Классическая ситуация: отчетность фиксирует прибыль, но в сейфе и на расчетных счетах денег нет. Понять реальное положение дел помогают только качественные, достоверные и своевременные финансовые отчеты.
У Валентина Воробьева — 20-летний опыт в финансовой сфере. Он был финдиректором сети автозаправочных станций UPG, «Будинок іграшок», «Нова Пошта Україна». И работал во многих крупных бизнесах — Vodafone, Beeline, Ukrtelecom и других.
Нам Валентин рассказал, зачем даже сотрудникам нефинансовых подразделений разбираться в финотчетности, с каких базовых понятий начать обучение и как отчеты помогают (или мешают) управлять компанией.
#1. Рассматривайте финотчетность как отправную точку для решений
Финансовая отчетность позволяет принимать верные решения о развитии бизнеса. Однако во многих компаниях, даже крупных, она ведется хаотично или для галочки: нет системы, единых форм и процедур, сотрудники не умеют правильно фиксировать и интерпретировать информацию.
Например, часто в компаниях нет механизма закрытия периода: бухгалтер может сформировать отчет, а потом получить новые данные — и добавить их уже постфактум. Это искажает реальную картину, бизнес допускает ошибки: еще месяц назад отчеты показывали прибыль — и руководители решили увеличить затраты на развитие, а на самом деле нужно было экономить и выводить компанию из убытков.
#2. Разберитесь в основных финансовых понятиях
По моему опыту преподавания, разобраться с финансами на базовом уровне может любой специалист — даже если ни дня не работал в этой сфере. Чтобы научиться читать отчеты, нужно запомнить основные термины. Например:
- Дебиторская задолженность показывает, сколько денег компании должны ее контрагенты.
- Кредиторская задолженность, наоборот, отображает, сколько компания должна своим контрагентам.
- Выручка — это деньги, которые компания получила в результате своей основной деятельности (реализованная продукция, предоставленные услуги).
- Доход — все поступления средств, включая выручку, проценты по депозитам, взысканные штрафы и т. д.
- Валовая прибыль — это доходы за определенный период минус себестоимость.
- Чистая прибыль — разница между доходами компании и всеми расходами (производственными и расходами периода), а также с вычетом налога на прибыль. Кроме того, чистая прибыль — это разница между прибылью до налогообложения и налогом на прибыль.
- EBITDA отражает объем прибыли до вычета процентов, налогов, износа и амортизации.
- Чистый денежный поток — это итоговая строка, считаем все притоки и оттоки денежных средств за период.
- Оборачиваемость запасов показывает скорость реализации запасов товаров, ее можно измерять в днях, что очень удобно. Также важен показатель оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей.
#3. Начните с изучения трех базовых отчетов
Есть три основных финотчета — ничего проще и эффективнее бизнес еще не придумал:
1. Отчет о балансе (Balance Sheet, BS) фиксирует финансовое состояние компании. Он отображает активы (чем владеет бизнес), пассивы (за счет чего получены средства) и капитал организации.
2. Отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss, P&L, IS) показывает, сколько компания заработала за определенный период. Отображает чистую прибыль, тип, объем и каналы получения выручки, а также операционные расходы бизнеса.
3. Отчет о движении денежных средств (Cash Flow, CF) фиксирует перемещение денег и помогает следить за ликвидностью — понимать, сколько компания потратила и на что, сколько средств потребуется на разные нужды и откуда (с какого счета) их можно взять.
Некоторые финансовые отчеты актуальны для определенных сфер бизнеса. В ритейле это отчет «Оборачиваемость запасов» (по разным группам товаров).
Например, сеть магазинов «Будинок іграшок» закупила большую партию надувной продукции (матрасов, бассейнов для детей и т. д.), которая обычно реализуется в течение 3-4 месяцев. Но когда весной 2020 года объявили карантин, люди не смогли поехать в путешествия. Спрос упал, и показатель оборачиваемости запасов «взлетел» до 3-4 лет. Есть товары, у которых за такое длительное время уже истечет срок годности, и компания вообще не сможет их продать.
