15 малоизвестных фишек от Google Docs | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

15 малоизвестных фишек от Google Docs

Полезные функции, которые сделают вас королем гугл-документов.

cover-gd-61a62accdf938429490211.jpg

По данным TechCrunch, количество пользователей Google Docs перевалило за 1 млрд. Но даже несмотря на такую популярность, многие до сих пор не знают о тайных функциях сервиса, которые позволят сберечь время, нервы и повысить продуктивность в разы.

Мы собрали топ лайфхаков по использованию Google Docs, которые пригодятся каждому. 

#1. Сравнение документов

Допустим, у вас «на руках» оказались две версии одного текста — и правки из одного варианта нужно перенести в другой. Или, наоборот, вы знаете, что в файл вносились изменения, но не хотите тратить время на их поиск. 

Гугл Докс сделает это за вас. Зайдите во вкладку «Инструменты» и выберите опцию «Сравнить документы». Там вы сможете выбрать, с каким файлом хотите сравнить текущий материал и куда сервису отправить информацию о найденных различиях. 

#2. Названия версий

Одно из преимуществ Google Docs перед тем же Microsoft Word — тот факт, что в Гугл Докс изменения сохраняются автоматически и группируются по версиям. Посмотреть их можно в правом верхнем углу, нажав на кнопку «Последние изменения» и выбрав опцию «Посмотреть полную историю версий».

Однако, если сразу несколько человек в разное время работали в одном и том же документе, порой невозможно определить, кто именно убрал важную информацию, или приходится долго искать нужную версию текста. Чтобы облегчить себе работу, в истории версий можно добавлять названия для каждой из них. 

Для этого нужно кликнуть на строчку с изменениями, после чего нажать на необходимую версию и ввести название. В дальнейшем также можно будет выбрать опцию просмотра только тех версий, у которых есть названия. 

#3. Закладки в Google Docs

Случается, что при работе с длинным документом вы хотите показать кому-то его отдельный фрагмент. Чтобы человеку не пришлось пролистывать весь Google Doc в поисках нужного текста, вы можете оставить для него закладку — и расшарить уже ссылку на нее. 

Для этого зайдите в раздел «Вставка» и выберите опцию «Закладка». 

#4. Скачать изображение

Одна из «болей» пользователей Гугл Докс — это картинки в документе, которые невозможно скачать. Хватит скринить и портить качество изображения — сохраните документ как веб-страницу и извлеките оттуда нужную картинку.

Для этого зайдите в раздел «Файл», нажмите «Скачать» и выберите формат «Веб-страница». После загрузки вы получите текст документа в формате HTML и папку со всеми изображениями. 

#5. Поиск картинок в интернете

Допустим, для иллюстраций в тексте вам понадобились изображения. Вместо того чтобы открывать Google в отдельной вкладке и искать там, воспользуйтесь опцией поиска картинок в сети прямо внутри Google Docs. Для этого зайдите в раздел «Вставка», нажмите «Изображение» и выберите «Найти в Интернете». 

Еще один вариант использования этой функции — раздел «Инструменты», кнопка «Расширенный поиск». В открывшейся панели нажмите на вкладку «Картинки» — и ищите, не выходя из Гугл Докс. 

#6. Подпись в тексте

Чтобы подписать документ, не обязательно скачивать его, распечатывать и сканировать. Можно оставить автограф в тексте с минимальными усилиями, нарисовав его прямо в Google Docs. Для этого заходим в раздел «Инструменты», нажимаем кнопку «Рисунок» и выбираем «Новый».

#7. Редактирование PDF

Почти каждый сталкивался с ситуацией, когда Google Doc приходил в формате PDF — и редактирование/копирование текста превращалось в пляски с бубном. Чтобы сэкономить время, силы и не устанавливать дополнительные приложения/расширения, загрузите нужный PDF-файл на Google Диск, после чего откройте его. 

Важно! Лайфхак не сработает, если страницы в PDF — картинки или сканы.

