Как строить выпадающие списки в Excel | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

Как строить выпадающие списки в Excel

Гайд от аналитика Laba.

cover.excellist-5f884d7fd9eec814341887.jpg

Выпадающий список — это диапазон подготовленных заранее значений, который раскрывается в ячейке для выбора. Это удобно: вводить с клавиатуры ничего не нужно, и есть возможность запретить ввод значений, которые не соответствуют перечисленным в списке.

Есть много способов, чтобы создавать выпадающие списки в Excel. Рассмотрим некоторые вместе с аналитиком Laba Александром Галабурдой.

Как работает выпадающий список в Excel

Предположим, у нас есть настроенная таблица с выпадающими списками. Если выделить ячейку в столбце, в правом углу ячейки появится стрелка вниз. Нажав на нее, раскроется список значений для выбора.

Чтобы создать такой выпадающий список, перейдите в раздел «Данные» на панели инструментов, в группе «Работа с данными» выберите пункт «Проверка данных».

Далее всплывает окно «Проверка вводимых значений».

Окно делится на 3 вкладки:

#1. Параметры

Здесь задаются основные параметры выпадающего списка в Excel:

  • Тип данных. Можно выбрать тип данных, который будет содержать список: диапазон целых или действительных чисел, текстовые выражения, даты и время. Можно задать ограничения по длине текста и различные формулы.
  • Игнорировать пустые значения — данный пункт означает, что Excel не будет проверять на правильность ячейки, в которых содержатся пустые значения.
  • Список допустимых значений. Этот флажок отображается только в том случае, если выбран тип данных «Список». Если убрать флажок, в ячейке будет происходить проверка на соответствие значений списку, но раскрывающее поле с выпадающими значениями будет отсутствовать.
  • Значение. Работает только с теми типами данных, в которых можно задать ограничения по числам или датам.
  • Источник. Здесь перечисляются значения для проверки данных или задается формула.
  • Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Excel здесь находит все ячейки в книге, которые ссылаются на идентичное по свойствам условие и изменяет их согласно новых параметров. В случае, если флажок не будет установлен, условие будет изменено только для выделенных ячеек в таблице.
  • Очистить все — удаляет установленную проверку данных с выделенных ячеек.

#2. Подсказка по вводу

В этой вкладке можно настроить всплывающую подсказку, которая будет высвечиваться при выделении ячейки со списком значений.

#3. Сообщение об ошибке

В этой вкладке можно настроить сценарий действий для Excel, если пользователь попытается ввести значение, которого нет в выпадающем списке.

Примеры выпадающих списков в Excel

#1. Стандартный

Выделяем ячейку (диапазон ячеек), где должен всплывать выпадающий список (в нашем примере это вкладка «Проект», диапазон ячеек A2:A25), переходим в раздел «Проверка данных» (описано выше), выбираем тип данных «Список», в поле «Источник» вставляем диапазон с источника. 

Если вам нужно ввести подсказки и настроить вывод сообщения об ошибке, переходим в соответствующие разделы и прописываем необходимые свойства. Затем нажимаем «ОК».

Как видим, при выделении ячейки в диапазоне A2:A25 во вкладке «Проект», у нас появился список значений.

#2. Список с подстановкой данных

Использовать списки с четким набором значений неудобно,  если исходные списки нужно пополнять новыми значениями. В таких случаях лучше использовать формулы или именованные диапазоны. Это исключит необходимость каждый раз изменять условие проверки данных.

Допустим нам нужно добавить еще 3 товара: свекла, лук репчатый и мандарин. Если мы введем значения в источник с данными, в выпадающем списке новые значения так и не отобразятся.

Настроим проверку данных иначе. Для автодополнения списков рассмотрим 2 варианта:

#1. Умная таблица. Выделяем диапазон с источником, переходим во вкладку на панели инструментов «Главная», раздел «Стили», раскрываем меню «Форматировать как таблицу» и выбираем понравившийся стиль умной таблицы Excel. 

Подробнее о том, что такое  «Умные таблицы» и как с ними работать — на наших курсах. 

Назовем ее «Товары», для этого выделяем любую ячейку в диапазоне таблицы, в правом верхнем углу появляется вкладка «Конструктор таблиц», переходим, в разделе «Свойства» прописываем имя таблицы. Оно не должно содержать пробелы и знаки препинания.

Чтобы выпадающий список в Excel стал динамическим, выделяем любую из ячеек, где он находится, переходим в раздел «Проверка данных». Нам подтянется текущее условие проверки. 

В строке с источником прописываем ссылку на столбец таблицы с использованием функции ДВССЫЛ: =ДВССЫЛ("Товары[Товар]"). Далее отмечаем «Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием», и нажимаем «ОК».

Теперь, при добавлении значений в умную таблицу, выпадающий список в Excel будет автоматически пополняться.

#2. Диспетчер имен. Этот способ аналогичный предыдущему, только с тем отличием, что имя будет присвоено диапазону без преобразования его в умную таблицу. 

Имя диапазона так же, как и в умной таблице, не должно содержать пробелы и знаки препинания. Выделяем диапазон ячеек с запасом пустых строк. Например, в нашем случае, мы понимаем, что в списке больше 25 значений содержаться не будет. Переходим во вкладку «Формулы», раздел «Определенные имена», меню «Диспетчер имен», нажимаем «Создать».

Называем будущий список, при необходимости корректируем диапазон значений.

Возвращаемся на лист «Проект», выделяем ячейку, в которой должен быть выпадающий список, переходим в меню «Проверка данных» и в поле Источник ссылаемся на созданный диапазон, нажимаем «ОК».

Общие рекомендации

  • Присваивайте источникам с данными имена. Это позволит пополнять списки новыми данными без изменения формулы в проверке данных.
  • Если в вашем отчете содержится несколько списков, выносите источники на отдельный лист. Это практично и не загромождает главную страницу отчета лишними данными.
  • Сортируйте список по удобному для вас параметру — в больших массивах это позволит быстро найти нужную позицию.
  • Не дублируйте в источниках значения выпадающего списка, иначе у вас будет несколько одинаковых значений.
  • По умолчанию в выпадающем списке отображается всего 8 первых значений. Если нужно отобразить больше или реализовать функцию быстрого поиска, используйте элементы управления VBA или ActiveX.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!
Курс по теме:
"Excel для бизнеса"
Программы
ведет Алексей Вощак
5 августа 2 сентября
Алексей Вощак