Для грамотного финуправления компанией сегодня есть все — курсы, консультации, софты, инструкции. Не разобраться почти невозможно, но иногда финансисты и собственники допускают элементарные оплошности.
Что это за ошибки и как их избежать, рассказывает Валентин Воробьев — лектор Laba, ех-CFO в «Будинок Іграшок» и UPG, специалист в области финансов и автоматизации с 20-летним опытом в таких компаниях, как «Нова Пошта», Vodafone, Beeline, Ukrtelecom.
Ошибки, связанные с бюджетом компании
#1. Не вести платежный календарь
Платежный календарь — это краткосрочный план компании и понятная система координат. Если у бизнеса его нет — непонятно, куда и зачем двигаться.
В календаре с разбивкой по дням или неделям отображаются приходы и расходы компании. Он помогает управлять движением средств, предвидеть кассовые разрывы и контролировать дебиторские задолженности.
Во время пандемии я работал CFO в «Будинок іграшок» — крупнейшей в Украине сети магазинов игрушек (64 в 18 городах). Именно платежный календарь помог пройти кризис, когда перестали работать все офлайн-магазины. С помощью этой таблицы, которую мы вели ежедневно, удалось структурировать потоки денег, правильно планировать поступления, оперативно следить за расходами, делать планы погашений текущих долгов и сообщать о них нашим партнерам.
Платежный календарь — простой и важный инструмент. Но чтобы он «работал», его нужно вести системно. Если планировать на несколько месяцев сейчас сложно, внедрите календарь на 4 недели вперед и еженедельно делайте апдейт.
Если не знаете, как использовать инструмент в своей компании, — подготовили для вас пошаговую шпаргалку и шаблон, который поможет разобраться с календарем.
#2. Не пересматривать мелкие расходные части
Только ленивый не сказал, что во время кризиса нужно отказаться от всего, без чего компания сможет существовать. Все верно — нужно пересмотреть затраты и понять, где возможна оптимизация. Но как показывает практика — урезают только очевидные и крупные расходы. Например, маркетинг. Но в перспективе он дает доход.
Поэтому, кроме больших затрат, проанализируйте маленькие и «незаметные» — например, хозтовары или неактуальные подписки. Подобные мелкие статьи в сумме дают большие расходы. Вспомним авиакомпанию American Airlines, которая, убрав одну оливку из греческого салата, сэкономила $40 тыс. за год.
Пройдитесь по каждой строке затрат и проанализируйте, что без потерь можно сократить.
#3. Не делать «план-факт»
Подобную ошибку часто можно было встретить и до войны, а с 24 февраля, когда вокруг хаос и неразбериха, — многие совсем забыли о таком инструменте. А ведь во время кризисных периодов фокусировка должна быть на 1000%.
На старте карьеры финансовым аналитиком я работал в дочерней компании Intel, которая вложила $20 млн в строительство интернет-станций по всей Украине. Сперва я не понимал, куда уходят деньги. Когда внедрил ежедневный cash flow и «план-факт» — стало понятно, на что и в каком размере расходуются финансы. Это помогло увидеть пути улучшений — например, вовремя запрашивать дополнительное финансирование, чтобы предупреждать задержки выплат и вести строительство согласно срокам.
Чтобы автоматически отслеживать все показатели компании, рекомендую делать ежедневные дашборды. Для этого можно воспользоваться моим шаблоном — его несложно автоматизировать
и связать с вашей IT-системой.
«План-факт» помогает вовремя заметить и снизить расходы, если планируемые поступления снижаются. Это касается как финансов компании, так и личных. Если прогнозируемый доход уменьшается — нужно пропорционально сократить затраты.
Ошибки, связанные с управлением деньгами
#4. Прятаться от кредиторов
Мы переживаем сложное время, но даже если вам хочется кричать «А-а-а! Не хочу этим заниматься, потом заплатим, они и так все понимают — война в стране», — сделайте шаг и выйдите на контакт с кредитором первыми.
В таком вопросе всегда нужно идти на опережение. Если вы знаете, что должны, но не можете заплатить, — выходите на связь и предлагайте решение. Это помогает «сгладить углы» и найти компромисс. Потому что если кредиторы свяжутся с вами первыми, то решение у них, скорее всего, уже будет не в вашу пользу.
В скором времени война закончится — Украина и рынок восстановятся, а люди и репутация останутся. Как репутация компании, так и финдира, который либо прятался, либо шел на контакт.
#5. Не анализировать портфель продаж и маржу
Если не считать маржинальность и не анализировать портфель продаж — это может вылиться в большую проблему.
