Класична ситуація: звітність фіксує прибуток, але у сейфі та на розрахункових рахунках грошей немає. Зрозуміти реальний стан справ допомагають лише якісні, достовірні та своєчасні фінансові звіти.
Валентин Воробйов має 20-річний досвід у фінансовій сфері. Він був фіндиректором мережі автозаправних станцій UPG, «Будинок іграшок», «Нова Пошта Україна». І працював у багатьох великих бізнесах — Vodafone, Beeline, Ukrtelecom та інших.
Нам Валентин розповів, навіщо навіть працівникам нефінансових підрозділів розбиратися у фінзвітності, з яких базових понять розпочати навчання та як звіти допомагають (або заважають) керувати компанією.
#1. Розглядайте фінзвітність як відправну точку для рішень
Фінансова звітність дозволяє ухвалювати правильні рішення для розвитку бізнесу. Однак у багатьох компаніях, навіть великих, вона ведеться хаотично або для галочки: немає системи, єдиних форм та процедур, працівники не вміють правильно фіксувати та інтерпретувати інформацію.
Наприклад, часто в компаніях немає механізму закриття періоду: бухгалтер може сформувати звіт, а потім отримати нові дані і додати їх уже постфактум. Це спотворює реальну картину, бізнес припускається помилок: ще місяць тому звіти показували прибуток — і керівники вирішили збільшити витрати на розвиток, а насправді потрібно було економити та виводити компанію зі збитків.
#2. Розберіться в основних фінансових поняттях
Як підтверджує мій досвід викладання, розібратися з фінансами на базовому рівні може будь-який фахівець — навіть якщо він жодного дня не працював у цій сфері. Щоб навчитися читати звіти, треба запам'ятати основні терміни. Наприклад:
- Дебіторська заборгованість показує, скільки грошей компанії винні її контрагенти.
- Кредиторська заборгованість навпаки відображає, скільки компанія винна своїм контрагентам.
- Виторг — це гроші, які компанія отримала в результаті своєї основної діяльності (реалізована продукція, надані послуги).
- Дохід — всі надходження коштів, включаючи виторг, відсотки за депозитами, стягнуті штрафи тощо.
- Валовий прибуток — це доходи за певний період мінус собівартість.
- Чистий прибуток — різниця між доходами компанії та всіма витратами (виробничими та витратами періоду), а також з вирахуванням податку на прибуток. Крім того, чистий прибуток — це різниця між прибутком до оподаткування та податком на прибуток.
- EBITDA відображає обсяг прибутку до відрахування відсотків, податків, зносу та амортизації.
- Чистий грошовий потік — це підсумковий рядок, рахуємо всі надходження та витрати коштів за період.
- Оборотність запасів показує швидкість реалізації запасів товарів, її можна вимірювати днями, що дуже зручно. Також важливим є показник оборотності дебіторської та кредиторської заборгованостей.
#3. Почніть із вивчення трьох базових звітів
Є три основні фінзвіти — нічого простішого та ефективнішого бізнес ще не вигадав:
#1. Звіт про баланс (Balance Sheet, BS) фіксує фінансовий стан компанії. Він відображає активи (чим володіє бізнес), пасиви (за рахунок чого отримано кошти) та капітал організації.
#2. Звіт про прибутки та збитки (Profit and Loss, P&L, IS) показує, скільки компанія заробила за певний період. Відображає чистий прибуток, тип, обсяг та канали отримання виторгу, а також операційні витрати бізнесу.
#3. Звіт про рух коштів (Cash Flow, CF) фіксує переміщення грошей і допомагає стежити за ліквідністю — розуміти, скільки компанія витратила і на що, скільки коштів буде потрібно на різні потреби і звідки (з якого рахунку) їх можна взяти.
Деякі фінансові звіти є актуальними для певних сфер бізнесу. У ритейлі це звіт «Оборотність запасів» (за різними групами товарів).
Наприклад, мережа магазинів «Будинок іграшок» закупила велику партію надувної продукції (матраци, басейни для дітей тощо), яка зазвичай реалізується протягом 3–4 місяців. Але коли навесні 2020 року оголосили карантин, люди не змогли поїхати подорожувати. Попит впав, і показник оборотності запасів «злетів» до 3–4 років. Є товари, у яких за такий тривалий час вже мине термін придатності, і компанія взагалі не зможе їх продати.
