Дашборд — это удобный отчет, который визуализирует данные в виде графиков, схем и таблиц. Как приборная панель автомобиля, дашборды отображают самые важные показатели компании в одном месте и помогают находить уязвимые места бизнеса в онлайн-режиме.
Вместе с аналитиком Laba Лерой Петренко разобрались, как понятно визуализировать данные с помощью дашбордов в Excel.
Как создать дашборд: три простых этапа
На этой интерактивной панели нужная информация подается в виде графиков и диаграмм: это помогает легко ее воспринимать и быстро получать ответы с помощью объективных показателей. Ее мы и попробуем создать.
Чтобы создать дашборд в Excel, нужно пройти три простых этапа:
#1. Создать «умную» таблицу
- преобразовать входные данные в «умную» таблицу
#2. Создать сводную таблицу
- создать шаблон сводной таблицы → наполнить данными → настроить сводные таблицы
#3. Создать dashboards
- создать диаграммы → настроить диаграммы → создать узлы управления (срезы)
Предположим, у нас есть диапазон с данными, в котором содержится дата транзакции, ее сумма, имя менеджера, название категории и продукта. На основе этой информации мы построим дашборд.
#1. Создаем «умную» таблицу.
Этот шаг важен для правильной работы будущих сводных таблиц и дашборда. Если его пропустить и строить сводную таблицу на основе обычного диапазона, к примеру $A$1:$E$500, то, когда мы внесем данные в строку 501, эта и последующие строки не будут учтены в сводной таблице. В то время как диапазон «умной» таблицы будет автоматически расширяться при добавлении новых данных.
#2. На основе умной таблицы создаем сводные таблицы.
Для этого в верхнем меню кликаем на «Вставка» — «Сводная таблица» (Insert — Pivot Table). По умолчанию Excel предложит создать сводную таблицу на новом листе, либо можно выбрать существующий лист.
Теперь на новом листе у нас появился пустой макет для сводной таблицы.
Справа находится окно конструктора, с помощью которого мы будем настраивать сводную таблицу.
Заполним конструктор следующим образом: поля «Категория» и «Товар» добавим в строки, а в значения добавим «Сумму».
В итоге получим вот такую таблицу:
Для более читабельного вида данных можно изменить формат чисел. Для этого кликнем правой кнопкой мыши по таблице, выберем пункт «Числовой Формат» (Number Format), в открывшемся окне выберем пункт «Числовой» (Number) и далее поставим галочку напротив «Разделитель Групп Разрядов» (Use 1000 Separator).
Теперь данные выглядят приятнее:
Далее на основе сводной таблицы строим сводную диаграмму. Каждая диаграмма основана на конкретной сводной таблице, поэтому для построения дашборда нам понадобится несколько таких сводных таблиц. Для этого повторим предыдущие шаги, выбрав нужные данные в конструкторе сводной таблицы.
Например, построим одну сводную таблицу с данными по менеджерам, вторую — с разбивкой по дате (годы и кварталы), и еще одну — с данными по категориям. Получим примерно такой лист со сводными таблицами:
#3. Теперь, когда созданы сводные таблицы, приступаем к третьему шагу — созданию дашборда.
Создадим диаграмму на основе первой сводной таблицы. Для этого кликаем на любую ячейку этой таблицы, в верхнем меню появится опция «Анализ сводной таблицы» (Pivot Table Analyze) — кликаем на нее, а далее выбираем «Сводная Диаграмма» (Pivot Chart).
Далее Excel предложит разные варианты диаграмм:
Выбрав подходящую (линейчатую, гистограмму и т. д.), кликаем ОК. Диаграмма появится на том же листе, где была размещена сводная таблица. Чтобы переместить диаграмму на другой лист, нужно выделить ее, использовать комбинацию клавиш Ctrl+X (Вырезать) — и вставить на нужном листе. То же самое повторить для трех других сводных таблиц.
Получаем следующий результат:
Далее по необходимости можно:
#1. Дать название диаграмме — кликаем на место, где расположено название (сейчас это Total), и вводим текст.
#2. Отформатировать диаграмму — с помощью клавиш Ctrl+1 открывается меню форматирования диаграммы, где доступно множество опций форматирования.
#3. Убрать с диаграммы дополнительные кнопки — кликаем правой клавишей мышки по какой-либо из серых кнопок и в контекстном меню выбираем опцию «Скрыть все кнопки полей на диаграмме» (Hide All Field Buttons on Chart):
#4. Убрать/добавить в диаграмму подписи оси значений — кликаем правой кнопкой мышки в области значений диаграммы и выбираем опцию «Формат оси» (Format Axis), далее переходим в «Подписи» (Labels) и выбираем соответствующий вариант.
#5. Убрать/добавить название оси, название диаграммы, легенду, сетку и т. д. — справа от диаграммы изображен плюсик — опция «Элементы диаграммы», где возле советующего поля нужно убрать/поставить галочку.
#6. Изменить дизайн диаграммы также можно с помощью шаблонов Excel в верхнем меню на вкладке «Дизайн».
Выбирая дизайн диаграммы, не загромождайте ее, лучше оставить в центре внимания нужные показатели.
#7. Добавить срезы (фильтры), чтобы панель диаграмм отображала данные в разрезе нужного фильтра.
Чтобы добавить срез, кликните на диаграмму, в верхнем меню выберите опцию «Анализ сводной диаграммы» (PivotChart Analyze), далее — функцию «Вставить срез» (Insert Slicer):
Появится окно, где нужно проставить галочки напротив полей, на основе которых необходимо создать срезы. К примеру, выберем срез по менеджерам и категориям. Срезы будут иметь следующий вид:
Также есть возможность создать временный срез, чтобы можно было фильтровать дашборд по дате. Для этого на той же вкладке «Анализ сводной диаграммы» (PivotChart Analyze) выбираем функцию «Вставить временную шкалу» (Insert Timeline):
Теперь наш дашборд содержит следующие фильтры:
По умолчанию эти срезы сработают только для одной диаграммы, на основе которой они создавались, но с помощью нескольких кликов срезы могут распространиться на весь дашборд. Для этого кликните правой кнопкой мыши по срезу и выберите «Подключения к отчетам» (Report Connections).
Поставьте птички напротив всех сводных таблиц:
Такое действие нужно повторить для всех созданных срезов, после чего все диаграммы будут одинаково чувствительны к фильтру.
Например, так будет выглядеть дашборд, если применить фильтр — Category 1 и Manager Anna:
Чтобы сбросить фильтр, нужно кликнуть на иконку в правом верхнем углу:
Таким образом мы создали дашборд, состоящий из 4-х диаграмм, 3-х срезов и теперь:
- получили целостную картину сразу по всем значимым показателям
- можем рассмотреть данные с разных сторон и получить бизнес-инсайты, незаметные в простом отчете
- работаем с отчетностью, которая более понятна для всех, кто ею пользуется
Хотите получать дайджест статей?