У многих компаний сейчас остался вал продуктов — допустим, 10 тыс. наименований. Но из них, по классике, примерно 20% товара — те, что дают основной доход. Проанализируйте эти 20% и поймите, есть ли там маржа. Если нет — сконцентрируйтесь на продуктах, которые дают заработок сейчас.
При анализе маржи валовой прибыли обращайте внимание на то, чтобы месячные отклонения были не больше 1–2%. Если маржа «скачет» — значит, что-то не так с себестоимостью или есть проблемы в ценообразовании.
Возможно, придется отказаться от продуктов, которые работают в ноль или минус, потому что их необходимо саппортить, а для этого нужны ресурсы.
Если у вас все товары работают в ноль, значит, надо повышать цены. Опыт «Будинок іграшок» показал, что бояться подобного не стоит. Конкуренты всегда следят за вами, и если цены не увеличите вы, то поднимут они. Это особенно актуально сейчас, когда растет чек на топливо. Вы не можете работать в ноль, иначе бизнес придется закрыть через один-два месяца.
#6. Делать скидки бесцельно
Прежде чем понижать цены на товар или услугу, задайте себе вопрос: «чтобы что?».
Прогнозы говорят, что НБУ в скором времени перестанет регулировать курс гривны и «отпустит» его. Это чревато тем, что в стабильной валюте (например в долларе) мы начнем зарабатывать меньше, чем могли бы получить сейчас.
Поэтому, решая, как поступить со скидками и остатками, руководствуйтесь понятной логикой — чего вы хотите в итоге добиться:
- распродать залежавшийся товар с меньшей маржой, но обеспечить денежный поток компании
- разгрузить склад и платить меньше аренды
- покрыть задолженность
- вытеснить конкурентов
- распродать все как можно быстрее по себестоимости и перевести полученную прибыль в стабильную валюту
Хотите получать дайджест статей?
Чтобы назначать человеку лечение, нужно провести чекап организма. То же касается компаний — решение необходимо принимать исходя из общей картины. Тогда скидки сыграют на руку, а не обрушат рынок.
#7. Не работать с дебиторкой
Каждому финансисту во время кризиса нужно быть немного «продажником» и выстраивать коммуникацию с контрагентом так, чтобы он заплатил вам, а не кому-то другому.
Во время мирового локдауна, когда все остановилось, «Будинок іграшок» имел 30% дебиторки в транснациональных корпорациях. Часть из них — в компании Lego. Для них сумма была незначительной на общем фоне долга, а для нас это существенные поступления. Поэтому мы провели переговоры, Lego оплатили свою задолженность, что помогло нам еще несколько недель поддерживать компанию.
При работе с дебиторкой важно:
- идти от макро к микро, то есть акцент сначала на самых крупных должниках
- общаться с ними по возврату, поскольку большие компании могут даже не заметить своего долга вам в общем объеме — и заплатят только потому, что вы позвонили
Кроме того, важно структурировать и анализировать дебиторку, чтобы понимать, сколько денег вам вернется в этом месяце, сколько — в следующем, а о каких средствах можно забыть. Например, с началом войны в некоторых компаниях, чьи финансы я веду, около 30-40% дебиторки пришлось вычеркнуть, поскольку бизнесы закрылись, люди разъехались или в тех регионах идут активные боевые действия и компании не в состоянии выплачивать долги.
Ошибки, связанные с финансированием
#8. Не работать с банками
Около 90% финансистов не работают с банками и не пользуются кредитами. Они сконцентрированы на сегодняшних выплатах и не думают о «завтрашнем» развитии.
Украинские банки с мая 2022 года возобновляют кредитование — и этим нужно пользоваться. Не связываться с банками — ошибка, которая может стоить компании роста.
Когда я только начинал работать в сфере финансов, считал, что все государственные программы вроде беспроцентных кредитов, доступного жилья или программ лояльности — либо для избранных, либо какая-то «лажа».
На деле все оказалось иначе, и сейчас я активно пользуюсь возможностями, которые дает государство. Да, для оформления понадобится время, усилия и соответствие критериям, но получить кредит на развитие бизнеса — проще, чем вытащить деньги из оборотного капитала, особенно когда их и так не хватает.
Основные программы, на которые стоит обратить внимание:
- кредитная программа 5-7-9%
- льготные беспроцентные кредиты для малого бизнеса
Для любой компании, которая собирается развиваться, кредитование — отличная возможность. Но стоит сказать, что, кроме «желания» расти, у вас должно быть понимание, как эти деньги приумножить. Иначе вы просто наберете долгов.
