Как использовать Google Forms на максимум: гайд по всем функциям и возможностям | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

Как использовать Google Forms на максимум

Гайд по всем функциям и возможностям инструмента.

cover.googleforms-5fe4af2e380e3229466028.jpg

Собирать данные, опрашивать сотрудников, проводить голосования регулярно приходится в каждом бизнесе. Это тот случай, когда не нужно придумывать велосипед, ведь Google Формы закрывают основные потребности, связанные с опросами.

Рассказываем, как работать с этим инструментом и получить нужную информацию.

В чем преимущество Google Форм

Главное преимущество — это онлайн, благодаря чему ответы можно получать из любой точки мира. Инструмент удобный и интуитивно понятный — с простым дизайном и юзабилити на максимальном уровне.

Гугл опросы можно настроить до мельчайших деталей — выбрать вариант единичного ответа или чекбоксы, создать вариативную структуру вопросов, вставить картинку или видео. А еще вы можете загрузить лого компании, и алгоритм автоматически настроит цветовую гамму. Работать с Формами может и команда, и отдельный пользователь.

Google Формы совместимы с другими продуктами компании, корректно синхронизируются между разными гаджетами и операционными системами. Форма автоматически помещается в облако, поэтому за сохранность данных можно не переживать.

Для чего нужны Google Формы

Инструмент дает возможности:

  • организовать регистрацию на мероприятие (например, онлайн-конференцию или тренинг).
  • провести исследование (определить приблизительный уровень спроса на продукт).
  • собрать фидбек (например, отзывы о продукте).
  • создать голосование (куда поедем отдыхать командой на зимние праздники).
  • забрифовать клиента (задать вопросы о будущем продукте).
  • провести опрос (что нравится или не нравится в работе).
  • создать тест (проверить знания после курса).

Как создать гугл форму

Зайдите на Google Drive, кликните на New и выберите Google Формы из выпадающего списка.

В «Настройках» определите тип Google Формы: общие, презентация или тесты. Здесь вы можете в деталях настроить, как будет происходить сбор данных.

В разделе «Общие» настраивается:

  • возможность собирать электронные адреса.
  • отправление респондентам копий их ответов.
  • сколько раз можно отправить форму.
  • возможность изменять ответы после отправки формы.
  • просмотр других ответов и сводных диаграмм.

В разделе «Презентация» настраивается:

  • визуализация прогресса заполнения формы — пользователь видит, сколько осталось до конца опроса (такой прием повышает вовлеченность, и большее число пользователей заполняют форму до конца).
  • выдача вопросов в случайном порядке.
  • показ ссылки для повторного заполнения формы.
  • текст подтверждения, который высвечивается после отправки формы.

В разделе «Тесты» настраивается:

  • возможность оценки — пользователь увидит свои баллы сразу после отправки формы или после ручной проверки.
  • видимость для пользователя незачтенных ответов, правильных ответов и баллов. 

Затем выберите название для своего опроса в гугл формах и расскажите о нем детальнее.

Вот как выглядит меню, которое поможет вам добавлять вопросы и структурировать их:

Чтобы создать вопрос, кликните на знак плюса в боковом меню, в следующей форме запишите свой вопрос и настройте варианты ответов.

Текст (строку) удобнее всего применять, когда нужно получить короткую информацию — электронную почту, номер телефона, адрес, ссылку на соцсети или портфолио.

Текст (абзац) подойдет, если необходимо написать длинный ответ на вопрос.

Один из списка — можно выбрать единственный ответ.

Несколько из списка — возможность выбрать два или больше ответов, например, в тестах.

Раскрывающийся список — варианты можно просмотреть, открыв список. Это помогает экономить место.

Загрузка файлов — если нужно загрузить файл (документ или фото) в качестве ответа.

Шкала — когда необходимо что-то оценить по шкале, например, качество обслуживания. Максимальный балл — 10, но можно создавать и шкалу поменьше.

Сетка (множественный выбор или флажки) — пользователь может выбрать один или несколько вариантов из сетки.

Дата — используют, когда нужно указать дату, год и время.

Время — позволяет указывать время или продолжительность.

Когда вы выбрали тип вопроса, укажите, обязательно ли на него отвечать:

Так, если респондент не ответил на вопрос, он не сможет отправить форму.

Когда вы нажимаете на три точки возле пункта «Обязательный вопрос», высвечиваются дополнительные функции: выбрать описание к вопросу, выбрать действие для каждого варианта ответа и перемешать ответы.

