Валерия Яковенко — PR-директор маркетингового агентства POPEL Agency. У нее 6 лет опыта в ивент-маркетинге. Была PR-директором FEDORIV Hub, участвовала в запуске формата FuckUp Nights. Сейчас работает над проектами агентства, пространством UNDERHUB и креативной платформой CASES, где также организовывает ивенты.
На конференции UNDERCONFERENCE #2: Marketing, Ad, PR Валерия рассказала, как организовывать успешные мероприятия. Записали самое интересное.
Что нужно знать об ивентах
В организации событий есть несколько позиций:
хост — организовывает мероприятие
участник — принимает участие в качестве лектора
гость — посещает ивент для нетворкинга, знаний, вдохновения
Хосты бывают титульными и открытыми.
Титульные выстраивают программу на тех, кто работает в компании. Например, BRANDFATHER или «Некактус». Организаторы — агентства Fedoriv и Banda, и в мероприятии принимают участие специалисты этих агентств.
Открытые хосты приглашают выступать специалистов других компаний. Например, CASES или KRUPA от Projector.
Все мероприятия можно разделить на массовые, нишевые и образовательные.
Массовые заточены на широкую аудиторию и рассчитаны на несколько тысяч гостей. Это могут быть концерты, фестивали, форумы, конференции. Например, Atlas Weekend или iForum.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Нишевые ивенты рассчитаны на более узкий профиль. Количество участников — от 150 до 3 500. Это конференции, форумы, фестивали, мастер-классы. Например, «Некактус» или KRUPA.
Образовательные ивенты — самый узкий профиль. Это лекции, воркшопы, мастер-классы или мини-конференции, рассчитанные на аудиторию до 150 людей. Например, 2 Hours Design Battle для дизайнеров.
Аудитория нишевых мероприятий делится на три типа: специалисты, клиенты и потенциальные сотрудники. И у всех свои ожидания от ивента.
Специалисты хотят изучить опыт коллег, получить нетворкинг и найти новых клиентов. От докладчиков ожидают услышать детали работы и эффективные практики. По подсчетам POPEL Agency, таких людей на ивентах порядка 25%.
Клиенты ищут подрядчиков, поэтому хотят услышать от докладчиков кейсы со смежных областей. Если увидят в выступающих экспертов, могут договориться с ними о сотрудничестве. Клиентов на мероприятиях обычно около 40%.
Потенциальные сотрудники или студенты приходят на ивенты, чтобы познакомиться со средой. Им интересно узнать, как все устроено, с целью дальнейшего трудоустройства. Таких гостей около 35%.
Как выступления на мероприятиях влияют на имидж компании
Признание экспертности. Если лектор хорошо подготовился и удачно выступил, его начнут хантить организаторы других ивентов. Он будет выступать еще больше и станет экспертом в своей сфере.
Узнаваемость бренда. Если компания участвует как докладчик, на слайдах будет ее логотип. Значит, бренд станет более узнаваемым.
Реклама услуг и команды. Компания может быть на слуху, но многие могут не знать, чем она занимается. Участие в мероприятиях шире раскрывает спектр услуг и помогает привлекать новых клиентов.
Как хосты зарабатывают на мероприятиях
Продажа билетов. Это самый простой способ. Правда, не стоит делать на него ставку. Всегда продумывайте дополнительную монетизацию.
Спонсорство. Бренд может купить место для стенда на ивенте или договориться об упоминании в раздаточных материалах. Спонсорство должно быть релевантным ивенту: если конференция о маркетинге, не включайте рекламу на тему «как получить гражданство на Кипре».
Продажа участия. Спикеры также могут покупать участие в мероприятиях. Но организаторы должны понимать: их контент не всегда адекватный. В CASES, например, осознанно не продают слоты в программе.
Перед тем, как договориться о покупке временного слота в вашей программе, изучите профиль компании или потенциального спикера. Попросите отправить информацию о предстоящем докладе. Это поможет лучше понять экспертность и органически включить лекцию в программу мероприятия.
Как продвигать мероприятия
1. Посадочная страница. У гостей должна быть возможность купить билет именно на вашей странице. Если начнете перебрасывать их на внешние ресурсы и заставите заполнять кучу полей, они могут передумать покупать билет или отложат покупку в «долгий ящик».
2. Социальные сети. Обязательно создайте ивент в Facebook, чтобы гости «отметились». Социальная сеть будет отправлять напоминания о предстоящем событии. Не забывайте рассказывать о нем на своей странице — так у людей будет формироваться заочное представление об ивенте.
3. Telegram-каналы. Это самый эффективный способ продвижения, если сравнивать с Facebook и Instagram. Здесь аудитория подписывается на те тематические каналы, которые ей действительно интересны. Если у вас не развит свой канал, можно купить рекламу в тематических блогах или договориться о сотрудничестве.
4. Email-рассылка. При регистрации на мероприятие не забудьте включить обязательное поле для заполнения — электронная почта. Так вы сможете после ивента отправлять информацию о предстоящих подобных событиях. В качестве лояльности дарите постоянным гостям промокоды на скидку при покупке билетов.
5. Радио. Эффективнее всего работают интервью со спикерами или организаторами. Абстрактную рекламу никто не услышит.
Ключевые ошибки при организации ивентов
#1. Хороший эксперт — не всегда хороший докладчик
Человек может быть крутым специалистом, но плохо выступать перед аудиторией. Даже самая полезная информация, которую скучно расскажут, не будет восприниматься.
#2. Скупиться на рекламу
Все ивенты нуждаются в продвижении. Вкладывайте деньги в рекламу — иначе проделаете кучу работы, которую никто не увидит.
#3. Не проверять календарь мероприятий докладчиков
Есть кейс, когда один спикер за день до ивента бесплатно выступил с такой же лекцией на другой локации. Естественно, билеты на платное мероприятие никто не купил. Поэтому всегда проверяйте календарь докладчиков перед выступлением.
#4. Повторять за другими
Вам кажется, что на соседней локации прошло крутое мероприятие. И вроде все понятно — как его организовали, с какими спикерами и на какие темы. Поэтому вы решаете повторить эту успешную историю.
Это большая ошибка. Ничего хорошего не получится — вы же не знаете всех деталей: сколько денег на рекламу потратили, какая у них была команда и экспертность.
#5. Не закладывать риски
Как бы классно вы все не просчитали, будут появляться мелочи, на которые нужны дополнительные деньги. Изначально учитывайте это.
Наиболее распространенный риск — завышенные ожидания по части продажи билетов. Чтобы зал был на 100% заполнен, часто нужно продать на 10-15% больше.
Арендованное оборудование может сломаться, и придётся проститься с гарантийным платежом, который вы оставляли арендодателю. А спикер может попросту не прийти — такое тоже бывало.
Поэтому всегда будьте морально готовы к тому, что что-то пойдёт не так.
Хотите получать дайджест статей?