#8. Создание нового документа в два клика

Напишите docs.new или doc.new в поисковой строке браузера, нажмите Enter — и начинайте работу в новом Google Doc. 

#9. Отключение уведомлений

Когда над текстом работают сразу несколько человек, уведомления об исправлениях, комментариях и других действиях будут «прилетать» автору документа. Чтобы спастись от лавины нотификаций, настройте их частоту и тип. 

Для этого нужно зайти в окно комментариев, нажать на колокольчик и выбрать, какие пуши вы хотите получать: все, только те, что касаются вас, или вообще никакие. 

#10. Горячие клавиши

Google пошел немного дальше популярных горячих клавиш «копировать/вставить» и разработал еще 140 комбинаций для оптимизации работы. Помнить их все не обязательно, но можно подобрать те, которые сделают вашу жизнь легче. Например:  

Ctrl + K — вставить/изменить ссылку

Ctrl + F — искать по документу

Ctrl + A — выделить все

Ctrl + Z — отменить

Ctrl + Shift + Z — повторить 

Все комбинации горячих клавиш можно посмотреть в справке по Гугл Докс или с помощью команды Ctrl + / в документе.

Важно! В зависимости от ОС компьютера, комбинации могут отличаться. В тексте приведены примеры горячих клавиш для ОС Windows. Для Mac они традиционно будут другими — как правило, Ctrl заменяется на Command. 

Чтобы посмотреть актуальную для вашего компьютера информацию, выберите соответствующую операционную систему в справке.

Рекомендуем почитать:

img.googleforms-5fe4af2e3c395843903437.jpg

Как использовать Google Forms на максимум

Читать

#11. Автозамена символов 

Каждый раз заменять дефис на длинное тире вручную или искать по всему тексту и исправлять обычные кавычки на «елочки» — скучно и неинтересно. Если ваша работа не позволяет забить на эти правила, можно заранее настроить автозамену символов на нужные. Для этого зайдите в раздел «Инструменты» и нажмите на «Настройки». В открывшемся окне выберите вкладку «Замены» и укажите нужные комбинации клавиш. Например, двойной дефис можно исправить на длинное тире.

#12. Перевод текста

Не обязательно тратить время и загружать документ для перевода в Google Translate — эта опция встроена прямо в Гугл Докс. Чтобы получить перевод документа, зайдите в раздел «Инструменты» и нажмите «Перевести текст». После этого надо выбрать язык, заголовок — и нажать кнопку «Перевести». 

Когда перевод будет готов, сервис создаст отдельный документ для него, который останется только вычитать.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
 
Спасибо за вашу подписку!

#13. Встроенный словарь

Чтобы узнать значение слова, его род и правильное ударение, не нужно отдельно гуглить — в Google Docs уже встроена функция словаря. 

Чтобы активировать ее, нажмите Ctrl + Shift + Y — в правом боковом меню откроется панель со словарем.

#14. Анти Caps Lock

Забыться и случайно набрать большой массив текста с включенным Caps Lock еще недавно было синонимом «начинать работу заново». Чтобы не тратить время на перепечатывание, электронные блокноты и поиски различных сервисов, воспользуйтесь встроенной опцией Гугл Докс. 

Чтобы изменить фрагмент с капсом, выделите его и зайдите в раздел «Формат», выберите «Текст» и нажмите кнопку «Заглавные буквы». Вы спасены!

#15. Как скопировать комментарии

Иногда возникает необходимость скопировать Google Doc, при этом не потеряв никакую информацию — включая комментарии. Недавно появилась возможность это сделать. 

Чтобы сохранить документ со всеми закладками и пометками, зайдите в раздел «Файл» и выберите «Создать копию», после чего отметьте галочкой пункт «Копировать комментарии и советы».

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!
Курс по теме:
"Управление командой"
HR и рекрутинг
Ведет Лариса Стирская
3 марта 7 апреля
Лариса Стирская