Философия 5S: порядок
на работе по-японски

Японцы — гении порядка и продуктивности.

Одна из главных японских систем менеджмента, которая ложится на любые процессы в любых индустриях, — 5S. Разберемся, в чем ее суть.

 

Япония была в числе стран, проигравших во Второй мировой войне, и после 1945 года ей пришлось выравнивать пострадавшую экономику в условиях дефицита ресурсов. Среди прочего в этом помогла система 5S.

Ее вдохновители — «отец японской промышленной революции», основатель Toyota Motor Киитиро Тоёда и начальник цеха Toyota Тайити Оно.

Есть мнение, что их подход копирует метод CANDO Генри Форда. Но, скорее всего, это тот самый случай, когда дело не в плагиате, а в одинаковых правильных взглядах.

Система 5S состоит из пяти элементов:

 

 

Принципы 5S стали частью производственной системы Toyota — с главным фокусом на работу без потерь и синхронизацию процессов.

Она легла в основу легендарного «бережливого подхода», или lean-практики. Сейчас применяется в производстве, программной разработке, архитектуре и других отраслях.

Поначалу правила 5S существовали в Японии в формате комиксов и инструкций для рабочих. Потом их систематизировали и перевели на английский. В начале 1980-х система стала быстро распространяться по миру.

Сегодня 5S применяется даже для организации порядка дома.

По этим принципам Мари Кондо написала бестселлер на тему уборки, стала звездой Netflix и в начале 2019 года получила $40 млн на развитие своих проектов.

 

Детально о каждом шаге 5S

#1. Сэири, «сортировка»

Цель этого этапа — разгрести завалы и разобраться, что не используется в рабочих процессах на этом конкретном месте.

Соберите команду и обсудите, какие инструменты, документы или подходы устарели, непригодны или просто не нужны в работе. Кросс-функциональной команде справиться легче — у тех, кто не работает с инструментами напрямую, взгляд критичнее. Спросите:

 

 

Разделите инструменты на две группы — те, что используются часто, и те, что используются время от времени.

То, что используется редко, нужно маркировать красной биркой и расписать, что это за предмет, сколько он стоит и почему отмечен. А потом отправить «на карантин». Потом предметы с красными бирками нужно пересмотреть и отдать другим отделам, вернуть, разобрать на детали, продать или выбросить.

Если вещь все-таки нужна, поместите ее подальше — так, чтобы ее можно было найти, но при этом она не мешала работе с другими, более «частотными».

#2. Сэитон, «соблюдение порядка»

Задача этого этапа — рациональное расположение. Нужно организовать «частотные» инструменты так, чтобы они находились в визуальном доступе. Наклеивайте на них цветные ярлычки, чтобы объекты можно было быстро обнаружить взглядом.

Сфотографируйте инструменты и повесьте фото на информационном стенде — чтобы сотрудники понимали, что у них есть.

Всегда размещайте вещи в таком месте, откуда их можно будет достать за 30-60 секунд. Чтобы понять, где именно должны быть эти точки, нужно понимать траектории движения сотрудников. Никто не должен делать лишних движений.

Расположите тяжелые предметы внизу — чтобы взять и вернуть на место без проблем. Группируйте инструменты по функциям. Если можно заменить несколько инструментов одним, сделайте это.

В цехах и других местах производства полезно использовать визуальные разделители и маркировку. Ими можно выделить:

 

 

#3. Сэисо, «содержание в чистоте»

Чистоту важно поддерживать. В конце рабочего дня или смены каждый убирает за собой — обычно на это уходит около пяти минут. Все инструменты должны быть чистыми настолько, чтобы новая смена могла сразу начать работать.

Если этого не сделать, возникнут проблемы — на незамеченной воде на полу могут поскользнуться, а пыльный принтер быстрее выйдет из строя. Не говоря уже о приборах с перегоревшими лампочками или ослабленными болтами. Чтобы все заметить, нужно хорошее освещение.

 

 

Если проблема не решается за пять минут (например, замечена серьезная поломка), и сотрудник не может исправить все сам — он должен об этом сообщить. В идеале — прикрепить на объект карточку с описанием проблем и решениями.

#4. Сэикэцу, «стандартизация»

Стандартизируйте процессы по поддержанию чистоты — пропишите четкие нормы, которые будут соблюдать все сотрудники.

Первые три шага нужно выполнять стабильно, не то возникнет «рецидив», и все скатится в привычный хаос. Накопятся ненужные предметы, сотрудники будут допускать много ошибок и работать медленнее.

У каждого процесса должны быть ответственные, и именно они должны отслеживать выполнение шагов по 5S.

Чтобы правила запоминались, развесьте на стенах плакаты с примерами правильных и неправильных действий. Каждый сотрудник должен получить инструкцию — понимать свою роль и знать, как поддерживать общую чистоту.

Некоторым сотрудникам будет некогда вернуть рабочий предмет или непросто это сделать. Неудобств должно быть как можно меньше. Сделайте инструменты подвесными (на кронштейнах), встроенными (там, где их используют) и унифицированными (один крепеж под все).

Можно разработать бумажные или цифровые чек-листы. Они помогут ничего не упустить из первых трех пунктов.

#5. Сицукэ, «самодисциплина»

Все сотрудники должны четко понимать, что несут личную ответственность за порядок. Одна из их обязанностей — сообщать, если видят, что процесс неэффективный, становится причиной хаоса и рушит систему.

Раз в неделю или месяц нужно проводить аудит и выявлять сбои. Но лучше реагировать на проблемы сразу. Для этого тоже нужно время, которое есть не всегда. Но сотрудники должны понимать, что если закрыть на это глаза, на поддержание порядка в итоге потратят еще больше времени.

Важно постоянно рассказывать, как поддерживать чистоту, и поощрять тех, кто соблюдает нормы. Философию 5S можно пропагандировать понятными плакатами, лозунгами, делать рассылки и удобные карты, выпускать карманные справочники.

 

Что дает система 5S

Суть 5S в том, чтобы избавиться от старого мусора, не копить новый и не тратить на работу больше времени, чем необходимо.

Компании, которые уже внедрили метод 5S, говорят, что он помогает: