Как защитить бизнес от несвоевременных трат, а собственника — от лишнего стресса | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Black friday: курсы
со скидкой до -60%
-40%
-50%
Журнал

Поиск

Что такое кассовый разрыв и как его избежать

Как защитить бизнес от несвоевременных трат, а собственника — от лишнего стресса.

cover.fin-5fb2841ac1acf830275690.jpg

Пожалуй, каждому собственнику бизнеса знакома ситуация: приходит время очередного обязательного платежа, но денег на него не хватает. Бизнес при этом прибыльный, однако деньги будут позже. А заплатить нужно сегодня.

Эта неприятная ситуация называется кассовым разрывом. Бывают случаи, когда он неизбежен, но чаще его можно предотвратить. Разбираемся, как это сделать.

#1. Считать прибыль правильно

Изымать из бизнеса по итогам периода больше, чем он принес чистой прибыли, — обрекать себя на кассовый разрыв.

Можно сравнить с личными финансами, когда потратили больше, чем заработали, — всю зарплату плюс часть сбережений на крупную покупку в следующем месяце. Пришло время этой покупки, а денег не хватает. А бывает и хуже: человек берет микрозайм, деньги тратит, вскоре приходит срок их возвращать с изрядными процентами, а нечем.

Предположим, собственник интернет-магазина кальянов сделал хорошую выручку в канун Нового года, ведь кальян — популярный подарок. Выдал зарплату и премии работникам, душевно отпраздновал с друзьями — и только после праздников понял, что потратил все деньги. При этом не оставил ни на новую партию товара, ни на аренду. Пришлось срочно вкладывать заемные средства и договариваться об отсрочках платежей, а часть прибыли от новой партии ушла на проценты по кредитам. Но мог бы этого избежать, если бы сразу оставил достаточную сумму на расходы бизнеса.

Чтобы рассчитать чистую прибыль, нужны две формулы.

#2. Разделяйте кошельки — свой и бизнеса

Стандартное мышление собственника: раз бизнес мой, все его деньги — тоже мои. Но у бизнеса, как и у собственника, есть свои обязательные расходы. Те самые, что перечислены в отчете о прибылях и убытках. Раз бизнес ваш, ваши не только деньги на счете и в кассе, но и его расходы. И задача собственника — позаботиться, чтобы денег на расходы бизнеса всегда хватало.

Представьте: вы отложили нужную сумму на коммунальные платежи или очередной платеж по кредиту, а кто-то без вашего ведома ее потратил. Неважно, с пользой или проиграл в интернет-казино — при любом раскладе вы вряд ли будете в восторге. Вот и бизнес за это спасибо не скажет.

Впрочем, если вы изымаете деньги из бизнеса в пределах чистой прибыли, проблем с этим не будет.

Рекомендуем почитать:

img.new-5fa178786e2e6099966404.jpg

Как считать прибыль, чтобы не иметь проблем с деньгами

Читать

#3. Назначьте себе зарплату

«Это мой бизнес, в отличие от работников мне зарплата не положена. Поэтому ничего страшного не случится, если возьму из кассы сколько надо», — рассуждает владелец.

Если вы собственник и одновременно генеральный директор, а в малом бизнесе (особенно на старте) так и бывает — назначьте себе заработную плату.

Собственник и генеральный директор — это разные функции. И когда их совмещает один человек, логично, что каждая оплачивается отдельно. Как генеральный директор платите себе зарплату, а как собственник — дивиденды из чистой прибыли. Соблазна «потянуть» деньги из кассы поубавится.

#4. Ведите платежный календарь

Платежный календарь — это гибрид обычного календаря и отчета о движении денежных средств (ДДС). Представляет собой файл в Excel или Google Таблицах, где по горизонтали идут даты по количеству дней в конкретном месяце. Если в октябре 31 день, то и колонка должна быть 31 — с 1 по 31 число. Для февраля достаточно 28 или 29, если год високосный. А по вертикали — все доходы и расходы бизнеса.

Верхняя строчка для каждого дня — остаток денег на его начало, нижняя — на конец. 

Для расчета остатка денег на конец дня мы к остатку на начало дня добавляем поступления за день и вычитываем из полученной суммы расходы. В этом примере сумма поступлений за 1 ноября — в ячейке B6, расходов — B7, остаток денег на начало дня 1 ноября — B2, на конец  — B17.

Формула для ячейки B17:
B17 = (B2+B6) — B7

И так по каждому дню. Остаток денег на начало дня всегда равен остатку на конец предыдущего дня. 

Перед началом нового месяца в платежный календарь включаются все ожидаемые доходы или расходы. Данные вносим в соответствии с датами, когда ожидаем доход и должны понести расход. 

5 числа мы выдаем зарплату. Зарплата у нас — 11 строчка по вертикали, 5 число — ячейка F. Значит, сумму, которую должны выплатить 10 числа работникам, вносим в ячейку F11. 

А 6 числа нам должен заплатить покупатель партии холодильников. 6 число — колонка G, выручка от продажи холодильников — 5 строка по вертикали. Ожидаемую за холодильники сумму вносим в ячейку G5.

А затем корректируем план согласно факту — по мере поступлений и трат отражаем их в соответствующей ячейке.

Платежный календарь выполняет функцию прививки от спонтанных трат. Например, поставщик предлагает вам скидку 20% на партию товара или сырья, но при условии, что возьмете партию больше вашей обычной закупки и оплатите прямо сегодня. Поставщику срочно нужны деньги и он предлагает скидку тому, кто его выручит.

Естественная реакция — взять, пока не разобрали. Но если предварительно вбить предполагаемый расход в платежный календарь, он покажет, не чревата ли эта трата кассовым разрывом в последующие дни. Если чревата, стоит подумать: а так ли выгодно предложение? Возможно, на издержках из-за кассового разрыва потеряете больше, чем сэкономите на закупке.

#5. Распределяйте деньги по фондам

Универсального набора фондов нет — он зависит от специфики бизнеса и стратегии, которой придерживается собственник. Распространенный вариант — фонд развития, где аккумулируется часть прибыли. Эту сумму собственник не выводит из бизнеса, а оставляет на цели развития.

Рекомендуем почитать:

img.podros-5f9a990c1f797035650556.jpg

Бизнес подрос: как теперь управлять финансами

Читать

Или фонд амортизации: в него переводятся деньги, которые вычитаются из операционной прибыли на амортизацию оборудования, транспорта и других активов. Можно завести фонд под каждую статью соответствующих расходов: мотивация, обучение персонала, социальная поддержка и тому подобное.

Заводить для каждого фонда отдельный счет или другой «кошелек» необязательно. Если не тратить лишнего, эти средства никуда со счета не денутся. Достаточно завести табличку, где отражать текущее состояние всех своих фондов, и по мере надобности с ней сверяться.

Система фондов, как и платежный календарь, играет роль волшебной таблетки от спонтанных трат. Допустим, вы увидели рекламу — суперскидка на новые станки, которые пока менять не планировали. Прежде чем принимать решение об оплате, будет полезно свериться с фондами: достаточно ли денег на эту статью расходов. Да и в платежный календарь заглянуть не будет лишним. Особенно если денег в соответствующем фонде не хватает, но очень хочется.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

А если кассовый разрыв все равно неизбежен?

Бывает и так. Например, часть товара отправляете в супермаркеты, а те оплачивают его с отстрочкой в месяц или два. Или выполняете строительные подряды по госзаказам, которые оплачиваются только после того, как заказчик полностью примет работу.

На такие случаи есть свои рецепты: