Как вести финансовый учет компании: 12 важных правил | LABA (ЛАБА)
Для отслеживания статуса заказа — авторизируйтесь
Введите код, который был выслан на почту Введите код с SMS, который был выслан на номер
Код действителен в течение 5 минут Код с sms действителен в течение 5 минут
Вы уверены, что хотите выйти?
Сеанс завершен
На главную

Поиск

Содержание

Дюжина правил, чтобы
не терять деньги на «пустяках»

Эффективные методы оптимизации денежных потоков компании.

photo5d7f4d95b31f9.png

Что, если вести финучет только для налоговой, а личные финансы и деньги компании держать на одной карте? А еще вносить расходы не сразу, а как будет время?

Александр Соловей и Иван Каунов — основатели сервиса Finmap, который помогает компаниям управлять финансами. В колонке для LABA они рассказали элементарные правила, с которыми вы перестанете терять деньги на пустяках.

 

 

 

1. Не смешивайте личные деньги с деньгами бизнеса

Если вам сложно это делать, потому что бизнес-деньги иногда попадают на вашу персональную карту — заведите отдельную карту. Так вы всегда будете знать, когда и сколько вывели из бизнеса не по плану.

А что, если смешать?

Представьте ситуацию: у бизнеса два владельца, и одному надо срочно купить зимние шины. Налички с собой нет, на карте $50, зато под рукой — касса компании. С мыслью «Завтра верну» Антон взял оттуда деньги и переобул машину.

 

иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

 

Уже знаете, что произошло дальше? Замотавшись в операционке и личных делах, Антон забыл об этом случае. В конце месяца с партнером долго искали пропажу денег и чуть не уволили важного сотрудника.

Потратили кучу времени и нервов. Через два дня Антон вспомнил, куда делись деньги, но увы… «осадочек остался».

 

 

 

2. Используйте метод начисления

Единственный способ подсчитать прибыль вашей компании — считать доходы и расходы по факту выполнения работ и получения услуг, а не по факту поступления и списания денег.

А что, если по старинке?

Если не считать начисленные доходы и учитывать только полученные на счет деньги, выходит такая картина: вы постоянно работаете на авансы и не можете посчитать реальную прибыль компании. В какой-то месяц приходит куча доплат за давно выполненные проекты, и вы думаете: «О, прибыли-то сколько». Но каждый месяц зарабатывать столько же по этой схеме не получится — сначала придется накопить долгов.

3. Определите цель финансового учета

Поставьте себе конкретную цель или задачу. Например:

 

иконка 1

- анализировать структуру расходов и оптимизировать ее

моментально видеть текущее финансовое состояние бизнеса и в любой момент знать, какое количество денег на счетах компании и сколько вам должны

 

А что, если вести учет только для налоговой? Отчеты сдали, и ладно.

Один очень правильный предприниматель (привет, Антон!) вел учет 12 месяцев. Не особо понимал зачем, но раз так правильно — делал, чтобы учет просто был. Позже Антон решил увеличить рентабельность бизнеса и обратился к консультанту.

На предложение «Давай сначала посмотрим сегодняшнюю рентабельность по направлениям» ответить было нечем. Ее не считали и даже не собирались. Пришлось потратить месяц, чтобы перенести данные за весь год и увидеть картину рентабельности по направлениям.

 

 

 

4. Установите правила и стандарты учета

Существуют стандарты учета финансов. Но также есть вещи, которые вы должны установить как дополнительные правила внутри компании. Например:

 

иконка 1

- во всех транзакциях отмечать проекты, чтобы видеть рентабельность по каждому отдельно

- отмечать все продажи со скидкой

 

Как это облегчит жизнь?

Компания занимается дизайном квартир. 80% транзакций — поступления за выполненную работу и начисление дохода по контрактам. Остальное — зарплаты, аренда и другие расходы.

То есть большая часть транзакций (80%) очень похожи. Ребята дали задачу бухгалтеру: «Придет оплата — обязательно отмечай район города и стиль ремонта». Теперь при каждом поступлении автоматически собирается необходимая аналитика.

 

 

 

5. Выберите подходящий инструмент

Все еще тратите кучу времени, чтобы создать велосипед в Excel-таблицах? Лучше подберите готовый инструмент для аналитики.

Как выбрать?

Компания занимается арендой помещений. Главная задача — видеть рентабельность по каждой квартире. Попробовали один сервис, но оказалось, что нет удобной разбивки по проектам. Взяли другой — выяснили, что нельзя отдельно вносить распределение дивидендов. Подходящий сервис до сих пор не нашли.

Вывод: сначала определите, какие параметры будете учитывать, а уже потом подбирайте сервис. Еще мы заметили, что часто это способ прокрастинации. Спрашиваем клиента: «Что вы должны увидеть в сервисе, чтобы понять, что он вам подходит?» Ответ: «Вы знаете, я еще не думал об этом». А надо было бы.

