Молодому менеджеру делегировать непросто. Для него это равносильно потере контроля — немыслимая опасность.
Руководитель проекта берет все больше задач, днями и ночами сидит на работе, пытается все успеть и при этом контролировать подчиненных. И перестает справляться.
Перевели материал французского портала Manager Go о том, почему неумение передавать работу другим мешает и бизнесу, и управляющему.
В чем смысл делегирования обязанностей?
Передавать часть работы сотрудникам непросто. Но попробовать стоит, ведь успешное распределение обязанностей принесет пользу не только вам, но и всей команде.
1. Планирование расписания. На бумаге все дела четко спланированы, встречи организованы.
В реальности все рушится и идет не по плану, ведь каждый день вы тратите кучу времени на решение мелких проблем.
2. Фокус на приоритетах. Как руководитель вы сможете меньше времени тратить на рутину и фокусироваться на главном.
Передача нестратегических задач специалисту, которому вы доверяете, позволит организовать работу вашей команды в правильном направлении.
3. Больше ответственности в команде. Вместе с новыми полномочиями вы передаете сотрудникам новый уровень ответственности.
Им проще оценить свои навыки, почувствовать азарт и увидеть смысл в ежедневной работе. Выигрывают от этого все.
Когда нужно передать часть работы сотрудникам?
Вы понимаете ценность эффективного делегирования, но не знаете, когда перейти от теории к практике? Задайте себе вопросы:
- если я передам эту работу другому, освободится ли у меня время для более важных дел?
- достаточно ли компетентен сотрудник, которому я хочу передать эту задачу?
- cможет ли он по-другому посмотреть на нее и предложить новые варианты решения?
- сможет ли сотрудник развить и углубить познания и навыки благодаря новой задаче?
- послужит ли подобное делегирование позитивным примером для всей команды?
- позволит ли пример делегирования проявлять другим сотрудникам больше инициативы?
Если вы ответили «да» хотя бы на один вопрос, пришла пора делегировать.
Чтобы чувствовать себя спокойно, начните с небольших рутинных заданий или с работы, к которой кто-то из ваших сотрудников проявляет живой интерес. Это подготовка презентаций, ревизия электронной почты, покупка канцелярских товаров.
Курсы по теме:
Почему так сложно начать делегировать работу?
У этого страха много причин:
- недоверие к коллегам
- переживания руководителя, что его сочтут недостаточно компетентным, раз он не успевает делать всю работу
- беспокойство, что тот, кому работа будет передана, со временем займет его место
- чувство вины, что кому-то придется выполнять эти задачи
- потребность все контролировать
- уязвленная гордость
Сотрудник не справится, плохо выполнит работу или не выполнит вообще? Опасения понятны, ведь в итоге за качество сделанного отвечаете вы.
Некоторые менеджеры думают, что выполняя всю работу самостоятельно, они докажут, что по праву занимают свое место. Тут и до профессионального выгорания недалеко.
Подумайте вот о чем. Чтобы быть компетентным руководителем, вы должны решать две основные задачи:
- своевременное выполнение работы
- развитие и обучение ваших сотрудников
Без делегирования ни одну из них выполнить не удастся.
Как делегировать? Ключевые моменты
#1. Передавайте работу мотивированному кандидату
То, насколько успешно будет выполнена переданная задача, повлияет на успех всей работы. Попытайтесь объяснить это сотруднику — вы наверняка увидите искренний интерес с его стороны.
Соблюдайте баланс. Не переборщите с позитивом, чтобы не выглядеть циничным и не вызвать обратный эффект.
Не описывайте закупку канцелярских принадлежностей как задачу первостепенной важности для компании — но без бумаги и ручек работа в офисе и правда станет невозможной.
#2. Доверяйте
Секрет успешного разделения обязанностей в коллективе — это вера в способности и ум своих сотрудников. Не демонстрируйте сомнений — доверяйте тому, кому передаете часть своей работы.
#3. Объясните, какого результата ждете
Не нужно рассказывать, как бы вы выполнили задачу от «А» до «Я». Вкратце введите сотрудника в курс дела и объясните, какого результата ждете. Попросите его своими словами рассказать, что ему нужно сделать: сразу станет ясно, понял ли он вас.
#4. Ставьте реальные сроки
Не прессуйте команду жесткими сроками — дайте им реальный дедлайн.
#5. Предоставьте свободу действий
Позвольте сотруднику самому решить, как он будет выполнять поставленную задачу. Пусть проявит креативность и творческий подход. Так он почувствует ваше доверие и будет стараться его оправдать, продуктивность вырастет.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
#6. Предоставьте необходимые ресурсы
Предоставить автономию — не значит бросить сотрудника на произвол судьбы без нужных ресурсов: времени, техники, бюджета. Ваша общая цель — успешно выполненная работа.
#7. Устраивайте регулярные встречи по результатам
В ходе выполнения задачи, особенно длительной, запланируйте несколько встреч. Это позволит вам убедиться, что с проектом все впорядке.
#8. Всегда оставайтесь на связи
Делегировать — не значит умыть руки и делать вид, что задача вас не касается. Будьте открытыми во время выполнения сотрудником новой для него задачи.
Хотите получать дайджест статей?
