Как защитить деньги бизнеса от нечестных сотрудников | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал

Поиск

Как защитить деньги бизнеса от нечестных сотрудников

Топ-5 ситуаций, в которых предприниматели сами провоцируют кражу.

cover-savemoney-60afa06b05b3d131397409.jpg

В криминалистике есть понятие «виктимное поведение»
(англ. victim — жертва) — когда человек провоцирует в отношении себя преступление. Например, оставляет без присмотра чемодан в дороге или показывает на публике крупную сумму наличных. 

Виктимное поведение встречается не только в быту, но и в бизнесе. Рассмотрим типичные ситуации, в которых предприниматель фактически провоцирует недобросовестного сотрудника украсть. 

Разобраться помогут независимый бизнес-аналитик со стажем более 10 лет Ирина Ковальцова и финдиректоры на аутсорсе из консалт-бюро «Нескучные финансы» Светлана Аникина и Алина Авдеева. Компания помогает с управленческим учетом более 100 клиентам из Украины, России, Казахстана, Беларуси и Чехии.

#1. В бизнесе не ведется управленческий учет

Ирина: «Мой клиент поставлял крупным корпорациям спецодежду. Собственного производства у него не было. Компания закупала ткани и другой расходный материал, а пошив делегировала частным швейным цехам. Такая схема называется контрактным производством.

Готовая продукция продавалась хорошо, но бизнес перебивался с кредита на кредит — собственных денег не хватало. Владелец решил разобраться, в чем дело, и заказал аудит.

Выяснилось, что никто не знал, сколько в реальности было закуплено расходного материала. Завскладом передавал сырье производителям без документов. Но как только в компании начали вести учет — денег на все стало хватать. Доказать факт воровства без ведения учета было невозможно. А собственник, пока не убедился, что его обманывают, сам относился к отчетности как к ненужной, навязанной государством бумажной волоките».

Светлана: «Один из моих клиентов — крупный интернет-магазин с собственной службой доставки. Покупатели заказывают на сайте товар, его доставляет водитель, который также выполняет функции курьера и продавца — получает оплату наличными или через терминал. Работник склада, который принимал у водителей деньги, ленился пересчитывать чеки об оплате картой. Сотрудники пользовались этим и присваивали часть средств, которые получали наличными, а списывали на расчеты картой. 

Что водители воруют, стало ясно, когда собрали отчет ДДС. Как только собственник понял, в чем дело, обязал приемщика пересчитывать чеки об оплатах картой и сверять их количество с отчетами водителей. Вскоре один из них попался на воровстве. 

В любом бизнесе можно выявить реперные точки, на которых нужно осуществлять контроль. Универсального рецепта нет: везде своя специфика. Управленческий учет помогает выявить сам факт воровства и установить, где пропадают деньги».

Ирина: «Обходиться без учета бизнес мог в 90-е. Тогда рынок рос, конкуренция была минимальной, а наценки — астрономическими. Маржа (доля прибыли в цене) списывала любые ошибки, а денег компаниям хватало на все, даже если часть разворовывали. Но те времена закончились.

В бизнесе тон всему задает собственник, и внедрять управленческий учет должен именно он. Причем не просто учет ради учета — а с показателями, которые влияют на чистую прибыль и выступают маркерами ситуации в компании. 

Разобраться с этими показателями поможет финансовая модель. Не обязательно составлять ее самому, но знать, на что смотреть в ней и в основном наборе отчетов — о движении денежных средств (ДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и балансе, — собственник обязан. А если не хочется забивать всем этим голову, тогда и бизнесом заниматься не стоит».

#2. Собственник не против учета, но позволяет сотрудникам его саботировать

Ирина: «Другой мой клиент — транспортная компания, которая осуществляла пассажирские перевозки. Наемный генеральный директор специально не вел учет. Как выяснилось при аудите — чтобы бесконтрольно выводить деньги. 

Собственник даже не знал, что гендиректор ворует. Но когда тот решил увольняться, владелец бизнеса заказал аудит, который и выявил кражу. Удалось доказать, что за период, который подвергся проверке, этот человек вывел из компании $15 тыс. Собственник предложил вернуть деньги и расстаться мирно. Гендиректор согласился.

