Канбан потрапив у сферу бізнесу завдяки своїй прозорості та ефективності. Ми розібралися, чому ця методологія така популярна і як організувати робочий процес за kanban.
Що таке канбан
Канбан — це метод для розробки продуктів, який допомагає налагодити поточні процеси і перевантажити команду. Незавершені завдання не простоюють і потоком рухаються ланцюжком створення продукту або його підтримки.
В основі kanban — Agile та гнучка розробка.
Як з'явилася методологія
Систему канбан вигадали на заводі Toyota. За класичною схемою виробництва деталі робили у різних цехах. Так, між виготовленням, наприклад, корпусу та лобового скла автомобіля однієї моделі могло пройти декілька місяців. І якщо якась партія виявлялася бракованою, доводилося все переробляти.
Таїті Оно, начальник машинного цеху, а згодом — віцепрезидент компанії, вирішив зробити процеси прозорішими, щоб оптимізувати виробництво та зменшити збитки.
Він розробив систему канбан, метод «саме вчасно» та систему ощадливого виробництва. Щоби донести проблеми заводу до працівників, Таїті Оно сформував модель «Семи втрат», в якій описав головні проблеми заводу:
#1. відкладання на потім, очікування без додавання вартості
#2. надмірне виробництво
#3. зайві етапи обробки
#4. транспортування
#5. непотрібні переміщення
#6. зайві запаси
#7. брак
У Toyota впровадили систему «карток» з інформацією для виробництва та логістики, які називали «канбан». Так вдалося виробляти деталі у потрібній кількості, не перевозити їх з місця на місце та економити гроші на матеріалах та зберіганні.
Хоча система з'явилася на виробництві, вона стала популярною у закупівлях, HR, маркетингу, підтримці клієнтів, IT, будівництві та інших сферах.
Рекомендуємо прочитати:
Як «Made in Japan» стало символом якості: 14 принципів Демінга
Читати
Чотири базові принципи «канбан»
#1. Відштовхуйтеся від того, що у вас є зараз
Методологія не закликає миттєво змінювати структуру компанії та ролі працівників. Навпаки, потрібно впроваджувати зміни до вже наявної системи.
#2. Прагнути поетапних, постійних та еволюційних змін
Інакше кажучи — йти до великої мети маленькими кроками. На перший погляд може здатися, що глобальні зміни принесуть більше користі та прибутку. Але треба пам'ятати, що вони також принесуть величезні ризики.
Поступовий рух до мети — більш гнучкий та безпечний підхід.
#3. Поважайте потокові процеси та ролі
Потрібно зберегти те, що працює добре. Це стосується і стосунків, і посад, і процесів. Зв'язки з людьми допоможуть отримати підтримку змін, а налагоджені процеси удосконалити нестабільні.
#4. Підтримувати лідерство на всіх рівнях
Прагнути бути лідерами та пропонувати зміни мають працівники на всіх рівнях, а не лише менеджмент.
Чому важливо візуалізувати
Kanban — це насамперед візуалізація. Для візуалізації використовують дошку та набір різнокольорових карток. Один колір — один виконавець чи процес. Усі учасники команди будь-коли можуть перевірити стан будь-якого завдання.
Такі дошки можна використовувати і для особистого тайм-менеджменту, і проєктного планування. Найпростіша канбан-дошка — це три колонки: «Зробити», «У роботі», «Готово».
Кожен проєкт поділено різні етапи. Скільки етапів — стільки й стовпців у канбан-дошці. Ось як виглядає kanban для IT-проєкту:
Як досягти стану потоку в команді
На kanban-дошці відображено всі процеси проєкту. Так їх просто проаналізувати і вчасно помітити проблемні місця. Головне завдання — забезпечити перетікання тасків з однієї колонки в іншу, тобто створити потік.
Завдяки потоку виходить:
- покращити якість продукту
- економити час та ресурси
- знизити вартість продукту
- підвищити продуктивність
Забезпечити безперервний потік можна, спланувавши завантаження працівників. Коли команда налагодила роботу за канбан, планування стає точним — і завдання просто здати вчасно.
Що робити, коли потік зупинився
Коли на дошці завдань в одній із колонок таски почали накопичуватися, таке явище називають «пляшкове горло». Отже, пропускна спроможність етапу надто слабка.
Потрібно знайти причину та виправити її. Наприклад, якщо завдання накопичуються на етапі тестування, можливо, варто найняти ще одного QA, перебудувати процеси або підвищити кваліфікацію поточного працівника. Для кожної колонки визначте максимальну кількість тасків у ній.
Багатозадачність — це не про канбан. У кожного виконавця повинен стояти ліміт із завдань та часу на їхнє виконання. Пам'ятайте, що надто стислі терміни негативно впливають на якість, а надто розтягнуті — на вартість та швидкість закриття проєкту.
Щоб швидше впровадити канбан у команді, можна залучити agile-коуча.
Kanban vs. Scrum
Хоч і Kanban, і Scrum належать до Agile, між ними є кілька серйозних відмінностей.
По-перше, довжина ітерацій. Якщо у Scrum заздалегідь планується спринт (зазвичай тижневий чи двотижневий), який не змінюється, то в Kanban нові завдання можна додавати будь-коли. Основна мета канбан — закрити завдання, а скрам — закрити спринт.
По-друге, у скрам завдання оцінюють у Story points або в годинах, щоб прорахувати, де буде команда після спринту. У канбан розраховують лише середній час виконання одного завдання.
По-третє, скрам більше підходить для старту проєкту, тому що дозволяє точніше визначити терміни та тісно взаємодіяти з командою. Канбан же популярніший для підтримки вже готового продукту — у ньому менше комунікації з командою, а завдання приходять у непередбачуваній послідовності.
Додатки для канбан
Trello — простий естетичний додаток для індивідуальної та командної роботи. Можна призначати виконавця завдання, додавати коментарі та ставити дедлайн. Синхронізується між девайсами, інтегровані Google Disc, Dropbox, Slack та інші платформи.
KanbanFlow — мінімалістичний додаток для роботи з дошкою канбан з вагомим набором функцій: таймер за методикою Pomodoro, лімітування кількості завдань у колонках та аналітика.
Kanban Tool — програмне забезпечення для роботи із системою канбан. Тут є картки, кольори, відлік часу, мітки, аналітика та історія змін плюс синхронізація з популярними сервісами типу Slack та хмарними сховищами.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
Бажаєте отримувати дайджест статей?
