Kick-off мітинг — це стартова зустріч перед початком проєкту. Такі збори допомагають познайомити учасників команди, окреслити цілі та зробити співпрацю прозорою. Звісно, за умови, що зустріч проведена правильно.
Переклали поради французького порталу Manager GO про те, як організувати kick-off мітинг.
Для чого потрібна стартова зустріч
- Познайомити учасників проєкту та оцінити розстановку сил у команді
- Обговорити основні питання щодо проєкту
- Переконатися, що всі розуміють цілі проєкту та свою роль
- Послужити додатковим джерелом мотивації та натхнення перед запуском
- Встановити правила роботи
Як і будь-яку іншу зустріч, kick-off мітинг потрібно ретельно продумати та спланувати. Складіть план зустрічі та розішліть запрошеним, щоб вони підготували запитання та пропозиції.
Простота та ефективність — ось ключові характеристики таких зборів. Їхня мета полягає не в тому, щоби вивалити на учасників потік інформації, цифр та даних про проєкт. А навпаки, полегшити розуміння робочих процесів.
#1. Знайомство
Представтеся і попросіть учасників зробити те саме. Це особливо важливо, коли фахівці не знайомі. Що сказати? Базову інформацію: ім'я, прізвище, функція у компанії. Роль кожного у проєкті уточнять пізніше.
#2. Порядок денний зустрічі
Іноді цим кроком нехтують, вважаючи його зайвою церемонією. Насправді всім буде простіше, якщо ви з самого початку визначите, в якому порядку обговорюватимете проєкт, коли ставити запитання тощо. Зустрічі такого типу — це не монолог. Потрібно, щоби брала участь вся команда.
#3. Суть проєкту та цілі команди
Обов'язково дайте відповідь на запитання: «Які проблеми розв'язує проєкт?» Команді важливо розуміти, чому вони робитимуть ту чи іншу роботу.
Не забувайте, що на зустрічі зібралися фахівці з різних сфер. Вкажіть спільні цілі та, якщо це можливо, уточніть їх за сферами для кожної групи працівників. Опишіть, на який результат чекаєте.
#4. Опис етапів проєкту
Розбийте проєкт на етапи, уточнюючи результат кожного (макет, документація) та термін виконання. Так ви переконаєтесь, що нічого не пропустили. Деякі процеси можуть виконуватись паралельно. Так ви уникнете ситуації, коли працівник чекав закінчення попереднього процесу і не приступав до роботи, втративши багато часу.
Якщо для керування проєктами ви використовуєте спеціальну програму (Trello, Redmine, Jira), попередьте про це на початку.
#5. Роль та відповідальність кожного
Одна з головних цілей стартової зустрічі — докладно пояснити, хто чим займається, у які групи об'єднуються працівники і як працюють один з одним. Наприклад, два дизайнери та один менеджер, який потім відправляє макет на затвердження аналітикові та керівникові проєкту.
Обов'язково складіть список контактів кожного учасника. Уточніть, як комунікуватимете. Часто керівники проєкту не заперечують проти комунікації у Facebook через особисті облікові записи. Деяким важливо мати постійний доступ до листування.
#6. Моніторинг проєкту
Автори Manager GO радять проводити регулярне інформування про хід проєкту раз на тиждень і завжди у письмовій формі.
Такий звіт може містити такі елементи:
- статус виконання проєкту у %
- дотримання графіка роботи (наприклад, за допомогою кольорів: зелений — ОК, помаранчевий — є питання для обговорення, червоний — дедлайн порушено, необхідно переглянути порядок роботи над проєктом)
- статус дотримання бюджету (ті ж три кольори)
- стан задоволення у команді (аналогічно)
- короткий виклад того, що було зроблено, результат роботи
- питання, які очікують на вирішення
- ризики — що, на думку фахівця, може піти не так
Не робіть звіти бюрократизованими. Виберіть лише важливу для проєкту інформацію.
Весь бізнес-контент у зручному форматі. Інтерв'ю, кейси, лайфхаки корп. світу — у нашому телеграм-каналі. Приєднуйтесь!
#7. Оцінка результатів роботи
На стартовій зустрічі визначте, як ви оцінюватимете, чи виконано роботу, і наскільки добре. Працівники мають укластися в строки? У бюджет? Максимально швидко все узгодити всередині команди? Використовувати нові методи чи технології? Здійснити найменшу кількість помилок?
#8. Планування наступних зустрічей
Узгодження графіка наступних зустрічей ще раз нагадає працівникам про дедлайни та обсяг роботи, який вони мають здати вчасно.
Євген Камашев,
директор з проєктів Метінвест Діджитал
На стартовій зустрічі також обговоріть:
- Замовника/Спонсора: кому команда робить проєкт. Якщо замовник має свою команду — хто і які рішення ухвалюватиме.
- Підрядників: чи залучаєте ви на проєкт зовнішні компанії, як будете взаємодіяти і хто за це відповідає.
Використовуйте інтерактив:
- Короткі відео або презентація про проєкт та команду. Але не на 100 слайдів дрібним кеглем — вона має легко читатись та запам'ятовуватися.
- Фліпчарт, аби візуалізувати думку, відповідаючи на запитання. Це залучає всю команду.
Технології дозволяють зібрати всіх учасників команди, навіть якщо вони у різних країнах. Чим більше працівників будуть розуміти цілі та завдання проєкту, тим вищою буде їхня ефективність.
Якщо не вдається зібрати всіх, запросіть ключових фахівців — тих, хто очолюватиме проєктні групи. Від кожної функції (маркетинг, ІТ, фінанси) має бути мінімум один представник.
Можна провести декілька стартових зустрічей: внутрішню та спільну з Замовником. Оптимально зустріч має тривати годину. Якщо довше — втрачається фокус уваги.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