Важливий показник у ритейлі — частка від виторгу за кожною статтею витрат. Його моніторять щомісяця, щоб оперативно помітити ризики для бізнесу. Наприклад, частка від виторгу різко зросла у розрізі витрат на персонал (в одному місяці 5%, а наступного — 10%). Це привід розібратися: компанія менше заробила чи більше витратила на працівників і з якої причини.
Для підготовки звітів можна використовувати різні методики. Наприклад, у компанії Vodafone ми автоматизували в SAP план-фактний аналіз та готували відповідний звіт за методикою Activity Based Costing (АВС, розрахунок собівартості за видами діяльності). Ідентифікація різних процесів у бізнесі допомогла визначити собівартість кожного тарифного плану, правильно розподілити витрати — і за підсумками зрозуміти, скільки заробляємо чи втрачаємо у розрізі кожного тарифного плану.
#4. Опануйте фінзвітність на рівні, необхідному для вашої посади
В ідеалі розуміти основні фінансові звіти повинні працівники різних рівнів та функцій: від власника, СЕО та CFO до рядових фахівців фінансового департаменту, бухгалтерії, продажу, маркетингу та HR. Це допомагає розмовляти однією мовою та працювати на спільні бізнес-цілі.
Наприклад, що дає сейлзам вміння читати звіт про прибутки та збитки? Припустимо, що в останньому кварталі продаж виріс в 4 рази через зниження цін. Але звіт може показати, що компанія заробляє менше, а отже, мета бізнесу (отримання прибутку) — не досягається.
Бухгалтери вводять первинну інформацію до документів, на основі яких потім складаються фінансові звіти. Але часто цим фахівцям потрібно змінювати своє ставлення до звітності: готувати її не просто так, «щоб ухвалили держоргани», а бачити зріз фінансових справ компанії. Особливо якщо бухгалтери мають амбіції розвиватися у бізнесі (наприклад, будувати кар'єру у фіндепартаменті).
#5. Враховуйте специфіку бізнесу
Немає двох однакових компаній. Можна порівнювати свої показники з іншими бізнесами — публічна звітність багатьох великих організацій є у відкритому доступі. Але варто дивитися хіба що на загальні показники інших гравців у своїй сфері — такі як EBITDA чи прибутковість.
Найефективніше порівнювати фінзвітність власної компанії, наприклад, з минулими періодами. Враховуйте особливості бізнесу. Так, у ритейлі зіставлення звітів, наприклад, за грудень та липень не показове: влітку продаж знижується, а отже, зменшуються витрати на персонал, оренду та інші. Тому порівнюють фінансові звіти за певний місяць — у поточному та попередніх роках.
У багатьох бізнесах, особливо в ритейлі, яскраво виражена сезонність — більшу частину доходу компанії отримують у грудні перед новорічними святами (наприклад, мережа магазинів «Будинок іграшок» — близько 65%). До речі, «чорна п'ятниця» у листопаді стає прогріванням та стабілізацією «двигуна» бізнесу — продажу. Компанії проводять перевірку всіх систем на готовність до буму наприкінці року: якщо непередбачувані ситуації проходять без проблем, то до Нового року готові.
У «карантинні» часи в ритейлі особливо важливо відстежувати рух коштів (Cash Flow) та вести платіжний календар, причому на щоденній основі.
Коли оголошується локдаун та магазини закриваються, продаж різко падає, але компанія має виплачувати зарплати та нести інші витрати (наприклад, на оренду офісу та комунальні послуги). Cash Flow та платіжний календар допомагають оперативно відстежувати ситуацію та «грати у фінансові шахи».
Так, у мережі магазинів «Будинок іграшок» ми щодня планували нові кроки. Наприклад, насамперед зверталися за погашенням дебіторської заборгованості до великих постачальників товарів, по яких менше вдарила криза. Налагоджували особисті контакти з кожним підрядником, домовлялися про дисконти та відстрочення платежів так, щоб ми разом пройшли цей період якнайменш болісно.
#6. Наведіть у звітності порядок
Фінансові звіти можна готувати вручну в Excel. Але за такого підходу високий ризик помилок через людський чинник. Тому працювати в автоматизованих системах простіше та ефективніше.
Є декілька важливих умов, які допомагають автоматизувати фінзвітність:
- Підтримка власника та СЕО. Інакше компанії буде складно впоратися зі спротивом працівників до змін.
- Передпроєктне дослідження та чітка мета. Наприклад, підвищити достовірність чи аудированість, тобто готовність звітності до перевірок.
