cover
Будда и «клещи на завтра»:
как спланировать день,
когда вокруг хаос

Методы продуктивного планирования рабочего дня.

author

В блокноте масса задач на день, но к вечеру вычеркнуть нечего. Конец недели, а команда не реализовала 70% планов. Месяц заканчивается, а вы тонете задачах и обстоятельствах, которые сыплются отовсюду.

Соосновательница консалтинга I+J Инна Макотерская рассказывает, как выстроить системный, но гибкий подход к организации работы — своей и командной. Ей в этом помогают Ниндзя, Будда и миссис Мейзел.

Откуда берется мега-занятость

В Средние века занятость считалась одним из грехов — об этом пишет Елена Резанова в книге «Никогда-нибудь». У этого греха было две ипостаси: лень и безумная беготня, когда «я иду, не зная куда, но, клянусь Богом, я спешу изо всех сил, чтобы туда прийти».

Первая нам не очень интересна. А вот со второй разберемся — чтобы понять, что делает нас настолько занятыми.

В книге «Безумно занят» Тони Крэбб перечисляет факторы, которые уводят в пропасть вечной занятости и хронического неуспевания.

Вот несколько из них:

, иконка 1

Отсутствие контроля. Не контролируем время и большую его часть уделяем запросам извне, а не собственным.

Отсутствие смысла. Тратим время не на то, что имеет для нас значение. Не спрашиваем себя «я это сегодня/сейчас делаю, чтобы (что?)».

Отсутствие правильного фокуса. Не задаемся вопросом, ведут ли действия к цели или уводят от нее.

Отсутствие баланса. Недостаточно вкладываемся в другие сферы жизни — личное развитие, здоровье, карьеру, семью/друзей. Забываем, что реальный успех обеспечивается полнотой каждой из них.

Как понять свои цели

Чтобы действия привели к цели, их нужно определить. Рассмотрим два инструмента, которые используют ведущие консалтинговые компании. Их можно применить к себе и команде.

1. Сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard)

До 1975 года большинство компаний измеряло эффективность только финансовыми показателями. Но скоро стало понятно: чтобы выжить и преуспеть, нужен комплексный инструмент стратегического планирования.

Он должен фокусироваться на:

, иконка 1

- грамотном управлении

- эффективных бизнес-процессах

- капитале компании

- знаниях и квалификациях

- клиентском сервисе

- культуре и инновациях

Дэвид Нортон, директор Norlan Norton Institute, и Роберт Каплан, профессор Harvard Business School, разработали инструмент — Balanced Scorecard (BSC).

Он позволяет оценить компанию по четырем перспективам:

, иконка 1

- финансы

- маркетинг

- бизнес-процессы

- инновации и знания

Для каждой из них определите цели, метрики успеха, задачи и действия.

Как применять BSC. Определите цели по каждой перспективе BSC на квартал или полгода. Установите четкие метрики успеха — обозначьте, как вы поймете, что достигли успеха. Когда поставите цели, сформируйте проекты и процессы под них. Затем разложите их на конкретные действия с таймингом.

2. Три горизонта

Этот инструмент работы с целями разработала консалтинговая компания McKinsey. Он помогает расставлять приоритеты.

Каждая компания должна реализовывать проекты (инновации) одновременно в трех горизонтах:

, иконка 1

Поддержание огня. Работа над улучшением бизнес-модели, продукта и навыков.

Создание новых направлений. Реакция на новые возможности, расширение бизнес-модели, навыков для развития работы с клиентами, рынками и целями.

Взгляд в будущее. Разработка новых возможностей и навыков, которые дадут преимущество, помогут противостоять изменениям и реализовать новые подходы.

Постоянно работайте над всеми горизонтами. Организовывайте рабочую неделю так, чтобы в ней учитывались три горизонта.

Как применять: у вас уже есть цели и проекты, сформулированные с помощью BSC. Разделите их по горизонтам и поймите, какой проект на какой горизонт работает. Используйте выводы, чтобы спланировать рабочий день, неделю, и правильно выстроить приоритеты.