 

 

 

6. Делегируйте рутину

Чтобы не тратить уйму времени на рутинное внесение данных, распределите эти задачи между сотрудниками. Пусть каждый вносит то, что потратил и получил. Или закрепите эту задачу за финансовым менеджером.

 0

А что, если время от времени самому вести учет?

Детская школа искусств. Руководитель не очень любил всю эту рутинную работу, поэтому вносил данные раз в неделю: просто переносил с блокнота и листиков. Иногда бумажки терялись, расходы переходили в категорию «Другое», а руководитель тратил по 3–4 часа каждую пятницу, чтобы во всем разобраться.

Когда категория «Другое» набрала 25%, и анализ издержек невозможно было провести, он начал заполнять данные регулярно. Как только произошла транзакция, сразу ее вносил. Через две недели привык: тратил несколько минут, и данные перестали теряться. А через месяц дал доступ к системе сотрудникам, и каждый сам учитывал свои операции.

 

 

 

7. Планируйте движение денег

Составьте платежный календарь, в котором будете учитывать плановые поступления и списания денег. Он поможет отследить кассовый разрыв и вовремя его предотвратить.

А что, если не следить?

Компания по разработке сайтов набрала заказов и авансов на три месяца вперед. Решила, что денег хватит с лихвой, и накупила новеньких макбуков. Спустя три месяца работы был сдан только один проект, и то с просьбой оплатить работу позже. Деньги в компании закончились, пришлось продать макбуки по цене б/у и взять короткий кредит. Вот так, не планируя финансовые потоки, можно на ровном месте потерять пару тысяч долларов.

 

 

 

8. Контролируйте долги: свои и клиентов

Если вести учет методом начисления, у вас автоматически будет формироваться дебиторская задолженность по клиентам. Так вы будете контролировать все оплаты и не потеряете ни копейки заработанных денег.

 1

Аналогично дебиторке сформируется кредиторка — ваши долги. Контролируйте и эту цифру, чтобы однажды не пришлось отдать всю оборотку и влезть в новые долги для закрытия старых. Мы рекомендуем, чтобы кредиторка не превышала дебиторку. Тогда компания будет сбалансированной с точки зрения долгов.

А что, если не контролировать? И так все помним.

Строительная лаборатория проверяет качество бетона. Один тест стоит $2. «Ну не будешь же крупным компаниям слать счета по $20–40 каждый день?» — думают владельцы.

Схема была такая: копили задолженность до $500 и отправляли счет. На строительном рынке нет привычки платить вовремя, поэтому долги накапливались с предыдущими. Поскольку весь процесс завязан на бумажках и письмах — часть оплат не приходила. В компании об этом просто забывали, ведь всегда есть работа «поважнее».

После внедрения системы учета, сумма поступлений выросла в 1,5 раза без увеличения количества тестов. То есть компания теряла треть денег только из-за отсутствия контроля долгов.

 

 

 

9. Считайте прибыль правильно и не вынимайте слишком много из бизнеса

Вы уже можете посчитать прибыль своего бизнеса с помощью метода начисления. Но не забывайте вносить амортизацию, проценты по кредитам и другие неочевидные расходы.

После этого не спешите вынимать всю прибыль в виде дивидендов. Мы рекомендуем оставлять в обороте сумму постоянных расходов компании на 2–3 месяца. Кроме этого, желательно оставлять часть денег в резервный фонд на случай проблем и в фонд развития, если хотите ускоренно развивать ваш бизнес.

 2

А что, если выводить все под ноль?

Владелец правильно посчитал прибыль компании. Вывел все под ноль и улетел на Бали на два месяца. Через две недели получил нерадостный звонок от управляющего: «Денег на зарплаты нет, ближайшая оплата за выполненный проект будет через три недели».

Друзья, не забывайте оставлять денег на оборотку.

 

 

 

10. Exit strategy

Самое важное правило: ведите учет так, будто собираетесь завтра продавать свою компанию.

Инвестор, банк или потенциальный покупатель вашего бизнеса — любой человек, которому вы завтра захотите презентовать всю финансовую аналитику, должен разобраться во всем быстро и самостоятельно.

 

 

 

11. Регулярно ведите учет и вносите данные

Ни один учет не будет полным, если вносить данные «Сразу как будет время». Вы должны выработать дисциплину и регулярно вносить данные по факту совершенного действия: продали — внесли, заплатили — внесли и т. д.

 

 

 

12. Проводите регулярный анализ

Минимум раз в месяц составляйте финансовые отчеты и смотрите на текущую ситуацию. Так вы сможете реагировать на «неожиданные» ситуации и вовремя принимать необходимые управленческие решения.

Считайте финансы правильно, — Александр Соловей и Иван Каунов, основатели сервиса для учета финансов бизнеса Finmap.online.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!