При выборе блока «Текст (строка)» можно ограничить ответ указанием цифры или текста с помощью функции «Проверка ответов». Если это текстовое значение, вы можете задать, что нужно указать пользователю: текст, ссылку, электронную почту.

Если вы хотите разделить опрос на несколько частей, нажмите «Добавить раздел» в боковом меню. Эта функция будет полезной в том случае, когда нужно задать вопросы на разные темы или отделить тесты от развернутых ответов, которые дают больше баллов.

У Google Форм есть еще одно преимущество: здесь вы можете создать сложную систему вопросов — после выбора одного из ответов пользователя перенаправляют на конкретный раздел. Чтобы сделать это, нажмите на «Действие для каждого варианта ответа» и выберите раздел, к которому необходимо перейти.

Бывают случаи, когда целесообразнее отправить форму с шаблонами ответов. Например, если нужно заполнить много разных данных. Чтобы создать такую форму, кликните на «Создать образец заполнения» и впишите примеры ответов.

Дизайн

При создании формы можно сразу выбрать шаблон, который подходит вам по назначению и дизайну. Но поскольку готовых образцов не очень много, можно сделать свой дизайн Google Форм.

Шаблоны есть в трех категориях: работа (заявка на вакансию, форма заказа, запрос на выходной, отзыв клиента), учеба (оставить отзыв о курсе, задать вопросы, создать викторину), личные цели (приглашение на вечеринку, форма для контактной информации, регистрация на ивент).

Если готовые шаблоны вам не подходят, в верхнем меню нажмите на «Настроить тему»: 

Вы сможете выбрать цветовую палитру темы, цвет фона и поменять верхний колонтитул, например, вставить лого своей компании или выбрать иллюстрацию.

Типы доступов в Google Формах

Есть несколько типов доступа:

  • только для себя
  • для отдельных пользователей
  • для всех, у кого есть ссылка

Чтобы открыть доступ к опросу отдельным пользователям, кликните «Настройки доступа» и добавьте электронные адреса людей, которые смогут редактировать опрос, просматривать и удалять ответы респондентов.

Безопаснее всего открывать доступ через электронную почту — так вы будете уверены, что посторонние люди не смогут изменять данные.

Как открыть доступ респондентам

Когда вы создали и оформили Google Форму, предоставьте доступ респондентам. Кликните на кнопку «Отправить» в правом верхнем углу и выберите, каким способом поделитесь опросом:

Способы:

  • отправить по электронной почте
  • поделиться ссылкой
  • встроить на сайт с помощью HTML-кода

Дополнительно вы можете собирать электронные адреса тех, кто отправил заполненную форму.

Анализ результатов

После отправки формы вы увидите две появившиеся вкладки — «Вопросы» и «Ответы».

Во вкладке «Ответы» отображаются:

  • общая статистика
  • статистика по конкретному ответу
  • ответы конкретного человека

Нажав на знак Google Таблицы, можно настроить импортирование ответов в таблицу:

Если вы получили достаточное количество ответов, деактивируйте функцию «Принимать ответы», после чего респонденты больше не смогут заполнять форму: 

Дополнительные функции:

  • получать уведомления о новых ответах по электронной почте (удобно, когда респондентов не очень много).
  • сохранять ответы.
  • удалить связь с формой (если вы удалили ответы из таблицы, но они вам по-прежнему нужны, удалите связь с формой, а затем восстановите ее — так ответы снова появятся в таблице).
  • скачать ответы в CSV-формате.
  • распечатать все ответы.
  • удалить все ответы.

Дополнения

У Google Форм существуют дополнения, позволяющие оптимизировать работу. Чтобы найти их, нажмите на «Дополнения» в функциях:

Когда вы устанавливаете дополнения, на верхней панели появляется значок, через который можно ими управлять:

Делимся самыми полезными.

formLimiter — позволяет перестать получать ответы. Ограничения можно установить по дате и времени, числу ответов или значению ячейки в таблице.

Email Notifications for Google Forms — дает возможность автоматически отвечать респондентам по email на основе их ответов после отправки формы. Кроме того, вы можете настроить push-уведомления, когда кто-то прислал ответ, и принимать ответы на почту.

Advanced Summary of Responses — визуализирует статистику ответов.

Сначала нужно выбрать вопросы, которые необходимо проанализировать, и приложение сформирует статистику: 

QR Code Maker — преобразует ссылку на Google Форму в QR-код. Полезно, если опрос нужно распространить на большую аудиторию.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!