Как эффективно провести установочную встречу | LABA (ЛАБА)
Журнал
if locale != request.locale

Поиск

Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи

Правила успешного kick-off митинга.

cover.8secrets-6073ebdf1dfb3612564127.jpg

Если вам интересна эта тема, то вам точно понравится наша шпаргалка: "Какие шаблоны поведения команды мешают проекту"

Kick-off митинг — это стартовая встреча перед началом проекта. Такие собрания помогают познакомить участников команды, обозначить цели и сделать сотрудничество прозрачным. Конечно, при условии, что встреча проведена правильно.

Перевели советы французского портала Manager GO о том, как организовать kick-off митинг.

 

Для чего нужна стартовая встреча

  • Познакомить участников проекта и оценить расстановку сил в команде
  • Обсудить основные вопросы по проекту
  • Убедиться, что все понимают цели проекта и свою роль
  • Послужить дополнительным источником мотивации и вдохновения перед запуском
  • Установить правила работы

Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.

Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.

#1. Знакомство

Представьтесь и попросите участников сделать то же. Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании. Роль каждого в проекте уточнят позже.

#2. Повестка встречи

Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.

#3. Суть проекта и цели команды

Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу.

Курсы по теме:

Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.

#4. Описание этапов проекта

Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.

Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.

#5. Роль и ответственность каждого

Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.

Обязательно составьте список с контактами каждого участника. Уточните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты. Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке.

#6. Мониторинг проекта

Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.

Такой отчет может содержать такие элементы:

  • статус выполнения проекта в %
  • соблюдение графика работы (например, с помощью цветов: зеленый — ОК, оранжевый — есть вопросы для обсуждения, красный — дедлайн нарушен, необходимо пересмотреть порядок работы над проектом)
  • статус соблюдения бюджета (те же три цвета)
  • состояние удовлетворения в команде (аналогично)
  • краткое изложение того, что было сделано, результат работы
  • вопросы, ожидающие решения
  • риски — что, по мнению специалиста, может пойти не так

Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.

#7. Оценка результатов работы

На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?

#8. Планирование следующих встреч

Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.

 

 

Евгений Камашев, директор по проектам Метинвест Диджитал

На стартовой встрече также обсудите:

  • Заказчика/Спонсора: для кого команда делает проект. Если у заказчика есть своя команда — кто и какие решения будет принимать.
  • Подрядчиков: привлекаете ли вы на проект внешние компании, как будете взаимодействовать и кто за это отвечает.

Используйте интерактив:

  • Короткие видео или презентация о проекте и команде. Но не на 100 слайдов мелким кеглем — она должна легко читаться и запоминаться.
  • Флипчарт, чтобы визуализировать мысль, отвечая на вопросы. Это вовлекает всю команду.

Технологии позволяют собрать всех участников команды, даже если они в разных странах. Чем больше сотрудников будут понимать цели и задачи проекта, тем выше будет их эффективность.

Если не получается собрать всех, пригласите ключевых специалистов — тех, кто будет возглавлять проектные группы. От каждой функции (маркетинг, IТ, финансы) должен быть минимум один представитель.

Можно провести несколько стартовых встреч: внутреннюю и совместно с Заказчиком. Оптимально встреча должна длиться час. Если дольше — теряется фокус внимания.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!
Курси з теми:
"Проджект-менеджмент 2.0"
Бизнес и управление
Ведет Павел Хариков
16 ноября 23 декабря
Павел Хариков