8 приёмов для ускоренной работы в Excel | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

8 приемов для ускоренной работы в Excel

Как быстро удалить дубликаты, закрепить строку и отсортировать данные.

cover-excel-8-609be840b10b5087304102.jpg

В Excel есть множество команд, которые значительно облегчают работу. 

Вместе с аналитиком Laba Group Валерией Петренко рассмотрим 8 простых функций, которые повысят вашу продуктивность в работе с программой.  

#1. Специальная вставка 

Копирование и вставка — одна из самых простых и распространенных функций в Excel. Но часто при вставке мы переносим формат, который нам не нужен, или копируем целую формулу вместо одного только значения.

Специальная вставка позволяет выбрать, какие элементы ячейки необходимо перенести. После того как вы скопировали ячейку, нажмите CTRL + ALT + V. Далее появится окно: 

Выбирая Специальная вставка — Значения, мы переносим только сами значения, но не формулы либо формат скопированной ячейки.

Специальная вставка выручает, если необходимо переслать коллеге свой рабочий файл с расчетными формулами. После завершения работы с формулами и калькуляциями, можно скопировать все свои расчеты — и поверх них вставить значения. Это позволит избежать случайных изменений формулы и/или ее «поломки».  

#2. Добавить несколько строк 

Если нужно добавить новую строку между уже существующими, поможет комбинация СTRL, Shift, +. Нажимая на эти клавиши несколько раз, вы добавляете соответствующее число строк. 

Кроме того, можно выделить нужное количество строк и на вкладке Главная кликнуть на Вставить:

В этом случае вы добавите столько же строк, сколько изначально выделили.

#3. Отменить либо повторить действие

Одна из самых популярных комбинаций клавиш — CTRL+Z, с ее помощью можно отменить последнее действие. Но существует еще CTRL+Y, которая, наоборот, повторяет действие. Можно использовать их совместно — и переключаться вперед-назад между своими правками. Или применять CTRL+Y отдельно, чтобы повторить свое последнее действие. 

Так, если вы только что вставили дополнительную строку в таблицу, нажмите CTRL+Y — и добавите еще одну. Аналогичный результат дает клавиша F4 (либо Fn+F4). Например, применив заливку цветом к одной ячейке, нажмите F4, чтобы сделать то же самое с другой.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#4. Прокрутить до конца списка

Чтобы не тратить время и не скролить бесконечно — просто зафиксируйте курсор на любой ячейке вашего списка и используйте комбинацию CTRL + стрелки вверх/вниз/вправо/влево соответственно.

Кроме того, можно выделить большой массив данных, используя CTRL + Shift + стрелку.

Предупреждение: если у вас есть пробелы в данных, это действие просто приведет вас к первому пробелу:

#5. Закрепить заглавную строку/столбец

Проскролили список вниз — и забыли, какой из столбцов за что отвечает? В Excel можно закрепить, например, верхнюю строку или первый столбец, а также несколько строк и столбцов. Для этого выделяем нужную строку/столбец и переходим на вкладку Вид — Закрепить области

Даже когда вы докрутите до конца списка, шапка таблицы останется видимой:

#6. Удалить дубликаты

Чтобы выполнить это действие, нужно перейти на вкладку Данные — и в поле Работа с данными кликнуть на Удаление дубликатов. Далее Excel уточнит, по каким из столбцов проводить проверку на повторяющиеся значения. В нашем случае галочка стоит напротив всех столбцов — значит, программа удалит только те строки, которые полностью соответствуют друг другу, оставив лишь одну из них. 

Если поставить галочку напротив, например, номера чека — Excel удалит все повторные номера чеков, даже когда остальные значения столбцов будут отличаться друг от друга. 

Но можно не прибегать к таким радикальным методам, как удаление дубликатов, а просто пометить повторяющиеся ячейки форматированием. Для этого нужно выделить необходимый диапазон (конкретный столбец или всю таблицу) и на вкладке Главная перейти к Условному форматированиюПравила выделения ячеекПовторяющиеся значения:

Далее Excel предложит выбрать варианты цветовой заливки дубликатов. Помимо повторяющихся значений, можно также выбрать противоположный вариант — заливку уникальных значений:

#7. Сортировка

Переупорядочить таблицу поможет сортировка. Можно применять ее только по одному столбцу или настроить многоступенчатую сортировку, например, сначала по номеру магазина, а потом — по номеру чека. Для этого на вкладке Главная переходим в Сортировка и фильтрНастраиваемая сортировка:

Далее в новом окне выбираем столбцы, по которым нужно провести сортировку:

При этом можно изменять порядок сортировки от А до Я либо от Я до А для текстовых выражений, а для числовых — по возрастанию/убыванию. 

#8. Найти и заменить

Для поиска нужного значения используйте комбинацию клавиш CTRL + F. В открывшемся диалоговом окне введите необходимое значение. Учитывайте, что поиск проводится по точному совпадению, поэтому в запросе не должно быть лишних пробелов и символов:

Чтобы заменить значения, можно использовать эту же комбинацию и перейти на вкладку Заменить в открывшимся диалоговом окне, либо же сразу использовать комбинацию CTRL + H:

После того как вы ввели нужные данные для замены, нужно кликнуть на Заменить все. Как и в случае с удалением дубликатов, Excel сообщит вам, сколько замен было сделано.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!
Курс по теме:
"Advanced Excel"
Программы
ведет Никита Свидло
30 сентября 11 ноября
Никита Свидло