Когда сотрудники саботируют внедрение управленческого учета или проведение аудита, чаще всего причина в том, что в компании воруют. И делают это именно те, кто активно сопротивляется».

#3. Учет ведется, но «на коленке» 

Алина: «Один из недавних моих клиентов — сеть магазинов мебели. Собственник заподозрил, что бизнес получает меньше денег, чем должен согласно отчетам о продажах. Они велись в магазинах в виде файла в Excel. Когда в компании, чтобы разобраться в ситуации, начали внедрять управленческий учет, уже на этапе сбора ДДС выяснилось — денег на счетах и в кассе явно меньше, чем должно быть. 

По отчетам магазинов получалось, что частично дело было в оплате товара банковскими картами, которая почему-то не дошла до счета, а частично — в рассрочках, по которым покупатели якобы не платят. На самом деле продавцы получали деньги наличными и присваивали. А в отчетности списывали на оплаты картами и рассрочки.

Собственник обязал управляющих магазинами по итогам дня отправлять финансовому менеджеру отчеты: сколько товара и по какой цене продано, картой рассчитались или наличными. А финменеджер с утра заносит все эти цифры в отчет ДДС».

#4. Расходы контролируются, но слабо

Светлана: «Собственник компании по производству ювелирных изделий, работая с ОПиУ, обратил внимание, что у части продукции резко снизилась маржинальность (удельный вес прибыли в цене товара). Когда стал разбираться, в чем дело, выявил сразу две схемы воровства. 

Для производства изделий использовались дорогие компоненты. Сперва на них наживался менеджер по закупкам. Он договорился с поставщиком и проводил по документам вдвое больше деталей, чем закупал в реальности. Например, 200 вместо 100. А стоимость мифических 100 компонентов делил с поставщиком — и свою долю присваивал.

Завпроизводством тоже списывал на изготовление каждой детали вдвое больше, чем требовалось. А то, что оставалось, продавал на сторону. Когда собственник разобрался, в чем дело, обоих уволил и внедрил учет расхода материалов.

Еще одна возможность воровать — служебный транспорт. Если не контролировать расход топлива и не сверять с пробегом, водители будут заправлять за счет компании и личную машину, а заодно — родственников, соседа и т. д. У любого автомобиля есть расход горючего на сто километров. Если он намного выше заявленного в техпаспорте, причиной бывает и неисправность, но это легко проверить. А если машина работает нормально, значит, водители воруют». 

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#5. В компании задерживают зарплату сотрудникам

Менеджеру по закупкам в небольшой организации задерживали зарплату. Бизнес наращивал объемы продаж, а с ними — и закупок. Очередной поставщик, видя, что компания каждый раз приобретает у него больше товара, сообщил, что готов предоставить скидку 15%. 

Менеджер сделал встречное предложение: «счета выставляете, как раньше, а в конце месяца разницу в цене отдаете мне наличными». Скидку он от директора скрыл, а полученные деньги присваивал. Себя оправдывал тем, что ему задерживали зарплату. 

Схема воровства вскрылась случайно. Со временем менеджер из компании уволился, а сотрудник, который пришел ему на смену, оказался честным. И когда в конце очередного месяца поставщик вручил конверт с деньгами, работник принес его генеральному директору. Тот понял, что прежний менеджер по закупкам обманывал. 

Ирина: «Бывает, что работодатель провоцирует сотрудника на неэтичное поведение тем, что не выполняет свои обязательства перед ним. Задержка зарплаты — не оправдание воровства, но она столь же недопустима, как и кража. 

В компаниях, где с управленческим учетом все в порядке, такой проблемы не возникает. Одна из его функций — прогнозировать возможные кассовые разрывы (ситуации, когда у бизнеса нет денег на текущие расходы). Причин не выдавать зарплату вовремя у таких компаний не бывает, поэтому поводов украсть в них меньше, а выявить воровство — проще».

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!
Курс по теме:
"Финансовый директор"
Финансы
ведет Евгений Горячев
6 июля 10 августа
Евгений Горячев