Журнал

«Если вы открыли сообщение — ответьте. Нет времени — лучше и не открывать»

Главное из подкаста о деловой переписке.

cover.new-5f3fa308ecdbd373366881.jpg

«Вы» с большой буквы — это нормально или дурной тон? В каких случаях голосовые сообщения уместны и почему опечатки — это неуважение к собеседнику?

Эти и другие вопросы обсудили в свежем выпуске подкаста «Умных любят». Мнениями делятся специалист по этикету и моделированию поведения Анна Чаплыгина и генеральный продюсер Laba Инна Чут.

Весь эпизод слушайте по ссылке, а здесь публикуем интересные тезисы.

«Среди двух профессионалов выберут того, с кем комфортнее общаться» 

Анна Чаплыгина, специалист по этикету и моделированию поведения

#1. Как писать «вы» — с большой или маленькой буквы — зависит от среды. В молодежной и демократичной среде «Вы» считается моветоном, а в корпоративных формальных структурах — наоборот. В целом, это элементарная ошибка: по правилам грамматики «вы» с большой буквы — это уважительное обращение к одному человеку, а с маленькой — к нескольким.

#2. Хороший человек — это не профессия, но приятный в коммуникации профессионал — конкурентное преимущество. Среди двух профессионалов выберут того, с кем комфортнее общаться. Если нам не нравится человек, то не понравится и информация, которую он несет.

Курсы по теме:

#3. В онлайн-коммуникации такие же принципы, как и в живой. Чтобы не напрягать людей, не нужно вторгаться в их личное пространство. Почта, мессенджер или телефонный звонок — как физическая дистанция, только в онлайне.

С деловыми запросами сначала нужно писать на почту. Если человек долго не отвечает, можно подобраться чуть ближе и написать в соцсетях. Если и там не отвечают, а вам «горит», тогда звоните.

Также звонок уместен, если нужно сообщить срочную информацию. Например, когда вы договорились о встрече, но ее спонтанно нужно перенести.

#4. Когда на сообщение приходится отвечать отказом, я использую «принцип бутерброда» — «Спасибо за ваше обращение, к сожалению, сейчас для меня это неактуально. Возможно, через несколько месяцев мы сможем вернуться к этому вопросу».

Моя задача здесь — не оскорбить человека и быть при этом честной.

#5. Чтобы вызвать у человека доверие, на него нужно быть похожим. Если овечка увидит овечку, она будет ей доверять. А если увидит волка, то напряжется. Поэтому тон переписки должен зависеть от того, кому вы пишете.

Рекомендуем почитать:

photo5db9453571f37.png

7 привычек в общении,
которые бесят ваших коллег

Читать

#6. Иногда я нахожу в мессенджерах сообщения годичной давности, на которые случайно забыла ответить. И становится так стыдно. Поэтому сейчас у меня есть правило: если задача требует двух минут, ее нужно сделать и забыть. Если пришло сообщение, и вы его открыли — ответьте. Нет времени отвечать — лучше и не открывать.

Что больше всего бесит в переписке:

«Иногда я грешу тем, что не отвечаю на сообщения»

Инна Чут, генеральный продюсер Laba

#1. Я могу отказаться от сотрудничества, если человек ужасно ведет коммуникацию.

Однажды мы хотели сделать проект с агентством, которое занимается BTL-рекламой. Я списалась с их менеджером, но у нас получилась настолько неприятная переписка, что не захотелось продолжать. Девушка ставила в сообщении кучу восклицательных знаков, настойчиво писала поздно вечером, однажды даже Ириной меня назвала. 

При этом агентство хорошее, но из-за неумения менеджера адекватно общаться сотрудничество не сложилось.

#2. Иногда я грешу тем, что не отвечаю на сообщения. Обычно это происходит в ситуациях, когда я получаю неинтересные предложения. Часто бывает: ответишь отказом — и человек идет ва-банк и начинает предлагать другие условия. А мне это неинтересно, но завязывается переписка и приходится тратить на нее время.

Рекомендуем почитать:

normal-5eea13622634a572630620.jpg

26 советов: как вести
деловую переписку

Читать

#3. Перед тем, как написать потенциальному лектору, я изучаю его соцсети, чтобы лучше его узнать. Так проще завязать диалог. Поэтому людям из креативной сферы могу написать смешно.

Например, некоторым лекторам SKVOT я писала: «Если вы не будете преподавать у нас курс, мы развалимся». Это искренне, поэтому подкупает.

Правда, лекторам из крупных международных компаний так не напишешь. Им я пишу более сдержанные сообщения, но все равно с ноткой человечности. Потому что вижу по себе: если люди пишут шаблонными фразами, это отталкивает. А если открыто и дружелюбно, всегда хочется ответить.

Человек, которому вы пишете, должен понимать: ваше сообщение адресовано именно ему, а не еще 50 людям. Тогда ваше предложение будет для него более значимым.

#4. Успех коммуникации часто зависит от того, как вы общались с человеком раньше. У нас есть лектор по HR-курсам — Александра Павлова. Я ей года три писала с предложением преподавать у нас, но она отказывалась.

Последний раз я ей пишу: «Саш, кажется, у меня уже традиция появилась — каждый год предлагать вам преподавать». Мы посмеялись, начали общаться и через некоторое время запустили курс.

#5. Раньше много рабочей переписки у меня было в мессенджере Facebook, но сейчас стараюсь отходить от этого. Там продолжаю решать мелкие вопросы, а более существенные перевожу в Telegram. В Facebook много отвлекающих факторов.

#6. Иногда голосовые сообщения могут быть уместными. Не всегда получается ответить текстовым сообщением, к тому же, многие моменты проще проговорить.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Что больше всего бесит в переписке:

Подписывайтесь на подкаст «Умных любят» в Apple Podcasts и Google Podcasts.