных документов, сбоев в коммуникации, тем ниже себестоимость продукта.

Поэтому в Toyota есть правило: когда сотрудник замечает ошибку, весь процесс останавливается. Легче исправить ее сразу, чем всё переделывать.

#7. Нерациональное использование рабочей силы

Это когда высококвалифицированные люди выполняют простую работу. Или когда сотрудники делают работу, без которой можно обойтись, а результаты оценивают неадекватно или не оценивают вообще.

Рекомендуем почитать:

i-007-5eea12a1b80f4332376773.jpg

Правила Toyota: как создать успешную команду

Читать

Вот несколько советов о том, как сократить потери в офисе:

#1. Сотрудники должны быть взаимозаменяемыми

Если за определенную работу отвечает один человек, а другие даже не могут его заменить, то каждый его отпуск, выходной или больничный — это финансовые потери для компании.

Проекты стоят, клиенты недовольны, а сроки переносятся, пока нужный сотрудник не выйдет на работу.

Чтобы этого не происходило, на каждую задачу пропишите четкие инструкции. Так, если один сотрудник уволится или уйдет в отпуск, другие смогут закрывать его таски.

#2. Минимизируйте текучку кадров

Во многих компаниях обучение новых работников длится месяцами. Когда передача знаний от одного человека другому занимает слишком много времени, это стоит компании денег, возрастает риск потери клиентов.

Поэтому чем меньше текучка кадров — тем меньше потери. Нужно делать все, чтобы специалисты не уходили из компании. Иногда дешевле повысить им зарплату, чем искать новых.

#3. Проводите только эффективные совещания

Совещание, у которого нет конкретного результата, — потеря времени. Чтобы этого не произошло, нужно:

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#4. Распишите, из каких задач состоят отдельные процессы

Если вам кажется, что какой-то процесс занимает много времени, попробуйте расписать пошаговые задачи, которые выполняет сотрудник. Например, что делает менеджер, чтобы оформить новый заказ. Так вы сможете выявить «слабые места» и разобраться, какие шаги можно убрать или ускорить.

Может выясниться, что для получения необходимой статистики сотруднику нужно обращаться в IT-отдел, оформлять письменный запрос, получать разрешение от начальства и потом ждать ответа. Это огромный кусок времени — попробуйте автоматизировать этот процесс.

#5. Придерживайтесь правила 5С в офисе

Сортировка. Документы и инструменты, которые не понадобятся сотрудникам в ближайшее время, убирайте подальше, чтобы в них не приходилось копаться. Это отбирает время.

Соблюдение порядка. У каждого предмета и документа должно быть свое место. Для этого используйте ярлыки и стикеры.

Содержание в чистоте. Тогда, например, не придется перепечатывать документы, на которых появились круги от чашки с кофе.

Стандартизация. В офисе должны быть четкие задачи и участки, на которых они выполняются. А еще разработайте правила, как должны называться папки и как будут маркированы ящики с документами. Это упростит работу и поиск информации.

Сохранение достигнутого. Постоянно следите, чтобы предыдущие пункты выполнялись. Нужно довести их до привычки.

#6. Создайте поток получения ценности

Если какая-то задача выполняется поэтапно, перемещаясь из отдела в отдел, важно сделать так, чтобы никто никого не ждал. То есть создать единый поток, по которому задача двигается между исполнителями вовремя.

Для этого проанализируйте, сколько времени уходит на каждый этап и сформируйте очередь. Посчитайте, сколько задач может находиться в такой очереди, чтобы процесс не слишком задерживался, но при этом никто не оставался без дела. Отслеживайте, сколько задач стоит в очереди, и если где-то произошла «пробка», помогите «застрявшему» отделу продвинуться.

Например, если у вас магазин по продаже колбасы, вы должны знать: как быстро менеджеры могут принять заказ, как быстро его соберут на складе, сколько времени нужно на упаковку и отправку.

Если сборщики будут долго собирать заказы, упаковщики будут простаивать, а это — потери времени. Поэтому очередь должна быть оптимальной. Если сборщики перестают успевать из-за наплыва клиентов, упаковщики должны вовремя среагировать и помочь подтянуть очередь.