Как оцифровать рутинные процессы без помощи IT-отдела | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Журнал
if locale != request.locale

Поиск

Как оцифровать рутинные процессы без помощи IT-отдела

8 преимуществ подхода Low-code BPMS.

cover-rzhavin-6156dbddac3ed238586142.jpg

Мало найти в своем отделе шаблонные процессы, которые съедают время и требуют автоматизации. Еще нужно убедить IT, что именно твой запрос горящий, — пока другие бизнес-направления делают то же самое.

Георгий Ржавин — сертифицированный эксперт с 10-летним опытом в Business Process Management. Сейчас он руководит BPM-направлением в GlowByte Consulting, ранее внедрял методологию BPM в бизнесах из разных сфер — финансовой, строительной, юридической и торговой. Совсем скоро в Laba стартует курс Георгия «Автоматизация процессов».

Нам эксперт рассказал о возможностях подхода Low-code в BPM-системах — как он помогает оцифровать процессы независимо от помощи IT-специалистов.  

#1. Автономия в автоматизации

IT-отделы зачастую перегружены заявками от разных бизнес-функций, желающих делегировать рутинные процессы технологиям. Подразделения конкурируют внутри компании, ведь каждое считает свои задачи приоритетными. В итоге страдает скорость и качество обработки запросов. Поэтому бизнесы становятся перед выбором: создавать очередь заявок в IT-отдел или обучать бизнес-функции простым инструментам автоматизации. 

Один из таких инструментов — это подход Low-code: создание, а также настройка систем и приложений, которое практически не требует написания программного кода. Платформы Low-code имеют понятные интерфейсы, простую логику и управляются мышью или сенсорным экраном. Благодаря этому бизнес-подразделения могут самостоятельно автоматизировать операции, а не ждать, пока освободится программист. 

Например, типовой процесс в бизнесе — написание заявления на отпуск. Обычно для этого сотрудник должен согласовать с руководителем даты, обратиться к HR-у и взять пример заявления, написать, в случае ошибок — переписать. С помощью Low-code операцию можно оцифровать: сотрудник выбирает в мобильном приложении запрос с отпуском — кликает нужные даты — руководитель подтверждает — система генерирует заявление и отправляет в HR-отдел.

#2. Не нужно владеть навыками программирования 

В Low-code пользователям не нужно знать код или нюансы разработки ПО. Но необходимо освоить один из инструментов стандартизации процессов. Я рекомендую нотацию BPMN 2.0, потому что в ее идеологию изначально заложена возможность не просто регламентировать, но и делать схемы исполняемыми (понятными для BPM-систем). 

Так пользователь убивает двух зайцев: 

  • создает описание процессов, понятное ему самому и «читабельное» для других сотрудников
  • формирует схему, которую понимают движки (программы)

Рекомендуем почитать:

img.bpmn-5fec7561e36cd867265223.jpg

8 шагов, чтобы описать бизнес-процессы с помощью нотации BPMN

Читать

Для автоматизации нотацию BPMN нужно освоить на среднем уровне. Если процессы необходимо просто описать — часть информации допустимо подать схемой, часть — в виде текстовых комментариев. Но автоматизация требует соответствия стандарту: движок не имеет искусственного интеллекта, который читает комментарии, и ему нужен четкий алгоритм. Причем процессы в бизнесе не линейны — это не просто последовательность действий, а развилки (например, следующий шаг в схеме может зависеть от суммы сделки). 

Стандартом рынка в применении Low-code стали решения класса BPMS (Business Process Management System) — программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. 

#3. Большой выбор платформ 

Для работы с Low-code есть много решений, в том числе — Open Source. Мы на курсе по автоматизации процессов изучаем два инструмента:

Выбор ПО зависит от задач автоматизации. Так, в каждой компании есть основные (сквозные) процессы, на которых бизнес зарабатывает: на входе — заявка от клиента, на выходе — выручка. Качество таких процессов критично. Например, возможность контролировать нагрузку подразделения в реальном времени, а не постфактум. Когда отдел завален заявками — падает скорость обработки, качество продукта и удовлетворенность клиента. 

Для автоматизации основных бизнес-процессов выбирайте так называемые true BPM-системы. Дело в том, что на рынке есть решения — например, ECM- и CRM-системы, — которые «притворяются» BPMS. Производители таких платформ уже оценили перспективы и пришли к выводу, что BPMS могут вытеснить с рынка более громоздкие и негибкие системы, поэтому установили в них похожие процессные движки, аналогичные BPMS. 

Чтобы отличить true BPMS, нужно проверить:

1. Соответствие стандартам нотации BPMN 2.0. Например, номинально платформа может работать на ней — но по факту многие значки в программе отличаются от стандарта, это вносит путаницу. 

2. Какими элементами «мыслит» решение. True BPMS — только процессами, другие — документами, клиентами, статусами заявок и т. д.

3. Универсальность (см. п. 5). 

Рекомендуем почитать:

img-bpmn-60dc8500e4161574792040.jpg

Как понятно и доступно визуализировать бизнес-процессы

Читать

Подсказка: чтобы оценивать возможности IT-продуктов, следите за регулярными аналитическими отчетами исследовательских компаний — Gartner Magic Quadrant for iBPMS и The Forrester Wave BPMS (c 2019 года заказать эти отчеты в Gartner и Forrester можно на платной основе).

ECM- и CRM-системы с BPMS-движком больше подойдут организации, если она осознанно решила автоматизировать отдельное направление (например, документооборот). 

BPMS меньше подходит для пакетных процедур. Например, если компания хочет каждый день обрабатывать базу клиентов и с помощью метрик выделять тех, кто «остыл», — нужно создать полноценный сервис. А вот когда уже есть результаты обработки базы — список клиентов, которых необходимо «разогреть», — построить схему этого процесса и автоматизировать его можно именно с помощью BPMS. 

#4. Упрощение, ускорение и улучшение обработки запросов

Классическая цепочка обработки заявок на автоматизацию в бизнесе обычно включает несколько этапов:

1. В подразделении возникает идея — оцифровать некий процесс (например, подачу заявлений на отпуск).

2. Бизнес- и/или системный аналитик обрабатывают запрос, составляет техническое задание. 

3. Разработчики создают нужную программу или приложение для автоматизации процесса.

В 80% случаев ту же работу с подходом Low-code может выполнить один человек — бизнес-аналитик: наладить процесс так, чтобы сотрудники могли зайти в систему, выбрать нужные даты, отправить запрос руководителю, и если тот подтверждает — автоматически сгенерировать заявление на отпуск. Не нужно для каждой задачи готовить новое техзадание с нуля и вручную — опрашивать вовлеченные стороны, «лопатить» документы и т. д. Low-code тоже предусматривает ТЗ, но оно готовится просто и без потери качества. 

Автоматизация рутины снижает затраты на производство продукта, а значит — цену для клиента, и это можно использовать в конкурентной борьбе. А также такой подход помогает масштабировать бизнес — автоматизированные процессы при открытии новой локации позволяют сохранить нужное качество услуг (пример — глобальная сеть ресторанов McDonald's). 

#5. Универсальность

Подход Low-code BPMS хорош тем, что его элементы можно использовать вместе или отдельно, как детали Lego. Например, «квадратик» (сервис) «оборудование рабочего места» (установка компьютера, софта, мебели) можно создать в конструкторе программы один раз. А потом — встраивать его во все процессы: прием нового члена команды, ротация сотрудника, переезд в другой офис и т. д. 

Единый стандарт позволяет общаться на одном языке с коллегами из других проектов. А также легко переходить на новые BPMS-решения — например, если сменился работодатель. Это удобно и для удаленных сотрудников. В моей практике был случай с командой, которая привыкла сидеть в одном офисе. Люди не понимали, зачем автоматизировать основной процесс (продажи), если его можно обсудить лично. А когда начался локдаун и все разделились по домам — сохранить продуктивность помогло именно то, что координацией вместо людей уже занималась система.

#6. Удобные формы для пользователей 

Low-code системы построены на графических (визуальных), интуитивно понятных элементах. Пользователь работает в специальных формах — есть удобный интерфейс, а не «вываливается» черный экран, где непонятно, куда вводить данные. Динамические формы не перегружены полями и кнопками, они подстраиваются под информацию, которую вводит пользователь. Например, дата не может быть раньше сегодняшнего дня. Если человек ошибся — система высвечивает предупреждение. Так снижается операционный риск (возврат заявок). 

Low-code системы работают по контекстной модели — это аналог архитектуры базы данных в программировании. Как и в архитектуре БД, в ней есть: 

  • примитивы (простейшие формы данных — Number, Boolean, String и пр.)
  • и полноценные объекты (например, клиенты), у которых — свои примитивы

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
 
Спасибо за вашу подписку!

При этом пользователю не нужно знать сложные термины — например, что такое реляционная база данных или вторая нормальная форма. Юзер задает упрощенный контекст, а модель с помощью движка транслирует его в архитектуру БД. 

Также подобные решения помогают избавляться от лишних действий — например, в XXI веке уже несерьезно просить клиентов каждый раз вводить в заявку дату и ФИО (система должна подтягивать эти данные автоматически).

#7. Не нужно вникать в сложные процессы 

Например, в программировании есть алгоритм переноса данных в три этапа: сервер разработки, сервер тестирования, продакшн-сервер.

В Low-code BPMS эта процедура уже встроена в платформу. Если пользователь создал схему процесса — перенос данных можно сделать в несколько кликов. 

#8. Перевод качества на системный уровень

Автоматизация повышает качество продукта для клиента — внешнего и внутреннего, поскольку снижает влияние человеческого фактора на результат. 

В моей практике был такой случай использования Low-code BPMS. Компания задалась целью: привести все процедуры в строгое соответствие с законом. Процесс заключался в том, что юристы отслеживали новости законодательства, в случае изменений — рассылали заинтересованным подразделениям. Был установлен срок, в течение которого отделам нужно адаптировать свои регламенты, иначе бизнесу грозили высокие штрафы. 

Но успешность исполнения все равно зависела от людей: сводилась к тому, дисциплинирован ли менеджер направления. Если да — он следил за внесением изменений, если нет — все оставалось как есть. Решение класса BPMS позволило настроить взаимный контроль: о нарушителях система оповещала генерального директора письмом. Вскоре все стало работать как швейцарские часы — качество процесса перешло на системный уровень.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!
Курси з теми:
"Продвижение и развитие в e-commerce"
Бизнес и управление
Ведет Алексей Шелухин
8 декабря 25 января
Алексей Шелухин