В блокноте масса задач на день, но к вечеру вычеркнуть нечего. Конец недели, а команда не реализовала 70% планов. Месяц заканчивается, а вы тонете задачах и обстоятельствах, которые сыплются отовсюду.
Соосновательница консалтинга I+J Инна Макотерская рассказывает, как выстроить системный, но гибкий подход к организации работы — своей и командной. Ей в этом помогают Ниндзя, Будда и миссис Мейзел.
Откуда берется мега-занятость
В Средние века занятость считалась одним из грехов — об этом пишет Елена Резанова в книге «Никогда-нибудь». У этого греха было две ипостаси: лень и безумная беготня, когда «я иду, не зная куда, но, клянусь Богом, я спешу изо всех сил, чтобы туда прийти».
Первая нам не очень интересна. А вот со второй разберемся — чтобы понять, что делает нас настолько занятыми.
В книге «Безумно занят» Тони Крэбб перечисляет факторы, которые уводят в пропасть вечной занятости и хронического неуспевания.
Вот несколько из них:
Отсутствие контроля. Не контролируем время и большую его часть уделяем запросам извне, а не собственным.
Отсутствие смысла. Тратим время не на то, что имеет для нас значение. Не спрашиваем себя «я это сегодня/сейчас делаю, чтобы (что?)».
Отсутствие правильного фокуса. Не задаемся вопросом, ведут ли действия к цели или уводят от нее.
Отсутствие баланса. Недостаточно вкладываемся в другие сферы жизни — личное развитие, здоровье, карьеру, семью/друзей. Забываем, что реальный успех обеспечивается полнотой каждой из них.
Как понять свои цели
Чтобы действия привели к цели, их нужно определить. Рассмотрим два инструмента, которые используют ведущие консалтинговые компании. Их можно применить к себе и команде.
1. Сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard)
До 1975 года большинство компаний измеряло эффективность только финансовыми показателями. Но скоро стало понятно: чтобы выжить и преуспеть, нужен комплексный инструмент стратегического планирования.
Он должен фокусироваться на:
- грамотном управлении
- эффективных бизнес-процессах
- капитале компании
- знаниях и квалификациях
- клиентском сервисе
- культуре и инновациях
Дэвид Нортон, директор Norlan Norton Institute, и Роберт Каплан, профессор Harvard Business School, разработали инструмент — Balanced Scorecard (BSC).
Он позволяет оценить компанию по четырем перспективам:
- финансы
- маркетинг
- бизнес-процессы
- инновации и знания
Для каждой из них определите цели, метрики успеха, задачи и действия.
Как применять BSC. Определите цели по каждой перспективе BSC на квартал или полгода. Установите четкие метрики успеха — обозначьте, как вы поймете, что достигли успеха. Когда поставите цели, сформируйте проекты и процессы под них. Затем разложите их на конкретные действия с таймингом.
2. Три горизонта
Этот инструмент работы с целями разработала консалтинговая компания McKinsey. Он помогает расставлять приоритеты.
Каждая компания должна реализовывать проекты (инновации) одновременно в трех горизонтах:
Поддержание огня. Работа над улучшением бизнес-модели, продукта и навыков.
Создание новых направлений. Реакция на новые возможности, расширение бизнес-модели, навыков для развития работы с клиентами, рынками и целями.
Взгляд в будущее. Разработка новых возможностей и навыков, которые дадут преимущество, помогут противостоять изменениям и реализовать новые подходы.
Постоянно работайте над всеми горизонтами. Организовывайте рабочую неделю так, чтобы в ней учитывались три горизонта.
Как применять: у вас уже есть цели и проекты, сформулированные с помощью BSC. Разделите их по горизонтам и поймите, какой проект на какой горизонт работает. Используйте выводы, чтобы спланировать рабочий день, неделю, и правильно выстроить приоритеты.
Как организовать день, когда вокруг хаос
В книге «От хорошего к великому» Джим Коллинз говорит: «Если у вас больше трех приоритетов, у вас нет приоритетов». Планируя рабочий день, не забывайте об этом правиле.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Часто в командах основное время уходит на задачи первого горизонта или незапланированные. Но со вторым и третьим горизонтом также нужно работать.
Ниже — подход к построению рабочего дня. Это моя адаптация метода Дэвида Аллена из его книги «Как привести дела в порядок». Для начала разберемся с плохими и хорошими «сущностями», которые возникают за день:
1. Клещи
Задачи и коммуникация, которые появляются внезапно и отвлекают от приоритетов.
Цель: увести от стратегических задач и «завалить» день.
Генератор: другие люди, прокрастинация.
Каналы: почта, мессенджеры, соцсети, встречи и телефон.
2. Ниндзя
Быстро разбирается с клещами, расчищает время и запускает взаимосвязанные процессы.
Цель: запустить все рабочие процессы, заложить время на работу со стратегическими задачами, сыграть на опережение.
Цикл жизни: утро, обед, конец рабочего дня.
3. Будда
Работает над стратегическими задачами второго и третьего горизонтов.
Цель: каждый день хоть немного, но поработать над стратегическими задачами.
Время работы: первая половина дня*.
4. Миссис Мэйзл
Работает над задачами первого горизонта и вчерашними клещами. Динамична, оптимистична и сговорчива.
Цель: удержать динамику текущих дел, выстроить отношения.
Время работы: вторая половина дня*.
*Можно экспериментировать со временем Будды и миссис Мэйзл, менять их местами.
Структура продуктивного дня
Начинаем день с утреннего Ниндзя. Отвечаем на накопившиеся вопросы, запускаем процессы других сотрудников, ставим задачи. Это нужно, чтобы освободить 2-3 часа на стратегические задачи. Максимальный срок активности Ниндзя утром — 45 минут.
Затем запускаем Будду. Несколько часов подряд работаем над задачами второго и третьего горизонтов. Не смотрим в почту, мессенджеры, отключаем уведомления, не болтаем с коллегами. Поставьте в календаре статус «работа над стратегическими задачами» или «время тишины».
Синхронизируйтесь с командой. Идеально, если она поддерживает такой подход.
Перед обедом запускаем режим дневного Ниндзя. Он освобождает время и гарантирует спокойствие на вторую половину дня, запускает взаимосвязанные процессы. Время его работы — до 20 минут. Если находите задачи, занимающие больше 5 минут, бросайте их в папку «клещи завтрашнего дня». Предупредите других, что вы выполните их завтра.
После обеда работает Миссис Мэйзл. Ходит на встречи, разбирается с клещами предыдущего дня, выстраивает отношения с коллегами и партнерами.
Перед уходом с работы на 10-15 минут запустите вечернего Ниндзя. Он расчистит накопившиеся короткие запросы, обеспечит спокойный вечер и завтрашнее утро.
Главное правило — каждый день спрашивайте себя: «Что я и моя команда сегодня сделали для проектов второго и третьего уровня?». Если ответа нет или он не убедительный, пора перестраиваться.
Хотите получать дайджест статей?