Важный показатель в ритейле — доля от выручки по каждой статье расходов. Его мониторят ежемесячно, чтобы оперативно заметить риски для бизнеса. Например, доля от выручки резко выросла в разрезе затрат на персонал (в одном месяце 5%, а в следующем — 10%). Это повод разобраться: компания меньше заработала или больше потратила на сотрудников, и по какой причине.
При этом для подготовки отчетов можно использовать разные методики. Например, в компании Vodafone мы автоматизировали в SAP план-фактный анализ и готовили соответствующий отчет по методике Activity Based Costing (АВС, расчет себестоимости по видам деятельности). Идентификация разных процессов в бизнесе помогла определить себестоимость каждого тарифного плана, правильно распределить затраты — и по итогам понять, сколько зарабатываем или теряем в разрезе каждого тарифного плана.
#4. Освойте финотчетность на уровне, нужном для вашей должности
В идеале понимать основные финансовые отчеты должны сотрудники разных уровней и функций: от собственника, СЕО и CFO — до рядовых специалистов финансового департамента, бухгалтерии, продаж, маркетинга и HR. Это помогает разговаривать на одном языке и работать на общие бизнес-цели.
Например, что дает сейлзам умение читать отчет о прибылях и убытках? Представим, что в последнем квартале продажи выросли в 4 раза из-за снижения цен. Но отчет может показать, что компания при этом зарабатывает меньше, а значит, цель бизнеса (получение прибыли) — не достигается.
Бухгалтеры вводят первичную информацию в документы, на основе которых затем составляются финансовые отчеты. Но часто этим специалистам нужно менять свое отношение к отчетности: готовить ее не просто так, «чтобы приняли госорганы», а видеть срез финансовых дел компании. Особенно если у бухгалтеров есть амбиции развиваться в бизнесе (например, строить карьеру в финдепартаменте).
#5. Учитывайте специфику бизнеса
Не существует двух одинаковых компаний. Можно сравнивать свои показатели с другими бизнесами — публичная отчетность многих крупных организаций есть в открытом доступе. Но имеет смысл смотреть разве что на общие показатели других игроков в своей сфере — такие как EBITDA или доходность.
Эффективнее сравнивать финотчетность собственной компании, например, с прошлыми периодами. Учитывайте особенности бизнеса. Так, в ритейле сопоставление отчетов, например, за декабрь и июль не показательно: летом продажи снижаются, а значит, уменьшаются затраты на персонал, аренду и прочие. Поэтому сравнивают финансовые отчеты за определенный месяц — в текущем и предыдущих годах.
Во многих бизнесах, особенно в ритейле, ярко выражена сезонность — большую часть дохода компании получают в декабре, перед новогодними праздниками (например, сеть магазинов «Будинок іграшок» — около 65%). Кстати, «черная пятница» в ноябре становится прогревом и стабилизацией «двигателя» бизнеса — продаж. Компании проводят проверку всех систем на готовность к буму в конце года: если ЧП проходят без проблем, значит, к Новому году готовы.
В «карантинные» времена в ритейле особенно важно отслеживать движение денежных средств (Cash Flow) и вести платежный календарь, причем на ежедневной основе.
Когда объявляется локдаун и магазины закрываются, продажи резко падают, но компания должна выплачивать зарплаты и нести другие траты (например, на аренду офиса и коммунальные услуги). Cash Flow и платежный календарь помогают оперативно отслеживать ситуацию и «играть в финансовые шахматы».
Так, в сети магазинов «Будинок іграшок» мы каждый день планировали новые шаги. Например, в первую очередь обращались за погашением дебиторской задолженности к крупным поставщикам товаров, по которым меньше ударил кризис. Налаживали личные контакты с каждым подрядчиком, договаривались о дисконтах и отсрочках платежей так, чтобы мы вместе прошли этот период наименее болезненно.
- Как держать финансы компании под контролем
- Где найти средства на покрытие текущих обязательств
- Как предсказывать кассовые разрывы
- Как говорить о финансах с CEO на одном языке
#6. Наведите в отчетности порядок
Финансовые отчеты можно готовить и вручную в Excel. Но при таком подходе высок риск ошибок из-за человеческого фактора. Поэтому работать в автоматизированных системах проще и эффективнее.
Есть несколько важных условий, которые помогают автоматизировать финотчетность:
- Поддержка собственника и СЕО. Иначе компании будет сложно справиться с сопротивлением сотрудников изменениям.
