Сооснователь и управляющий партнер в агентстве Netpeak Андрей Чумаченко ведет телеграм-канал Sad But True. Делится мыслями о маркетинге, бизнесе, работе в команде.
Публикуем несколько его лайфхаков, как эффективно управлять временем.
Мой рецепт тайм-менеджмента — cut the crap
Удалите и отключите все, чем не пользуетесь. Чтобы больше успевать, не нужно 25 часов в сутках, нужно не тратить время на ненужные вещи.
Если часто переписываетесь по работе, сведите все общение в один мессенджер, никогда не заходите в другие и даже не запускайте их. Если вы не разработчик, используйте только один браузер. Если не пишете часто, не скачивайте кучу приложений для редактирования. И так далее.
В моей работе из «потока» могут выбить несколько основных вещей, которые происходят регулярно: сообщение в мессенджере, письмо на почте, человек, зашедший в кабинет, и звонок телефона.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Так что я свел общение в телеграм, замьютил все чаты, заархивировал ненужные каналы и отключил уведомления — сам решаю, когда есть время ответить.
На почте отписался от всех рассылок, кроме 5-6 самых нужных. С помощью сервиса unroll.me собираю их в дайджест, который приходит раз в неделю в удобное мне время, а не когда их отправляют. Проверяю почту пару раз в день, а не сразу после получения письма.
По телефону просто прошу мне не звонить — почти всегда можно написать или надиктовать голосовое сообщение. А личные встречи принимаю только в календарь (очень удобно с помощью calendly.com) на вторую половину буднего дня.
Как расставлять приоритеты
В любой активно развивающейся компании у сотрудника должно быть больше задач, чем он способен сделать. Плохо, когда наоборот. Тем не менее, условно-бесконечный список дел негативно влияет на человека — демотивирует и загоняет в стресс.
Спокойно обрабатывать входящие задачи (и даже сделать их большую часть) мне позволяют три вопроса:
#1. Насколько срочно?
Чаще всего постановщику задачи нужно максимально быстро получить результат, при этом адекватной причины на такую срочность может не быть. Поэтому первое, в чем нужно убедиться, — реальность дедлайна.
#2. Насколько важно?
Опять же, для постановщика задачи она — самая значимая. Но когда у тебя десятки входящих задач, все не могут быть одинаково важными. Нужно разобраться в деталях: зачем это делать, что это изменит или добавит в бизнес-процессы, каких людей коснется и так далее.
#3. Насколько сложно?
Это субъективная оценка исполнителя задачи — насколько сложно сделать ее выполнить? Можно управиться за 15 минут самостоятельно или нужна работа целого департамента пару месяцев?
Имея ответы на эти три вопроса, задачи легко сортировать по приоритетам.
Сперва я распределяю таски по срочности, сверху — самые срочные. Задачи с одинаковой срочностью сортирую по важности — выше поднимаю более важные. Задачи с одинаковой срочностью и важностью сортирую по сложности — выше поднимаю самые простые.
В первую очередь сделаю быстрые, срочные и важные задачи. Внизу списка окажутся задачи без дедлайнов, неважные и максимально сложные. Скорее всего, их никогда не выполнят.
Как рассчитывать время на задачу
Во многих процессах есть время, которое как бы не замечаешь.
Например, лететь из точки А в точку В — 1 час. На самом деле, нужно за пару часов до вылета быть в аэропорту, после приземления выстоять очередь на пограничный контроль, доехать от аэропорта до города. Так час превращается в шесть.
Или так: ехать от дома до работы в пробках — 30 минут, а на самом деле нужно дойти от дома до остановки, от остановки до офиса и так далее. И вот «буду через 30 минут» превращается в «опоздал на 15 минут».
Так и с оценкой времени на выполнение задач. Например, у тебя есть 10 задач на 5 рабочих дней, каждая занимает максимум 4 часа. Но при 8-часовом рабочем дне ты никогда не сможешь сделать все 10, пусть математика и говорит обратное.
Для своих команд я закладываю 10% неэффективного времени с округлением в большую сторону. В среднем в месяце 168 рабочих часов, минус 10% = 150 часов на выполнение задач. Но даже с такой оценкой нужно закладывать дополнительное время на переключение между ними.
