Во многих компаниях, где ведут отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках, пренебрегают третьим ключевым инструментом управленческого учета — балансом.
На это есть две причины. Первая — собственники путают его с бухгалтерским, который выглядит громоздким и сложным, поэтому просто боятся с ним связываться. Вторая — они не понимают, что только баланс содержит ответы на ряд вопросов о финансах бизнеса, которых не могут дать два других отчета.
Почему управленческий баланс важен и как правильно с ним работать, разбираемся с финансовым директором на аутсорсе из «Нескучных финансов» Ингой Аблизиной. Консалт-бюро ведет управленческий учет для более чем 100 клиентов из Украины, России, Казахстана, Беларуси и Чехии.
Почему управленческого баланса не стоит бояться
Инга:
«Люди, далекие от финансов, не понимают разницы между двумя видами баланса — управленческим и бухгалтерским.
Бухучет — сфера отношений бизнеса и государства. В этом случае баланс, как и другая отчетность по линии бухгалтерии, — обязаловка. Если ее не будет или с ней что-то окажется не так — нарветесь на штраф. А поскольку выглядит бухгалтерский баланс сложно и страшно, хочется делегировать его специалисту и не вспоминать.
Управленческий учет — инструмент внутреннего пользования. Статьи в обоих видах баланса одинаковые, но на этом сходство заканчивается.
В отличие от бухгалтерского, управленческий баланс легко адаптируется под реалии и масштаб конкретного бизнеса. Все статьи бухгалтерского баланса, которые для вас неактуальны, можете из управленческого смело выбрасывать».
На какие вопросы отвечает управленческий баланс
Управленческий баланс — это «фотография» бизнеса, которая фиксирует и отражает его финансовое состояние на момент составления.
Инга:
«Разберем по пунктам, на какие вопросы даст ответы только баланс:
#1. Сколько можно вывести дивидендов. Скажете: “Но ведь это же из отчета о прибылях и убытках понятно — чистая прибыль там”. Но ОПиУ показывает, какой прибылью вы можете распорядиться. А вот о ваших долгах, на которые, возможно, стоило бы направить как минимум ее часть, в ОПиУ сведений нет. Они есть только в управленческом балансе.
#2. В ситуации, когда ОПиУ показал хорошую прибыль, а денег на счете мало, управленческий баланс показывает, где они “зарыты”. Обычно прибыль замораживается в запасы и дебиторскую задолженность (все, что должны вам) — получили $30 тыс., из них на $10 тыс. закупили сырья для производства новой партии товара. А за продукцию на $15 тыс., которая уже ушла клиенту, тот рассчитается только в следующем месяце. Поэтому на счете $5 тыс., а $25 тыс. заморожены: 10 в запасах и 15 — в дебиторке. Наглядно покажем распределение прибыли по активам и пассивам в балансе с помощью таблицы.
#3. Насколько компания богата и кому по факту принадлежит. Когда на счетах много денег и бизнес владеет недвижимостью, транспортом, оборудованием, у собственника возникает иллюзия, будто его компания богата.
Но бывает и так, что все активы куплены на кредитные средства, которые еще отдавать и отдавать. Деньги на счете и в кассе — это предоплаты и заемные средства, а в собственном капитале — огромная дыра (долги компании больше стоимости всего, чем она владеет). Получается, бизнес ваш только формально, а по факту в любой момент может достаться кредиторам.
#4. Нет ли ошибок в ОПиУ и отчете о движении денежных средств (ДДС). Управленческий баланс состоит из двух частей: активов (все, что принадлежит компании) и пассивов — обязательств бизнеса (за чей счет были приобретены эти активы). Есть золотое правило — активы в управленческом балансе всегда равны пассивам. Если они не сошлись, ищите ошибку или в самом балансе, или в двух других отчетах. И она обязательно найдется».
Как внедрять управленческий баланс
Инга:
«Внедрение управленческого баланса имеет три ключевых составляющих:
- статьи
- источники
- сроки формирования источников и самого отчета
Со статьями все просто. Поскольку они унифицированы и совпадают с бухгалтерским балансом, оттуда их и берем, просто отсекаем все лишнее.
Например, раздел бухгалтерского баланса «Внеоборотные активы» содержит много ненужного. Все, что для вашего бизнеса неактуально, смело выбрасывайте. Распространенная ситуация — когда в итоге остаются только «Основные средства». Если их нет, значит, и эта статья вам не нужна. Когда они появятся, например, купите станки, — тогда и добавите.
В бухгалтерском балансе есть статья «НДС». Если вы с этим налогом не работаете, то она вам тоже не пригодится. Большинство собственников малого бизнеса предпочитает упрощенную систему налогообложения, при которой НДС не взимается.
Облегчить работу над управленческим балансом помогают операционные таблицы, которые при внедрении первого отчета придется формировать с нуля. Приведу примеры самых распространенных:
«Учет товаров/запасов на складе» — сколько продукции куплено или произведено, сколько приобретено сырья, сколько материалов израсходовано, а товара продано. Остаток продукции или сырья на дату составления управленческого баланса отражается в его статьях «Товары» и «Запасы» соответственно.
«Дебиторская и кредиторская задолженность» — сколько должны вам, а сколько — вы. Если ведете отчетность в Excel или Google Tab, можно автоматически транслировать из отчета ДДС в эту таблицу изменения кредиторской задолженности по мере получения авансов и предоплат от клиентов. А вот реализацию продукции покупателям или товары и услуги, которые получаете от контрагентов, придется вводить вручную. Можно вести отдельные таблицы по дебиторской и кредиторской задолженностям.
«Зарплатная ведомость» — достаточно этого документа из бухгалтерии. Основное правило — начисленная за прошлый месяц зарплата, пока вы ее не выплатите, висит у вас в кредиторке. Например, в июне начислили зарплату на $20 тыс. По состоянию на 1 июля это плюс $20 тыс. к вашей кредиторской задолженности — вы должны эти деньги собственным работникам.
«Учет финансовой деятельности» — здесь отражается динамика долгов по кредитам и займам.
«Учет налогов» — отражает ваши обязательства перед государством. А если вы налогов переплатили, значит, оно задолжало вам.
«Лист учета сделок» — это популярный инструмент, который многие используют безотносительно к управленческому балансу. А для баланса он служит источником данных о том, сколько вам должны покупатели, если у вас есть продажи по постоплате или в рассрочку.
Сведения об остатке денег на счетах и в кассе берутся из отчета ДДС. О чистой прибыли, которая тоже отражается в управленческом балансе, — из ОПиУ. По этой причине баланс и собирается самым последним. Без готовых ДДС и ОПиУ он будет неполным.
Относительно сроков могу порекомендовать назначить одну дату сдачи собственнику всех трех основных отчетов. Обычно с 1 по 5 число нового месяца — это позволяет собрать всю отчетность, а владельцу бизнеса дает достаточно времени для ее анализа и принятия управленческих решений.
А вот над таблицами, на основе которых формируется баланс, нужно работать в ежедневном режиме: как только появился повод внести изменения в любую из них, это должно быть сделано».
Хотите получать дайджест статей?
