Канбан попал в сферу бизнеса благодаря своей прозрачности и эффективности. Мы разобрались, почему эта методология так популярна и как организовать рабочий процесс по kanban.
Что такое канбан
Канбан — это метод для разработки продуктов, который помогает наладить текущие процессы и не перегрузить команду. Незавершенные задачи не простаивают и потоком движутся по цепочке создания продукта или его поддержки.
В основе kanban — Agile и гибкая разработка.
Как появилась методология
Систему канбан придумали на заводе Toyota. По классической схеме производства детали делали в разных цехах. Так, между изготовлением, например, корпуса и лобового стекла автомобиля одной модели могло пройти несколько месяцев. И если какая-то партия оказывалась бракованной, приходилось всё переделывать.
Тайити Оно, начальник машинного цеха, а впоследствии — вице-президент компании, решил сделать процессы более прозрачными, чтобы оптимизировать производство и уменьшить убытки.
Он разработал систему канбан, метод «точно в срок» и систему бережливого производства. Чтобы донести проблемы завода сотрудникам, Тайити Оно сформировал модель «Семи потерь», в которой описал главные проблемы завода:
#1. откладывание на потом, ожидание без добавления стоимости
#2. чрезмерное производство
#3. лишние этапы обработки
#4. транспортировка
#5. ненужные перемещения
#6. лишние запасы
#7. брак
В Toyota внедрили систему «карточек» с информацией для производства и логистики, которые называли «канбан». Так удалось производить детали в нужном количестве, не перевозить их с места на место и экономить деньги на материалах и хранении.
Хотя система появилась на производстве, она стала популярной в закупках, HR, маркетинге, поддержке клиентов, IT, строительстве и других сферах.
Четыре базовых принципа «канбан»
#1. Отталкивайтесь от того, что у вас есть сейчас
Методология не призывает одномоментно менять структуру компании и роли сотрудников. Наоборот, нужно внедрять изменения в уже существующую систему.
#2. Стремиться к поэтапным, постоянным и эволюционным изменениям
Другими словами — идти к большой цели маленькими шагами. На первый взгляд может показаться, что глобальные изменения принесут больше пользы и прибыли. Но нужно помнить, что также они принесут огромные риски.
Постепенное движение к цели — более гибкий и безопасный подход.
#3. Уважайте поточные процессы и роли
Нужно сохранить то, что работает хорошо. Это касается и отношений, и должностей, и процессов. Связи с людьми помогут получить поддержку изменений, а налаженные процессы — усовершенствовать нестабильные.
#4. Поддерживать лидерство на всех уровнях
Стремиться быть лидерами и предлагать изменения должны сотрудники на всех уровнях, а не только менеджмент.
Почему важно визуализировать
Kanban — это в первую очередь визуализация. Для визуализации используют доску и набор разноцветных карточек. Один цвет — один исполнитель или процесс. Все участники команды когда угодно могут проверить состояние любой задачи.
Такие доски можно использовать и для личного тайм-менеджмента, и для проектного планирования. Самая простая канбан-доска — это три колонки: «Сделать», «В работе», «Готово».
Каждый проект разделен на разные этапы. Сколько этапов — столько и столбцов в канбан-доске. Вот как выглядит kanban для IT-проекта:
Как добиться состояния потока в команде
На kanban-доске отображены все процессы проекта. Так их просто проанализировать — и вовремя заметить проблемные места. Главная задача — обеспечить перетекание тасков из одной колонки в другую, то есть создать поток.
Благодаря потоку получается:
- улучшить качество продукта
- экономить время и ресурсы
- снизить стоимость продукта
- повысить продуктивность
Обеспечить непрерывный поток можно, спланировав загрузку сотрудников. Когда команда наладила работу по канбан, планирование становится точным — и задачу просто сдать в срок.
Что делать, когда поток остановился
Когда на доске задач в одной из колонок таски начали скапливаться, такое явление называют «бутылочное горлышко». Значит, пропускная способность этапа слишком слабая.
Нужно найти причину и исправить её. Например, если задачи скапливаются на этапе тестирования, возможно, стоит нанять еще одного QA, перестроить процессы или повысить квалификацию текущего сотрудника. Для каждой колонки определите максимальное количество тасков в ней.
Многозадачность — это не о канбан. У каждого исполнителя должен стоять лимит по задачам и времени на их выполнение. Помните, что слишком сжатые сроки негативно влияют на качество, а слишком растянутые — на стоимость и скорость закрытия проекта.
Чтобы быстрее внедрить канбан в команде, можно привлечь agile-коуча.
Kanban vs. Scrum
Хоть и Kanban, и Scrum относятся к Agile, между ними есть несколько серьезных отличий.
Во-первых, длина итераций. Если в Scrum заранее планируется спринт (обычно недельный или двухнедельный), который не меняется, то в Kanban новые задачи можно добавлять когда угодно. Основная цель канбан — закрыть задачу, а скрам — закрыть спринт.
Во-вторых, в скрам задачи оценивают в Story points или в часах, чтобы просчитать, где будет команда после спринта. В канбан рассчитывают только среднее время на выполнение одной задачи.
В-третьих, скрам больше подходит для старта проекта, потому что позволяет точнее определить сроки и тесно взаимодействовать с командой. Канбан же более популярен для поддержки уже готового продукта — в нем меньше коммуникации с командой, а задачи приходят в непредсказуемой последовательности.
Приложения для канбан
Trello — простое эстетичное приложение для индивидуальной и командной работы. Можно назначать исполнителя задачи, добавлять комментарии и ставить дедлайны. Синхронизируется между девайсами, интегрированы Google Disc, Dropbox, Slack и другие платформы.
KanbanFlow — минималистичное приложение для работы с доской канбан с весомым набором функций: таймер по методике Pomodoro, лимитирование количества задач в колонках и аналитика.
Kanban Tool — программное обеспечение для работы с системой канбан. Здесь есть карточки, цвета, отсчет времени, метки, аналитика и история изменений, плюс синхронизация с популярными сервисами типа Slack и облачными хранилищами.
Хотите получать дайджест статей?