- Предпроектное исследование и четкая цель. Например, повысить достоверность или аудируемость, то есть готовность отчетности к проверкам.
- Привлечение опытных IT-специалистов. Оптимально — из аутсорсинговой компании, с успешными кейсами на аналогичных проектах.
- Куратор. Компетентный сотрудник организации, для которого автоматизация станет приоритетной задачей. Финансовый и IT-директор зачастую не могут уделить этому достаточно внимания из-за операционных вопросов.
- Рабочая группа из представителей разных отделов. Например, финансов, HR, логистики и других.
- Своевременный запуск автоматизации. Лучше запланировать его на начало финансового года (обычно это январь). Как раз в этот период идет спад продаж — и можно «отпилотировать» новую систему.
- Контроль прогресса. Проект автоматизации в крупных компаниях длится около года. Отслеживайте промежуточные результаты по разным критериям — в финансовой отчетности важны своевременность, качество, достоверность и неизменность данных прошлых периодов.
Проблемы возникают, если в компании отсутствует учетная политика и карта проводок — это детальная инструкция, свод правил ведения бухгалтерского учета. В частности, она определяет, как фиксировать разные затраты.
Если стандарта нет — компания может, например, купить страховку на год и отобразить ее полную стоимость в отчетности за один месяц. А нужно разбить сумму на 12 равных частей и зафиксировать их в 12 ежемесячных отчетах.
Также хаос в работе с финотчетностью создает «зоопарк систем» — когда в организации используется несколько программ (например, для отдельных бизнес-направлений). Данные можно консолидировать и составить общую отчетность, но это неудобно: разные базы, справочники, названия статей и контрагентов гарантируют путаницу и потерю времени.
#7. Перепроверяйте ошибки
Риск ошибок растет, когда работа с финотчетностью не автоматизирована. Чтобы минимизировать их, перепроверяйте отчеты, привлекайте сотрудников со «свежим» взглядом.
Обращайте внимание на детали. Например, насторожить может увеличение одного из финансовых показателей за определенный период, когда факторов для такого роста нет. По этой причине важен ежемесячный отчет «План-факт», который отображает планируемые и фактические показатели дохода. Отклонение — это повод разобраться в причинах и скорректировать показатели в следующем месяце.
Ошибки сами по себе не страшны — после анализа отчетности их можно выявить и исправить. Плохо, если они обнаружены слишком поздно — когда бизнес уже принял неправильные стратегические решения.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Например, в отчете отображен рост затрат на персонал, и собственник увольняет часть сотрудников. Но затем оказывается, что к расходам на персонал случайно отнесли затраты на аренду. Это может показаться смешным, но если финотчетность делается вручную, такие ошибки возможны.
Или другой пример: отчеты показывают, что доходность бизнеса упала — и принято решение оптимизировать расходы. А на самом деле доходность росла, и компания могла развиваться — например, реинвестировать капитал.
#8. Ищите инсайты для развития бизнеса
Если вы освоили ключевые финансовые понятия, научились читать отчеты — можно переходить на продвинутый уровень: отслеживать закономерности развития в бизнесе и планировать действия.
Пристального внимания заслуживает блок «Инвестиционная деятельность» в отчете о движении денежных средств (Cash Flow). Часто в нем крупные приобретения (например, автомобилей или зданий) фиксируются в нескольких строчках. Блок лучше расписывать и анализировать более детально: это позволит эффективнее планировать, например, через какой период покупка сможет генерировать прибыль.
Или, например, в финансовой отчетности крупной компании по доставке отображен общий доход — 1 млрд грн. Сеть состоит из сотен отделений, многие из них генерируют долю этого дохода, но некоторые могут оказаться убыточными. Нужно углубиться в отчетность в разрезе отделений и принять решение: закрыть те, которые работают «в минус», или оптимизировать их, оставить просто для маркетинга.
В целом, если вы настраиваете отчетность, я рекомендую делать максимальную детализацию статей, не менее 300. Те, которые не нужны, со временем удалите: это легче, чем каждый месяц добавлять новые, искать и расшифровывать их для сравнения в прошлых периодах и годах.
Хотите получать дайджест статей?
