Журнал

Как эффективно
проводить встречи

photo5dfa35a7f297d.png

Главный продюсер LABA Инна Чут старается не проводить встречи вечером — говорит, они не воспринимаются серьезно. Управляющий партнер Netpeak Андрей Чумаченко практиковал день без встреч — ничего не получилось. Ресторатор Дима Борисов обеими руками за онлайн-встречи, а если вживую — то максимум 15 минут.

Лайфхаками продуктивных встреч они делились в подкасте «Умных любят».

Публикуем несколько интересных мыслей.

«Встреча продуктивная, если после нее есть четкий план действий»

Инна Чут, главный продюсер LABA

Рассказывают продюсер LABA, управляющий партнер Netpeak и владелец «Семьи ресторанов Димы Борисова». 0

Мой график может полностью состоять из встреч. Идеально, если это 2-4 встречи в день. Но бывают дни, когда их 6-7 — и это перегруз. Обычно в неделю провожу минимум 10 встреч, максимум — 30.

Много времени занимает подготовка. Последний раз я готовилась ко встрече с командой минут 40. Самое важное — выбрать четкую цель, чтобы не тратить время на лишние обсуждения.

На встречах я использую не только свое время, но и время всей команды. Поэтому изначально определяю цель встречи и делаю тезисный план того, что нужно обсудить.

Естественно, заранее сообщаю ребятам, о чем будем говорить. Так они могут подготовить до встречи свои мысли по этому поводу.

Самые эффективные встречи длятся не больше 40 минут. Есть много разных статистик о том, как быстро человек теряет внимание. Я заметила, что после 30-40 минут люди устают, начинают отвлекаться на телефон и теряют концентрацию.

Встречу можно назвать продуктивной, когда после нее есть четкий план действий. Обсудили вопрос — и получили решение, обсудили идею — и знаете, как ее реализовать. Между встречами стараюсь делать перерывы полтора часа, это помогает восстановиться.

Мой прайм-тайм для встреч где-то после 12. В начале дня я менее продуктивная — нужно выпить кофе и настроиться на рабочий режим.

Между утренними и вечерними встречами — огромная разница. Вечерние чаще всего воспринимаются как неформальные. Я не могу позвать лектора LABA поужинать, а вот позавтракать — легко.

Вечером люди обычно расслаблены и неохотно воспринимают серьезные вопросы. Поэтому деловые встречи лучше проводить утром.

«Каждая встреча должна иметь адженду»

Андрей Чумаченко, управляющий партнер Netpeak

Рассказывают продюсер LABA, управляющий партнер Netpeak и владелец «Семьи ресторанов Димы Борисова». 1

Перед встречей мне обязательно нужно понимать, зачем она нужна. Если мне присылают инвайт, в названии прошу указывать причину встречи.

Каждая встреча должна иметь адженду — план или список пунктов, которые нужно обсудить. Часто бывало: вроде все обговорили на встрече, но что-то забыли и потом начинаются длинные переписки. Поэтому все нужно планировать заранее.

иконка 1

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Я использую сервис calendly.com — к нему легко подвязать аккаунт в гугл-календаре и просто кидать короткую ссылку желающим встретиться.

Сервис показывает свободные слоты, и любой человек, у которого есть ссылка, может занять этот слот. Обоим участникам встреча «упадет» в календарь.

Это удобно — можно не сообщать свой e-mail, на который нужно шерить встречу. Также там указывается размер слота. У меня это 30 минут, для небольших встреч. Иногда кто-нибудь занимает два слота, когда действительно нужно долго поговорить.

Еще один пункт — обязательный follow up. По итогам встречи нужно написать, о чем договорились, и отправить на почту всем участникам. Так они могут сразу же что-то уточнить или с чем-то не согласиться.

Однажды я практиковал happy Wednesday — день без встреч. Среду выбрал как середину недели. В этот день с утра и до вечера я просто работал. Это удобно, если нужно войти в поток и выполнять сложные задачи.

Но такой подход у меня продержался не больше месяца. На среду начали появляться разные встречи, некоторые регулярные, которые нельзя подвинуть. Поэтому сейчас нет никакого happy Wednesday — есть обычный Wednesday со встречами.

«Много вопросов можно обсудить виртуально»

Дима Борисов, владелец «Семьи ресторанов Димы Борисова»

Рассказывают продюсер LABA, управляющий партнер Netpeak и владелец «Семьи ресторанов Димы Борисова». 2

Последние годы у меня встречи проходят в двух вариантах — онлайн и офлайн.

Первых больше — где-то 80%. Это когда общение или переговоры происходят в закрытой группе Facebook или мессенджерах. Так я минимизирую количество пустых встреч, ведь много вопросов можно обсудить виртуально.

Если встреча происходит физически, я стараюсь сделать ее максимально эффективной. Например, заранее в переписке согласовываем, что будем обсуждать и к чему хотим прийти. Встречи для обсуждения идей давно не провожу.

Встреча должна длиться 10-15 минут. За это время можно решить все, если мы говорим о конкретных вещах. Стараюсь проводить не больше 2-3 подобных встреч в день.

Такой подход позволяет выполнять более значимые вещи по работе. Это вопрос доверия команде — я максимально делегирую сотрудникам все задачи, в том числе принятие решений. Поэтому частные встречи нам не нужны.

Ключевое: 80% встреч должны приносить результат. Для меня результат — это принятое решение.

Подкаст LABA «Умных любят» можно послушать на Apple Podcasts, Soundcloud, Google Podcasts и Spotify.