Журнал

Как избежать хаоса
в период отпусков:
готовимся заранее

photo5def4f627d816.png

В конце декабря начинается сезон «давайте уже после праздников». Офис вымирает, клиентские вопросы не решаются, а оставшиеся сотрудники злятся и не могут работать, если их задачи завязаны на коллег.

Перевели статью из немецкого онлайн-журнала Impulse о том, как планировать отпускной период, чтобы пережить его без потерь.

#1. Установите правила

Продумайте, какие условия стоит соблюдать, чтобы периоды отпусков проходили безболезненно для компании и сотрудников.

иконка 1

Сколько человек из одной команды могут одновременно уйти в отпуск?

Кто кого заменяет?

С кем нужно согласовать отпуск внутри команды?

Какие сотрудники не могут уйти в отпуск одновременно?

Нужно ли нанимать временных сотрудников или привлекать фрилансеров для замены работника на время отпуска?

Обсудите эти правила с командой. Письменно зафиксируйте и разместите их там, где они будут доступны в любой момент.

#2. Введите долгосрочное планирование

Несмотря на то, что сейчас вы не требуете от сотрудников назвать точные даты отпуска, с вашей стороны понадобится тщательное планирование.

Отметьте в календаре временные отрезки, в которые отпуска будут наиболее и наименее удобны компании. Внесите туда даты запуска проектов, мероприятия, в которых планируете участвовать, а также периоды сезонного застоя и повышенной активности.

Определите отрезки, в которые отдельным командам или конкретным работникам не рекомендовано брать отпуск. Чем раньше появится этот график — тем лучше.

#3. Ищите командные компромиссы

Планированием конкретных дат летних и новогодних отпусков стоит заняться за пару месяцев до начала горячего сезона. Устройте встречу с командой и обсудите пожелания.

7 советов, чтобы офис не вымер в отпускное время. 0

Совместный поиск компромиссов гораздо справедливее, чем решения в пользу тех, кто прибежал первым и выбил лучшее время.

#4. Ведите календарь отпусков

Каждый участник команды должен знать, кто и когда идет в отпуск. Для этого разместите в общем доступе календарь, в который руководитель команды или HR будет вносить все согласованные даты.

Так работникам будет проще выбрать подходящее время для отпуска и исключить периоды, которые уже заняты.

иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#5. Контролируйте передачу дел

Перед отпуском попросите сотрудника приготовить письменную передачу дел. В этом документе нужно зафиксировать активные задачи и работников, которые будут заниматься ими во время отпуска коллеги. Также здесь стоит указать вопросы, которые могут подождать его возвращения.

6. Будьте готовы к конфликтам

Как бы хорошо вы ни подготовились, все равно окажетесь в ситуации, когда несколько сотрудников захотят пойти в отпуск одновременно.

7 советов, чтобы офис не вымер в отпускное время. 1

Если прийти к компромиссу не выйдет, придется обратиться к трудовому законодательству.

Во многих странах приоритет при выборе времени отпуска есть у родителей маленьких детей, несовершеннолетних, людей с инвалидностью.

Кроме закона, в компании могут быть собственные правила. Решение о том, кто пойдет в отпуск в более удобное время, может зависеть от стажа внутри компании и того, как давно сотрудник был в отпуске.

Участники команды должны знать эти правила — и будет лучше, если вы расскажете о них до того, как возникнет конфликт.

#7. Позаботьтесь о тех, кто работает, пока другие отдыхают

Побалуйте сотрудников, которые остались в офисе в горячий отпускной сезон: закажите пиццу, закупитесь мороженым, сделайте что-то приятное. По возможности сократите рабочий день.

Заранее продумайте, как сделать так, чтобы работать в период отпусков было не обидно.