Бывают периоды, когда все делаешь быстро и качественно. А иногда с трудом открываешь компьютер, смотришь на входящие письма и отвлекаешься. Только думаешь: «Лишь бы не работать».
Эти варианты поведения — реакции мозга на определенные факторы. Они хорошо изучены и описаны. Но если про закон Парето (20% усилий дают 80% результатов) уже все слышали, другие менее известны, но не менее действенны.
Перевели статью французского блога Everlaab о девяти законах эффективности.
«Задача занимает все время, отведенное на нее».
Британский историк и журналист Сирил Нортон Паркинсон, работая в госучреждении, заметил: сотрудник выполняет задание ровно столько времени, сколько ему выделили.
Если на работу, которую можно выполнить за неделю, дали месяц, ее будут делать месяц.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Вывод: чтобы не тратить время впустую, установите сжатые, но разумные сроки. Не допускайте аврала на работе: на выполнение каждой задачи есть определенный минимум времени.
Если таск сложный, разделите объем работы на промежуточные этапы. Затем установите крайний срок для каждого из них. Так дедлайн станет реальным и ощутимым.
«Чем больше ваше рабочее место, тем больше вещей вы разбросаете по нему».
Если у вас много места для документов, вы его активно используете, а в результате не можете ничего найти.
Мы не раз писали про влияние рабочего места на продуктивность. Вот несколько советов:
- убирайте стол в конце каждого рабочего дня
- приобретите все необходимое для порядка на рабочем месте (папки, файлы, скрепки)
- используйте как можно меньше блокнотов и других бумаг — для записей, напоминаний и календаря есть программы и приложения
- уберите со стола вещи, которыми не пользовались больше шести месяцев
- поставьте рядом мусорное ведро
Закон Иллича
«Через некоторое время производительность труда снижается, опускается до нуля, а потом постепенно достигает отрицательных значений».
Иван Иллич, профессор Университета Пенсильвании, сформулировал этот закон еще в 1980 году на простом примере: если за 2 часа вы делаете одну пару обуви, это не значит, что за 8 часов вы произведете четыре. Это будет две, максимум три пары.
Объяснение простое. Во время работы мы тратим много сил и энергии. В результате становимся менее сосредоточены и делаем больше ошибок.
Совет: перестаньте думать, что если вы проснетесь раньше, откажитесь от перерывов и будете работать допоздна, то эффективность вырастет. Чем больше мы работаем, тем больше падает продуктивность.
Делайте регулярные перерывы, а самые важные таски выполняйте в начале дня.
21 совет, как менеджеру экономить свое время.
Закон Карлсона
«Работая над задачей непрерывно, вы потратите меньше времени и сил, чем делая перерывы и начиная ее снова».
Принцип сформулировал шведский экономист Суне Карлсон: если кого-то прерывают во время работы, потом ему нужно 3-5 минут, чтобы сосредоточиться и вернуться к делу — пока его снова не прервут.
Отсюда простой совет: приступив к задаче, сделайте все возможное, чтобы закончить ее за один раз. Для этого избегайте отвлекающих факторов.
«Любое дело всегда длится дольше, чем ожидается, даже если учесть закон Хофштадтера».
Этот принцип сформулировал американский физик Дуглас Хофштадтер. На первый взгляд напоминает шутку: почти невозможно знать заранее, сколько времени займет задача, особенно сложная.
В то же время его часто цитируют в связке с законом Паркинсона («Работа занимает все отпущенное на нее время») и законом Мерфи («Если что-то может пойти не так, то это пойдет не так»).
На любое дело нужно больше времени, чем казалось в начале. Даже если вы понимали, что возникнут «косяки», и подготовились к ним.
Доказательство? Сам Дуглас Хофштадтер, изучавший этот феномен, не раз говорил, что его разработка и описание заняли больше времени, чем планировалось.
«Один час не всегда равен другому часу».
Французский психолог Поль Фрэсс много лет изучал восприятие времени, прежде чем смог научно обосновать этот вывод.
Эйнштейн сформулировал принцип нагляднее: «Представьте, что подносите руку близко к огню — и тогда минута будет похожа на вечность. Проведите час в компании близкого человека — и время пролетит незаметно».
Время относительно. Оно идет быстрее, когда мы делаем то, что нам нравится, и медленнее, когда занимаемся чем-то скучным или раздражающим. Поэтому мы скорее беремся за задачи, которые нам нравятся, и откладываем те, которые не любим.
Так появляются проблемы. Ведь задачи, которые не нравятся, — часть работы, необходимой для достижения целей.
Совет: выполняйте самое сложное и скучное в начале дня. Или делегируйте.
«У каждого человека есть склонность делать прежде всего то, что доставляет ему удовольствие».
Подобно закону Фрэсса, закон Лаборита (по имени французского нейробиолога Анри Лаборита) доказывает, что мы стремимся получить результат как можно скорее. Для этого мозг заставляет нас отдавать предпочтение действиям, которые приносят немедленное удовлетворение.
Опять же: выполняйте самое сложное и скучное в начале дня. Или делегируйте. Воспользуйтесь известной аналогией неприятного дела с лягушкой: каждое утро съедайте по одной «лягушке», вместо того, чтобы откладывать ее на потом.
«Всякое тело продолжает оставаться в состоянии покоя или равномерного движения до тех пор, пока внешние силы не меняют это состояние».
Другими словами: объект в состоянии покоя остается в покое, когда движущийся объект остается в движении. Только внешняя сила может изменить его состояние.
Этот принцип напрямую связан с производительностью. Когда мы откладываем работу, стремимся сохранить состояние покоя. И чем дольше мы откладываем, тем труднее взяться за дело.
Верно и обратное: когда вы двигаетесь, вас трудно остановить. Представьте, что вы выполняете задачу, и тут кто-то отвлекает с вопросами. Создается ощущение, что этот человек тормозит ваш прогресс.
Как перейти от прокрастинации к задаче?
Начните с правила двух минут. В течение двух минут делайте что-то простое, не требующее больших усилий. Так вы выйдете из инертного состояния. Хотите подготовить отчет? Потратьте две минуты, чтобы написать первое предложение. Хотите начать бегать три раза в неделю? Наденьте кроссовки и выйдите из дома.
Главное — начать движение, так проще выполнить следующий шаг.
«У каждого есть биологические ритмы, которые напрямую влияют на продуктивность (погода, еда, время суток)».
В начале ХХ века венский психотерапевт Герман Свобода, берлинский доктор Вильгельм Флисс и преподаватель из Австрии Фридрих Тельчер независимо друг от друга открыли существование физических и эмоциональных ритмом, влияющих на работоспособность человека.
Например, во время еды наше тело потребляет много энергии. Мозг недополучает эту часть для эффективного функционирования. Поэтому после обеда мы чувствуем себя сонными и расслабленными.
Чтобы оставаться эффективными, учитывайте биологические ритмы и адаптируйте график под них.
Избегайте работы над трудными задачами после обеда. Поймите, когда вы чувствуете себя более работоспособным: в первой половине дня или во второй? Если занимаетесь спортом, прислушайтесь к себе: после тренировок вы энергичны или нет? Отнестись внимательно к особенностям своего организма, чтобы выстроить оптимальный график.
Хотите получать дайджест статей?
