Часто на этапе становления компании бухгалтерию воспринимают не как самостоятельный важный процесс для бизнеса, а лишь обслуживающий другие. Но плохая организация учета может подвергнуть бизнес ряду рисков.
Как своевременно определить финансовые риски и побороть их, нашей редакции рассказала Мария Галелюка, руководитель компании «MASTER:Бухгалтерия».
Какие риски финансового учета могут возникнуть у компании?
Ошибки при вводе или обработке данных. Например, бухгалтер забыл отразить отпуск материалов со склада в производство или ошибся в сумме. Как результат, производственные затраты занижены, компания рискует поставить заниженную цену.
Кроме того, прибыль может быть завышена искусственно, а значит, компания заплатит больше налогов, чем следует. Да и с дивидендами может произойти путаница: их выплатят из несуществующей прибыли.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Ошибки при осуществлении платежей. Например, сотрудник бухгалтерии случайно оплатил один и тот же счет дважды или ошибся в сумме платежа с количеством нулей. Можно обратиться к контрагенту и попросить вернуть ошибочно перечисленные деньги.
Но это займет время, и может причинить неудобства получателю «лишних» денег. С такими процедурами связана необходимость начисления процентов и даже налогов. Если у компании большое количество платежей, ошибка может и вовсе пройти незамеченной.
Несвоевременная сдача отчетности в налоговую или ее отсутствие. Нередко бухгалтеры по разным причинам не подают в срок отчетность в контролирующие органы и не сообщают об этом руководству.
Спустя много месяцев после увольнения этого бухгалтера менеджеры обнаруживают, что компания не подавала отчеты по социальному страхованию, или ее лишили статуса плательщика НДС.
Последствия для бизнеса могут быть как незначительными в виде административного штрафа, так и катастрофическими: в бюджет придется вернуть огромную сумму безосновательно использованного налогового кредита.
Неуплата налогов. Простой пример: компания обнаружила, что должна бюджету существенную сумму налога на репатриацию. Среди операций компании был экспорт услуг, однако ни бухгалтер, ни руководитель не знали, что некоторые операции облагаются по-другому.
Компания своевременно платила все «обычные» налоги, но случайно обнаружила, что нужно было платить еще один.
Отсутствие всех необходимых первичных документов. Еще один пример из практики: компания отпускала клиентам товар на условиях отсрочки платежа. При этом не все клиенты возвращали экземпляр расходной накладной с их подписью и печатью.
Специально заниматься сбором документов никто не хотел. Когда один из клиентов не рассчитался за товар, компания обратилась с иском в суд, однако без подтверждающих документов его не приняли к рассмотрению, и компания понесла убытки.
Можно ли избежать рисков финансового планирования и учета?
Чтобы минимизировать риски, вам понадобятся:
– квалифицированный персонал или надежный партнер по аутсорсингу финансового учета
– полноценно работающая система внутреннего контроля и внутреннего аудита
– современное программное обеспечение, настроенное и адаптированное под потребности и особенности вашего бизнеса
– системно организованные бизнес-процессы финансового учета
– правильный процесс передачи дел в случае смены ключевых сотрудников
– регулярное прохождение аудиторских проверок
Как поступать с рисками, которых не удастся избежать? Их нельзя полностью свести к нулю, пока работу выполняют люди, а не программы. Но если осуществить все необходимые шаги по минимизации и риск-менеджменту, проблем у вас не будет.
Когда надо внедрять ПО для финансового учета?
ПО для ведения финансового учета необходимо всем компаниям, работающим по общей системе налогообложения.
Финансовый учет при такой системе будет достаточно сложным и многомерным даже у небольших компаний с простыми видами деятельности.
Для компаний, работающих по упрощенной системе налогообложения, большая часть финансовой информации для расчета налогов не требуется, но она может быть полезной самим предпринимателям.
ПО для финансового учета может понадобиться:
– для начисления зарплаты и налогов по зарплате
– для количественного и финансового учета запасов товарно-материальных ценностей и их движения
– для упорядочивания расчетов с поставщиками и покупателями
В каких ситуациях стоит аутсорсить управление финансовыми рисками и финучет?
Переход на аутсорсинг учетных процедур зависит от особенностей деятельности компании.
Специализированные компании по ведению учета дают малому и среднему бизнесу возможность получать услуги более квалифицированных специалистов по сравнению с теми, которых они могли бы нанять в штат за те же деньги.
Некоторые компании выбирают комбинированный вариант: часть задач отдают на аутсорсинг, а часть — штатным специалистам.
Какую бы модель работы с финансовым учетом и риск-менеджментом вы не выбрали, не забудьте:
Обеспечить оформление, сбор и передачу всех первичных документов для учета аутсорсинговой компании
Помните, что бухгалтеры на аутсорсинге составляют отчетность исключительно на основе тех документов, которые вы им передали.
Если какие-то документы не оформлены или затерялись, отчетность получится неполной, и аутсорсинговая компания не будет за это отвечать.
Заключите договор с аутсорсинговой компанией
Наиболее серьезные бухгалтерские фирмы берут на себя полную ответственность за результаты учета, то есть обязанность компенсировать любые убытки, вызванные ошибками в учете по их вине.
Например, если по итогам налоговой проверки компании-клиенту был выставлен штраф, компания-аутсорсер обязуется его компенсировать.
Как правильно масштабировать инструменты финансового учета по мере роста компании?
При выборе программного обеспечения для финансового учета спрогнозируйте темпы развития компании на ближайшие 3-5 лет. В таком случае можно будет сразу выбрать учетную систему, которая будет «расти вместе с компанией».
Удобно пользоваться модульными вариантами, где отдельные элементы системы можно добавлять по необходимости. Например, при выходе компании на международный рынок можно добавить модуль «Внешнеэкономическая деятельность».
По мере развития компании периодически проводите аудит компьютерной системы.
Это поможет определить:
– все ли процессы работают качественно и полноценно
– отвечает ли система требованиям законодательства
– обладает ли она достаточным резервным ресурсом для развития компании
Не ждите момента, когда компания «упрется» в ограничения своей учетной системы, продумайте переход на новое ПО заранее.
Учтите, что выбор оптимальной программы, ее покупка, внедрение, тестирование и адаптация занимают много времени и финансовых ресурсов. Уделите внимание данным, которые без потерь предстоит перенести из старой системы в новую.