Как организовать день, когда вокруг хаос

В книге «От хорошего к великому» Джим Коллинз говорит: «Если у вас больше трех приоритетов, у вас нет приоритетов». Планируя рабочий день, не забывайте об этом правиле.

, иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Часто в командах основное время уходит на задачи первого горизонта или незапланированные. Но со вторым и третьим горизонтом также нужно работать. 

Ниже — подход к построению рабочего дня. Это моя адаптация метода Дэвида Аллена из его книги «Как привести дела в порядок». Для начала разберемся с плохими и хорошими «сущностями», которые возникают за день:

1. Клещи

Задачи и коммуникация, которые появляются внезапно и отвлекают от приоритетов.

Цель: увести от стратегических задач и «завалить» день.

Генератор: другие люди, прокрастинация.

Каналы: почта, мессенджеры, соцсети, встречи и телефон.

2. Ниндзя

Быстро разбирается с клещами, расчищает время и запускает взаимосвязанные процессы.

Цель: запустить все рабочие процессы, заложить время на работу со стратегическими задачами, сыграть на опережение.

Цикл жизни: утро, обед, конец рабочего дня.

3. Будда

Работает над стратегическими задачами второго и третьего горизонтов.

Цель: каждый день хоть немного, но поработать над стратегическими задачами.

Время работы: первая половина дня*.

4. Миссис Мэйзл

Работает над задачами первого горизонта и вчерашними клещами. Динамична, оптимистична и сговорчива.

Цель: удержать динамику текущих дел, выстроить отношения.

Время работы: вторая половина дня*.

*Можно экспериментировать со временем Будды и миссис Мэйзл, менять их местами.

Структура продуктивного дня

Начинаем день с утреннего Ниндзя. Отвечаем на накопившиеся вопросы, запускаем процессы других сотрудников, ставим задачи. Это нужно, чтобы освободить 2-3 часа на стратегические задачи. Максимальный срок активности Ниндзя утром — 45 минут.

Затем запускаем Будду. Несколько часов подряд работаем над задачами второго и третьего горизонтов. Не смотрим в почту, мессенджеры, отключаем уведомления, не болтаем с коллегами. Поставьте в календаре статус «работа над стратегическими задачами» или «время тишины».

Синхронизируйтесь с командой. Идеально, если она поддерживает такой подход.

Методы продуктивного планирования рабочего дня. 0

Перед обедом запускаем режим дневного Ниндзя. Он освобождает время и гарантирует спокойствие на вторую половину дня, запускает взаимосвязанные процессы. Время его работы — до 20 минут. Если находите задачи, занимающие больше 5 минут, бросайте их в папку «клещи завтрашнего дня». Предупредите других, что вы выполните их завтра.

После обеда работает Миссис Мэйзл. Ходит на встречи, разбирается с клещами предыдущего дня, выстраивает отношения с коллегами и партнерами.

Перед уходом с работы на 10-15 минут запустите вечернего Ниндзя. Он расчистит накопившиеся короткие запросы, обеспечит спокойный вечер и завтрашнее утро.

Я советую фиксировать в блокноте идеи, которые приходят в голову за день. Вернитесь к ним в конце недели и переместите в проекты первого, второго или третьего горизонтов. Возможно, это очередные клещи, и от них нужно избавиться.

Главное правило — каждый день спрашивайте себя: «Что я и моя команда сегодня сделали для проектов второго и третьего уровня?». Если ответа нет или он не убедительный, пора перестраиваться.

Последние материалы
Ближайшие курсы
image Коммерческий директор
о прибыли и росте
image HR-директор
стратегическая роль
image Total Rewards
система мотивации сотрудников
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo
Инна Макотерская
Курс
Управление командой
07 октября - 07 ноября
  • архитектура команд
  • распределение ролей
  • нормы коммуникации
  • обучение и коучинг
записаться