- Залучення досвідчених IT-фахівців. Оптимально з аутсорсингової компанії, з успішними кейсами на аналогічних проєктах.
- Куратор. Компетентний працівник організації, для якого автоматизація стане пріоритетним завданням. Фінансовий та IT-директор часто не можуть приділити цьому достатньо уваги через операційні питання.
- Робоча група з представників різних відділів. Наприклад, фінансів, HR, логістики та інших.
- Своєчасний запуск автоматизації. Найкраще запланувати його на початок фінансового року (зазвичай це січень). Саме в цей період триває спад продажу — і можна «відпілотувати» нову систему.
- Контроль прогресу. Проєкт автоматизації у великих компаніях триває близько року. Відстежуйте проміжні результати за різними критеріями — у фінансовій звітності важливими є своєчасність, якість, достовірність та незмінність даних минулих періодів.
Проблеми виникають, якщо в компанії відсутня облікова політика та карта проведень — це детальна інструкція, зведення правил бухгалтерського обліку. Зокрема вона визначає, як фіксувати різні витрати.
Якщо стандарту немає — компанія може, наприклад, придбати страховку на рік та відобразити її повну вартість у звітності за один місяць. А треба розбити суму на 12 рівних частин та зафіксувати їх у 12 щомісячних звітах.
Також хаос у роботі з фінзвітністю створює «зоопарк систем», коли в організації використовується декілька програм (наприклад, для окремих бізнес-напрямків). Дані можна консолідувати та скласти загальну звітність, але це незручно: різні бази, довідники, назви статей та контрагентів гарантують плутанину та втрату часу.
#7. Перевірте ще раз на помилки
Ризик помилок зростає, коли роботу з фінзвітністю не автоматизовано. Щоби мінімізувати їх, перевіряйте ще раз звіти, залучайте працівників зі «свіжим» поглядом.
Звертайте увагу на деталі. Наприклад, може насторожити збільшення одного з фінансових показників за певний період, коли факторів для такого зростання немає. З цієї причини важливим є щомісячний звіт «План-факт», який відображає заплановані та фактичні показники доходу. Відхилення — це привід розібратися в причинах та скоригувати показники наступного місяця.
Весь бізнес-контент у зручному форматі. Інтерв'ю, кейси, лайфхаки корп. світу — у нашому телеграм-каналі. Приєднуйтесь!
Помилки самі по собі не страшні — після аналізу звітності їх можна виявити та виправити. Погано, якщо вони виявлені надто пізно — коли бізнес уже ухвалив неправильні стратегічні рішення.
Наприклад, у звіті відображено зростання витрат на персонал, і власник звільняє частину працівників. Але потім виявляється, що витрати на персонал випадково віднесли витрати на оренду. Це може бути смішним, але якщо фінзвітність робиться вручну, такі помилки можливі.
Або інший приклад: звіти показують, що прибутковість бізнесу впала — й ухвалено рішення оптимізувати витрати. А насправді прибутковість зростала, і компанія могла розвиватися, наприклад, реінвестувати капітал.
#8. Шукайте інсайти для розвитку бізнесу
Якщо ви опанували ключові фінансові поняття, навчилися читати звіти — можна переходити на просунутий рівень: відстежувати закономірності розвитку в бізнесі та планувати дії.
На пильну увагу заслуговує блок «Інвестиційна діяльність» у звіті про рух коштів (Cash Flow). Часто у ньому великі закупівлі (наприклад, автомобілів чи будівель) фіксуються у кількох рядках. Блок краще розписувати та аналізувати більш детально: це дозволить ефективніше планувати, наприклад, через який період покупка зможе генерувати прибуток.
Або, наприклад, у фінансовій звітності великої компанії з доставки відображено загальний дохід — 1 млрд грн. Мережа складається з сотень відділень, багато хто з них генерує частку цього доходу, але деякі можуть виявитися збитковими. Потрібно заглибитись у звітність у розрізі відділень та ухвалити рішення: закрити ті, які працюють «в мінус», або оптимізувати їх, залишити просто для маркетингу.
Загалом, якщо ви налаштовуєте звітність, я рекомендую робити максимальну деталізацію статей, щонайменше 300. Ті, які не потрібні, згодом видаліть: це легше, ніж щомісяця додавати нові, шукати та розшифровувати їх для порівняння у минулих періодах та роках.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
