Kick-off митинг — это стартовая встреча перед началом проекта. Такие собрания помогают познакомить участников команды, обозначить цели и сделать сотрудничество прозрачным. Конечно, при условии, что встреча проведена правильно.
Перевели советы французского портала Manager GO о том, как организовать kick-off митинг.
Для чего нужна стартовая встреча
- Познакомить участников проекта и оценить расстановку сил в команде
- Обсудить основные вопросы по проекту
- Убедиться, что все понимают цели проекта и свою роль
- Послужить дополнительным источником мотивации и вдохновения перед запуском
- Установить правила работы
Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.
Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.
#1. Знакомство
Представьтесь и попросите участников сделать то же. Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании. Роль каждого в проекте уточнят позже.
#2. Повестка встречи
Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.
#3. Суть проекта и цели команды
Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу.
Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.
#4. Описание этапов проекта
Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.
Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.
#5. Роль и ответственность каждого
Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.
Обязательно составьте список с контактами каждого участника. Уточните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты. Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке.
#6. Мониторинг проекта
Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.
Такой отчет может содержать такие элементы:
- статус выполнения проекта в %
- соблюдение графика работы (например, с помощью цветов: зеленый — ОК, оранжевый — есть вопросы для обсуждения, красный — дедлайн нарушен, необходимо пересмотреть порядок работы над проектом)
- статус соблюдения бюджета (те же три цвета)
- состояние удовлетворения в команде (аналогично)
- краткое изложение того, что было сделано, результат работы
- вопросы, ожидающие решения
- риски — что, по мнению специалиста, может пойти не так
Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
#7. Оценка результатов работы
На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?
#8. Планирование следующих встреч
Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.
Евгений Камашев,
директор по проектам Метинвест Диджитал
На стартовой встрече также обсудите:
- Заказчика/Спонсора: для кого команда делает проект. Если у заказчика есть своя команда — кто и какие решения будет принимать.
- Подрядчиков: привлекаете ли вы на проект внешние компании, как будете взаимодействовать и кто за это отвечает.
Используйте интерактив:
- Короткие видео или презентация о проекте и команде. Но не на 100 слайдов мелким кеглем — она должна легко читаться и запоминаться.
- Флипчарт, чтобы визуализировать мысль, отвечая на вопросы. Это вовлекает всю команду.
Технологии позволяют собрать всех участников команды, даже если они в разных странах. Чем больше сотрудников будут понимать цели и задачи проекта, тем выше будет их эффективность.
Если не получается собрать всех, пригласите ключевых специалистов — тех, кто будет возглавлять проектные группы. От каждой функции (маркетинг, IТ, финансы) должен быть минимум один представитель.
Можно провести несколько стартовых встреч: внутреннюю и совместно с Заказчиком. Оптимально встреча должна длиться час. Если дольше — теряется фокус внимания.
Хотите получать дайджест статей?
