Что, если вести финучет только для налоговой, а личные финансы и деньги компании держать на одной карте? А еще вносить расходы не сразу, а как будет время?
Александр Соловей и Иван Каунов — основатели сервиса Finmap, который помогает компаниям управлять финансами. В колонке для LABA они рассказали элементарные правила, с которыми вы перестанете терять деньги на пустяках.
1. Не смешивайте личные деньги с деньгами бизнеса
Если вам сложно это делать, потому что бизнес-деньги иногда попадают на вашу персональную карту — заведите отдельную карту. Так вы всегда будете знать, когда и сколько вывели из бизнеса не по плану.
А что, если смешать?
Представьте ситуацию: у бизнеса два владельца, и одному надо срочно купить зимние шины. Налички с собой нет, на карте $50, зато под рукой — касса компании. С мыслью «Завтра верну» Антон взял оттуда деньги и переобул машину.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Уже знаете, что произошло дальше? Замотавшись в операционке и личных делах, Антон забыл об этом случае. В конце месяца с партнером долго искали пропажу денег и чуть не уволили важного сотрудника.
Потратили кучу времени и нервов. Через два дня Антон вспомнил, куда делись деньги, но увы… «осадочек остался».
2. Используйте метод начисления
Единственный способ подсчитать прибыль вашей компании — считать доходы и расходы по факту выполнения работ и получения услуг, а не по факту поступления и списания денег.
А что, если по старинке?
Если не считать начисленные доходы и учитывать только полученные на счет деньги, выходит такая картина: вы постоянно работаете на авансы и не можете посчитать реальную прибыль компании. В какой-то месяц приходит куча доплат за давно выполненные проекты, и вы думаете: «О, прибыли-то сколько». Но каждый месяц зарабатывать столько же по этой схеме не получится — сначала придется накопить долгов.
3. Определите цель финансового учета
Поставьте себе конкретную цель или задачу. Например:
- анализировать структуру расходов и оптимизировать ее
- моментально видеть текущее финансовое состояние бизнеса и в любой момент знать, какое количество денег на счетах компании и сколько вам должны
А что, если вести учет только для налоговой? Отчеты сдали, и ладно.
Один очень правильный предприниматель (привет, Антон!) вел учет 12 месяцев. Не особо понимал зачем, но раз так правильно — делал, чтобы учет просто был. Позже Антон решил увеличить рентабельность бизнеса и обратился к консультанту.
На предложение «Давай сначала посмотрим сегодняшнюю рентабельность по направлениям» ответить было нечем. Ее не считали и даже не собирались. Пришлось потратить месяц, чтобы перенести данные за весь год и увидеть картину рентабельности по направлениям.
4. Установите правила и стандарты учета
Существуют стандарты учета финансов. Но также есть вещи, которые вы должны установить как дополнительные правила внутри компании. Например:
- во всех транзакциях отмечать проекты, чтобы видеть рентабельность по каждому отдельно
- отмечать все продажи со скидкой
Как это облегчит жизнь?
Компания занимается дизайном квартир. 80% транзакций — поступления за выполненную работу и начисление дохода по контрактам. Остальное — зарплаты, аренда и другие расходы.
То есть большая часть транзакций (80%) очень похожи. Ребята дали задачу бухгалтеру: «Придет оплата — обязательно отмечай район города и стиль ремонта». Теперь при каждом поступлении автоматически собирается необходимая аналитика.
5. Выберите подходящий инструмент
Все еще тратите кучу времени, чтобы создать велосипед в Excel-таблицах? Лучше подберите готовый инструмент для аналитики.
Как выбрать?
Компания занимается арендой помещений. Главная задача — видеть рентабельность по каждой квартире. Попробовали один сервис, но оказалось, что нет удобной разбивки по проектам. Взяли другой — выяснили, что нельзя отдельно вносить распределение дивидендов. Подходящий сервис до сих пор не нашли.
Вывод: сначала определите, какие параметры будете учитывать, а уже потом подбирайте сервис. Еще мы заметили, что часто это способ прокрастинации. Спрашиваем клиента: «Что вы должны увидеть в сервисе, чтобы понять, что он вам подходит?» Ответ: «Вы знаете, я еще не думал об этом». А надо было бы.
6. Делегируйте рутину
Чтобы не тратить уйму времени на рутинное внесение данных, распределите эти задачи между сотрудниками. Пусть каждый вносит то, что потратил и получил. Или закрепите эту задачу за финансовым менеджером.
