Возможности планера, которые оптимизируют работу | Бизнес-школа Laba (Лаба)
Наборы курсов
со скидкой до -50%
-40%
-50%
Получить скидку
Журнал

Поиск

Все могут календари: 12 функций Google Календаря

Возможности планера, которые оптимизируют работу.

cover-gc-61e97a9da405b683052199.jpg

Открываем суперполезные возможности Google Календаря — вы точно пожалеете, что не использовали их раньше. 

#1. Отдельные календари 

Изначально в вашей учетной записи есть один календарь, где накапливаются все мероприятия. Чтобы не смешивать рабочие встречи с личными планами — создайте для каждого типа событий собственный планер.

Зайдите в ваш Google Календарь и в левом нижнем углу нажмите на + около строчки «Другие календари». 

В выпадающем меню кликните на пункт «Создать календарь», придумайте для него название и добавьте описание.

#2. Синхронизировать календарь с другим человеком

Оценивать занятость коллег и планировать ваши общие встречи или совместную работу — проще, когда вы видите их календари. Чтобы запросить доступ, в панели «Другие календари» кликните на пункт «Подписаться на календарь» — и в выпадающем окне впишите имейл коллеги. Google предложит отправить ему запрос на получение доступа к его календарю. Человек сам выбирает, какой из календарей расшарить.

Пользователь, адрес которого вы указали, получит письмо и сможет подтвердить запрос. После этого его календарь будет отображаться во вкладке «Другие».

Поделиться своим календарем можно несколькими способами. Для начала перейдите в «Настройки» и выберите необходимый календарь. Далее можно установить такие опции:

  • сделать календарь общедоступным, включив доступ по ссылке

  • открыть его для конкретных пользователей по их имейл-адресу (в этом случае сразу можно выбрать уровень доступа человека)

  • скопировать линк на календарь, не делая его общедоступным

#3. Скрывать личные события

Предоставляя другим людям доступ в свой календарь, не всегда хочется раскрывать подробности всех встреч. Google предлагает несколько уровней доступа к календарям для сторонних пользователей: 

  • только к свободному времени в формате «занято/свободно»
  • ко всем сведениям
  • возможность вносить изменения в мероприятия
  • право вносить изменения и расшаривать доступ третьим лицам

Чтобы защитить свою приватность, добавляя нового человека, просто выберите нужный уровень доступа.

#4. Подбирать удобное время для мероприятия с несколькими участниками

Если нужно запланировать митинг или встречу нескольких людей сразу, не обязательно спрашивать каждого об удобном времени. Google способен сделать это за вас.

Создавая новый ивент, добавьте в него необходимых участников и кликните на кнопку «Другие параметры». В открывшемся окне переключитесь на вкладку «Найти время» — сервис выведет планы всех указанных гостей (можно добавлять до 20 человек) и мероприятия в их календарях. Если на определенное время что-то уже запланировано, на этом слоте будет стоять пометка «занят». Останется только выбрать свободный для всех.

#5. Добавлять ссылку на встречи в один клик

Google позволяет сэкономить время — и сразу в процессе создания мероприятия сгенерировать и закрепить линк на видеовстречу. По умолчанию доступны ссылки для митингов в Meets, но сервис также поддерживает интеграцию с GoToMeeting и Zoom.

Ссылка на колл появится сразу в описании мероприятия.

#6. Прикреплять вложения во встрече

В пункте «Описание» в любом мероприятии в календаре можно прикрепить необходимые для участников документы и файлы — как с собственного Google Диска, так и с компьютера. 

#7. Синхронизировать время с коллегами

Когда вы сотрудничаете с людьми из разных стран и часовых поясов, приходится высчитывать разницу во времени, чтобы запланировать митинг с максимальным удобством для всех участников. Если хотите ориентироваться быстрее, можно добавить в календарь нужные вам часовые пояса. 

Для этого откройте «Настройки» и найдите раздел «Мировые часы». В этом меню есть возможность добавить необходимые часовые пояса.

 Местное время будет отображаться в боковой панели календаря.

#8. Добавлять интересные календари

Google позволяет отслеживать так называемые интересные календари. По умолчанию в ваш личный календарь добавлены дни рождения контактов, государственные праздники вашей страны, но в настройках также можно добавить календарь любой интересующей страны. Кроме того, сервис предлагает отслеживать религиозные праздники, крупные мировые спортивные события и даже фазы Луны. 

Чтобы добавить один из подобных календарей, в меню «Другие календари» выберите необходимый планер из появившегося списка.

#9. Использовать горячие клавиши

Как и в остальных своих продуктах, Google предусмотрел ряд hot keys для быстрой работы с планером. Весь перечень можно найти в справке, а ниже приведем наиболее полезные:

  • С — создать новое событие
  • цифры 1–6 — переключение вида календаря: день, неделя, месяц, год, повестка дня
  • R — обновить календарь 
  • S — перейти в настройки 
  • Е — переход к данным мероприятия

#10. Перетаскивать события во времени

Если вы ошиблись с датой или временем события, не обязательно открывать его настройки и редактировать информацию вручную. Можно просто перетащить нужное мероприятие вручную на положенные дату/время. 

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#11. Включить нумерацию недель

Для составления отчетов, работы по методу Agile в расчетах спринтов и некоторых планов необходимо знать нумерацию недели. Больше не нужно гуглить каждый раз или сверяться с другими планерами.

Чтобы включить эту опцию, в настройках календаря кликните на «Режим просмотра» и поставьте галочку около пункта «Нумерация недель».

#12. Повестка дня

В календаре можно настроить создание саммари по задачам и мероприятиям на день. Сводное письмо с этой информацией будет приходить на почту каждое утро в 5 часов по умолчанию или в то время, которое вам удобно. 

Включать эту опцию нужно для каждого конкретного календаря в его настройках. Кликните на «Другие уведомления» и активируйте раздел «Повестка дня».

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!
Курс по теме:
«People Management»
HR и рекрутинг
Ведет Александра Альхимович
31 мая 7 июля
Александра Альхимович