6 советов, чтобы автоматизировать управление деньгами | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

Бизнес подрос: как теперь управлять финансами

6 советов, чтобы автоматизировать управление деньгами.

cover.podros-5f9a996b322e4162677084.jpg

Кажется, что в подходах к управлению финансами не может ничего измениться: нужно просто следить, чтобы доходы всегда превышали расходы — и все у компании будет хорошо.

 

Но когда бизнес растет, количество финансовых операций увеличивается — и управлять деньгами становится сложнее.

#1. Структурируйте все статьи доходов и расходов

Растущей компании часто приходится:

  • переключаться на новые сегменты клиентской базы
  • кардинально расширять продуктовый каталог 
  • увеличивать спектр услуг
  • выходить на новые рынки

Во всех этих случаях придется более скрупулезно учитывать доходы и расходы. 

Для этого:

  • Тщательно сегментируйте клиентскую базу. Разбейте на сегменты физические и юридические лица, после этого закрепите статьи доходов и расходов за каждым из сегментов — отдельно по рынку B2B и B2C.
  • Классифицируйте и присвойте код каждому продукту или услуге. Сделайте это для всех клиентских сегментов. Так вы упростите анализ показателей продаж и доходов в отчетности.
  • Ведите учет не только расходов на фонд оплаты труда персонала, но также всех операционных расходов (OPEX) и капитальных затрат (CAPEX) по каждому подразделению, даже если они не задействованы в продажах. Такой подход позволит понять, кто окупает свою деятельность, а кто опустошает баланс.

Курсы по теме:

#2. Автоматизируйте управление финансами

На смену таблицам Excel пришли системы автоматизации учета — 1С, SAP, Quickbooks (США) и другие.

Средние и крупные компании переходят на ERP-системы, ключевой модуль которых — управление финансами. Усилив эти решения CRM-системами, вы сможете:

  • отслеживать статус работы, движение товаров и денег
  • вести учет финансов, трудовых ресурсов, материальных и нематериальных активов
  • хранить эти данные в единой учетной базе

#3. Улучшите аналитическую отчетность с помощью DWH

Крупные компании, которые занимаются B2C-продажами, с помощью корпоративного хранилища данных могут:

  • организовать аналитический учет по всей клиентской базе
  • составить точный портрет клиента по сегментам и продуктам
  • получить информацию о всех проданных продуктах и услугах
  • вести учет всех операций и транзакций

Рекомендуем почитать:

img.zvit-5f61fb039d394835309243.jpg

Главные финансовые отчеты компании и как их вести по международным стандартам

Читать

С помощью SQL-скриптов корпоративное хранилище данных позволяет создавать любую отчетность для управленческих решений.

Один опытный аналитик, который использует DWH, способен заменить подразделение финансистов, работающих «по старинке» с разрозненными отчетами из разных учетных систем.

#4. Используйте банковские сервисы

Банки постоянно улучшают свои решения. Многие операции перевели в онлайн. Вот некоторые полезные функции:

Все финансы под одной учетной записью — оперативное переключение с корпоративных счетов на персональные.

Модуль бизнес-аналитики — с помощью графиков и диаграмм демонстрирует размер доходов и расходов, активов и пассивов компании за определенный период. При этом позволяет контролировать балансы всех счетов с учетом доступных кредитных средств.

Мультибанк — позволяет просматривать в режиме «единого окна» все счета, в том числе открытые в других банках.

Онлайн-бухгалтерия — рассчитает налоги с опцией автоматической отправки отчетов в налоговую. Ваш «виртуальный бухгалтер», который готов работать 24/7.

Налоговый календарь — заранее напоминает о дате уплаты налога.

Валютный контроль — позволит онлайн открывать валютные счета, конвертировать валюты, вести учет и сопровождать все ВЭД-контракты. Сервис систематизирует работу с контрагентами по всему миру.

Проверка контрагента — проверка платежеспособности и надежности компании перед началом сотрудничества (подписанием договора, отгрузкой товара, заказом услуги). Информацию добывают из открытых источников, в том числе по «черным спискам» должников, банкротов и неплательщиков. 

Мобильный банкинг — позволяет контролировать финансовые потоки, балансы, доходы и расходы на ходу. А первые лица компании получают возможность оперативно подписывать или отклонять платежи со смартфона или планшета.

Рекомендуем почитать:

img.finance-5f64c579d6de3773518425.jpg

Повышаем финансовую грамотность: подборка для тех, кто считает деньги

Читать

#5. Рассмотрите передачу бухгалтерии на аутсорсинг

В западных странах услугой бухгалтерского аутсорсинга пользуются 85% компаний малого и среднего бизнеса. На территории стран бывшего СССР это только становится популярным.

Плюсы такого обслуживания:

  • стоимость аутсорса в месяц значительно ниже месячной зарплаты отдела бухгалтеров 
  • фиксированные сроки выполнения каждой задачи (заранее оговариваются в договоре)
  • финансовая ответственность компании-аутсорсера за ошибки (в случае штрафов со стороны налоговых органов они берут эти расходы на себя)
  • такие компании заинтересованы в результатах своей работы, чего не всегда получается добиться от штатных бухгалтеров

Минусы:

  • срочные запросы могут ожидать своего выполнения в общей очереди
  • отсутствие физического контроля

#6. Проводите cost-benefit analysis 

Когда компания внедряет новые продукты или сервисы, может понадобиться:

  • интеграция учетных систем
  • изменение IT-архитектуры
  • покупка нового программного обеспечения
  • адаптация бизнес-процессов

Но всегда важно определить, окупятся ли изменения. Для этого проводите cost-benefit analysis (CBA). Его цель — еще до старта изменений:

  • учесть возможные расходы и планируемые доходы
  • убедиться, что доходы от результатов внедрения изменений перекроют расходы за конкретный период

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Для этого нужно:

  • заложить в расчет все прямые и косвенные расходы (CAPEX и OPEX)
  • спрогнозировать доходы (предусмотрите оптимистичный, реалистичный и пессимистичный сценарий)
  • определить точку безубыточности (break-even point)
  • найти точку окупаемости (точку плановой прибыли)

Именно cost-benefit analysis даст понять:

  • сколько времени нужно, чтобы проект окупился и начал приносить прибыль
  • какова рентабельность проекта
  • какую маржинальность продукта или услуги нужно заложить, чтобы сократить время выхода на окупаемость и остаться конкурентоспособным на рынке

Если по результатам СВА окупаемость не наступает через год-два, задумайтесь о корректировке финансовой модели.

Если высокая маржинальность не позволит компании быть конкурентоспособной, возможно, стоит перенести/заморозить такой проект, пока не наступят более благоприятные условия. Либо отклонить нерентабельный проект и уберечь компанию от потери ресурсов.

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!