А что, если время от времени самому вести учет?
Детская школа искусств. Руководитель не очень любил всю эту рутинную работу, поэтому вносил данные раз в неделю: просто переносил с блокнота и листиков. Иногда бумажки терялись, расходы переходили в категорию «Другое», а руководитель тратил по 3–4 часа каждую пятницу, чтобы во всем разобраться.
Когда категория «Другое» набрала 25%, и анализ издержек невозможно было провести, он начал заполнять данные регулярно. Как только произошла транзакция, сразу ее вносил. Через две недели привык: тратил несколько минут, и данные перестали теряться. А через месяц дал доступ к системе сотрудникам, и каждый сам учитывал свои операции.
7. Планируйте движение денег
Составьте платежный календарь, в котором будете учитывать плановые поступления и списания денег. Он поможет отследить кассовый разрыв и вовремя его предотвратить.
А что, если не следить?
Компания по разработке сайтов набрала заказов и авансов на три месяца вперед. Решила, что денег хватит с лихвой, и накупила новеньких макбуков. Спустя три месяца работы был сдан только один проект, и то с просьбой оплатить работу позже. Деньги в компании закончились, пришлось продать макбуки по цене б/у и взять короткий кредит. Вот так, не планируя финансовые потоки, можно на ровном месте потерять пару тысяч долларов.
8. Контролируйте долги: свои и клиентов
Если вести учет методом начисления, у вас автоматически будет формироваться дебиторская задолженность по клиентам. Так вы будете контролировать все оплаты и не потеряете ни копейки заработанных денег.
Аналогично дебиторке сформируется кредиторка — ваши долги. Контролируйте и эту цифру, чтобы однажды не пришлось отдать всю оборотку и влезть в новые долги для закрытия старых. Мы рекомендуем, чтобы кредиторка не превышала дебиторку. Тогда компания будет сбалансированной с точки зрения долгов.
А что, если не контролировать? И так все помним.
Строительная лаборатория проверяет качество бетона. Один тест стоит $2. «Ну не будешь же крупным компаниям слать счета по $20–40 каждый день?» — думают владельцы.
Схема была такая: копили задолженность до $500 и отправляли счет. На строительном рынке нет привычки платить вовремя, поэтому долги накапливались с предыдущими. Поскольку весь процесс завязан на бумажках и письмах — часть оплат не приходила. В компании об этом просто забывали, ведь всегда есть работа «поважнее».
После внедрения системы учета, сумма поступлений выросла в 1,5 раза без увеличения количества тестов. То есть компания теряла треть денег только из-за отсутствия контроля долгов.
9. Считайте прибыль правильно и не вынимайте слишком много из бизнеса
Вы уже можете посчитать прибыль своего бизнеса с помощью метода начисления. Но не забывайте вносить амортизацию, проценты по кредитам и другие неочевидные расходы.
После этого не спешите вынимать всю прибыль в виде дивидендов. Мы рекомендуем оставлять в обороте сумму постоянных расходов компании на 2–3 месяца. Кроме этого, желательно оставлять часть денег в резервный фонд на случай проблем и в фонд развития, если хотите ускоренно развивать ваш бизнес.
А что, если выводить все под ноль?
Владелец правильно посчитал прибыль компании. Вывел все под ноль и улетел на Бали на два месяца. Через две недели получил нерадостный звонок от управляющего: «Денег на зарплаты нет, ближайшая оплата за выполненный проект будет через три недели».
Друзья, не забывайте оставлять денег на оборотку.
10. Exit strategy
Самое важное правило: ведите учет так, будто собираетесь завтра продавать свою компанию.
Инвестор, банк или потенциальный покупатель вашего бизнеса — любой человек, которому вы завтра захотите презентовать всю финансовую аналитику, должен разобраться во всем быстро и самостоятельно.
11. Регулярно ведите учет и вносите данные
Ни один учет не будет полным, если вносить данные «Сразу как будет время». Вы должны выработать дисциплину и регулярно вносить данные по факту совершенного действия: продали — внесли, заплатили — внесли и т. д.
12. Проводите регулярный анализ
Минимум раз в месяц составляйте финансовые отчеты и смотрите на текущую ситуацию. Так вы сможете реагировать на «неожиданные» ситуации и вовремя принимать необходимые управленческие решения.
Считайте финансы правильно, — Александр Соловей и Иван Каунов, основатели сервиса для учета финансов бизнеса Finmap.online.