#9. Не делать резервы или подушки
Если у вас все деньги «работают» и нет резерва, то это наверняка стало большой проблемой с началом войны. Потому что как только падает доход — брать средства на оплату аренды, зарплаты, кредитов становится неоткуда. Поэтому всегда нужно делать резерв — и это касается как личных финансов, так и компании.
Благодаря резервам бизнесы остались на плаву, а сегодня уже выходят в плюс и возвращают команды к полноценной работе. А вот те, кто жил «от получки до получки», к сожалению, не смогли пережить и первые недели войны в Украине.
Если вы раньше не откладывали деньги, можете начать с простых шагов:
- ежемесячно выводите на депозит фиксированную сумму от чистой прибыли
- ежемесячно выплачивайте себе % от прибыли в виде дивидендов — пусть это будет вашей «подушкой»
Даже если вы начнете с небольших сумм, через год у вас будет хороший резерв.
Ошибки, связанные с командой
#10. Скрывать реальное положение дел в компании
Молчать о том, как обстоят дела, не рассказывать о планах и не выводить команду в единое инфополе — большая ошибка. Да, может быть страшно, да, есть риск нарваться на недовольство. Но если скрывать, то негатив всего коллектива обеспечен. Сегодня у каждого из нас жизнь — сплошная неопределенность. Мы не знаем, где будем завтра жить, что будем есть, какой будет обстановка в стране. Поэтому работа должна давать хоть какую-то ясность.
Если вы максимально открыты, делитесь цифрами, показываете реальную картинку и объясняете сложности, с которыми сталкивается компания, то, вероятнее всего, команда поймет задержку или сокращение выплат. Более того, будет делать все, чтобы помочь бизнесу выйти на прежний уровень.
#11. Не планировать фонд оплаты труда
Может показаться странным, но многие компании во время кризиса не планируют ФОТ наперед, а смотрят на ситуацию постфактум, после чего принимают решение, сколько смогут выплатить. Это не только финансовая ошибка, но еще и большие риски нарваться на демотивацию команды, что в итоге повлияет на финпоказатели.
Запланировать ФОТ в военных условиях можно двумя способами:
- проанализировать финансовое состояние компании, определить допустимую сумму в ФОТ и разделить между отделами, а руководители сами распределят процентное соотношение в зависимости от загрузки, выполнения плана и т. д.
- проанализировать план-факт и пропорционально снижению дохода уменьшить зарплаты, объяснив команде, почему сейчас не можете платить больше
Такие подходы помогают заранее обозначить свои затраты на ФОТ и дать понять людям, какая ситуация у них будет с деньгами.
Ошибки, связанные с перспективами
#12. Не работать над развитием
Любой кризис — это толчок. Если не смотреть в сторону развития, а только сокращать операционные расходы, останавливать проекты и не думать, как развиваться, — будущего у бизнеса не будет.
Во все кризисные времена — революции, пандемия, война — в компаниях, где я работал, удавалось внедрять лучшие IT-решения и качественно автоматизировать процессы. Потому что именно кризис вынуждает все максимально оптимизировать и смотреть на вещи под новым углом.
Взять ту же автоматизацию. Во-первых, это не так дорого, как кажется. Во-вторых, сейчас на многие IT-услуги скидки. В-третьих, это дополнительно сокращает операционные затраты. И как результат — оказывается не расходом, а инвестицией, которая быстро окупится.
Поэтому, даже если у вас снизился доход и вы считаете, что какие-то улучшения «не на часі», то посчитайте всю экономику и сравните. Может, сейчас самое время.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
#13. Концентрация на проблеме и неготовность к растущему рынку
В ближайшее время Украина станет страной возможностей, европейцы захотят вести здесь бизнес. Иностранцы уже узнают об условиях, налоговых ставках и рынках в Украине.
Многие компании захотят инвестировать в нашу экономику и быть причастными к развитию Украины. Страны уже поделили города, которые будут восстанавливать, так что вливания будут большими — и к этому нужно готовиться.
С одной стороны, необходимо уже сейчас становиться «компанией будущего» и выстраивать процессы так, чтобы инвесторам было интересно работать с вами. С другой — готовиться к компенсациям на восстановление. «Все, что разрушено — будет возмещено»: недвижимость, склады, испорченный товар и самое важное — упущенная выгода. Формулу государство еще не утвердило, но доходы, которые вы потеряли, будут компенсированы.
Этим нужно заниматься уже сейчас. Если у вас разрушена недвижимость, пропал товар или сгорел склад — фотографируйте, составляйте акты, оформляйте документацию и подавайте заявления сейчас, потому что в ближайшее время таких заявок будет в сотни раз больше — и время на рассмотрение тоже увеличится в разы.
Хотите получать дайджест статей?
