ИНСТРУКЦИЯ
по работе с Excel
Владельцы бизнеса, финансисты, маркетологи не представляют своей работы без Microsoft Excel. Рассчитывать прибыль, планировать деятельность компании и повышать эффективность без программы практически нереально.
Поклонники Excel найдут применение таблицам и функциям — от учета личных финансов до крупных проектов международных корпораций.
Поговорили с лекторами и CEO образовательной платформы LABA и узнали, как Excel помогает в работе. Подтверждаем — ни один бизнес не обходится без этой программы.
Новые возможности Microsoft Excel
Excel обновляется вместе с пакетом Microsoft Office. С каждой новой версией разработчики приложения исправляют недостатки и улучшают возможности. Подписка на Office 365 дает доступ к ежемесячным обновлениям приложения.
Основные преимущества Excel для бизнеса
Excel 2016 помогает принимать обоснованные решения. Информацию можно размещать рядом с контекстом для наглядности — на одном листе совмещать графики и таблицы. Визуализация и компактность данных упрощают работу.
Сложный анализ проводится быстрее, чем в предыдущих версиях. Программа предлагает несколько вариантов сводных таблиц на выбор.
Сервис анализирует ваши расчеты, рекомендует диаграммы и графики, которые лучше всего иллюстрируют закономерности в данных.
Одним нажатием мыши выполняется: поиск наилучшего способа подачи информации, форматирование, построение мини-диаграммы или таблицы.
Важные значения можно выделять с помощью гистограмм, пиктограмм и цвета. Тенденции определяет функция прогнозирования в один клик.
Облачный доступ с помощью OneDrive или SharePoint позволяет делиться файлами. Работать совместно с коллегами в реальном времени помогает Excel Online.
Служба Power BI предназначена для бизнес-аналитиков. Специалисты собирают, форматируют, анализируют и визуально исследуют данные. Пользователи организации могут объединять информацию из разных источников.
Обновления выходят каждый месяц. Можно также стать участником программы предварительной оценки — раньше всех тестировать новые возможности и делиться своим мнением.
Антон Шулык
CEO компании Civitta, консультант по управлению, преподаватель
Читает курс на LABA "Управление финансами"
Excel — только инструмент. Качество расчета больше зависит от мышления и вводных данных того, кто его проводит.
Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
Excel помогает делать расчеты и объединять их в финансовую модель бизнеса. С помощью нее можно видеть, как решение повлияет на прибыль.
Инструменты, с которыми работаете чаще всего
Использую функции: SUM, VLOOKUP, NPV, IRR, SUMIF, сводные таблицы и графики. Формулы помогают считать нужные показатели, сводные таблицы дают возможность работать с большими массивами данных, а графики визуализируют результаты расчетов.
Полезные лайфхаки при работе
скачивать файлы на компьютер, если открыли из письма
сохранять документ каждые 5 минут через Ctrl+S
всегда использовать формулы, а переменные значения выписывать в отдельные ячейки
Как лучше всего разобраться в программе
Сесть рядом с аудитором или оценщиком, посмотреть, как они работают в Excel, и попросить научить. Надо помнить, что Excel — только инструмент. Качество расчета больше зависит от мышления и вводных данных того, кто его проводит.
Спасибо. Будет интересно!
Алексей Филановский
Директор по маркетингу холдинга EVO
Читает курс на LABA "Маркетинг наизнанку"
Excel — безусловная необходимость в работе, без него нереально.
Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
Для меня Excel — ключевой инструмент в работе.
В среднем одновременно открыто около 15 документов: файлы планирования и учета доходов, выполнения бюджета, эконометрические модели, расчеты рекламных кампаний в различных медиа, ключевые показатели проектов, результаты исследований и их интерпретация, анализ избранных данных.
Excel — безусловная необходимость в работе, без него нереально.
Инструменты, которыми пользуетесь чаще всего
Задействуем большинство функций программы. Мы предпочитаем онлайн-таблицы, в которых могут работать одновременно несколько сотрудников — вносить комментарии, правки.
Преимущественно имеем дело со сводными таблицами, они позволяют обрабатывать большие массивы данных.
Пользуемся распространенными функциями: сумма, накопление, корреляция, среднеквадратичное отклонение — стандартный набор аналитики.
Из огромного количества информации вытягиваем то, что интересно.
Полезные лайфхаки при работе
Использовать закрепленные области, среди ненужных первичных данных задействовать только производные, которые важны для расчетов. У каждого документа свои задачи.
Например, таблица планирования отличается от бюджетирования.
Большинство файлов связаны между собой. Главная проблема крупной компании — верификация данных.
К проверенному источнику информации подключаются все таблицы, каждая из них может ссылаться на несколько источников — от 5 до 15.
Как лучше всего разобраться в программе
В нашу компанию приходят люди с определенным опытом владения Excel. Естественно, важно делиться с коллегами навыками и знаниями, помогать в работе.
Михаил Притула
Разработал стратегию EVP для Wargaming, создал методы управления персоналом телеканала СТБ. В Альфа-Банке реализовал ряд рекрутинговых и тренинговых проектов, разработал план по удержанию сотрудников в компании. Автор самых востребованных онлайн-курсов по HR на территории СНГ.
Читает курсы на LABA:
"Кадры решают все"
"Total Rewards"
"Карьера мечты"
"Старайтесь делать каждый раз чуть более сложные/продвинутые отчеты — это будет подталкивать к поиску новых функций".
Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
Для меня это способ работы с цифрами. Самый простой и удобный. Веду в нем свои финансы, использую на работе для анализа, планирования, построения отчетов.
Инструменты, с которыми работаете чаще всего
Пользуюсь функциями ВПР(VLOOKUP), сводными таблицами, графиками. ВПР помогает соединять данные из разных источников и подтягивать информацию из других таблиц, сводные — видеть обобщенную картину, а графики — отображать анализ визуально.
Полезные лайфхаки при работе
изучите основные формулы: ЕСЛИ, ВПР и сводные таблицы — они помогают решить ключевые задачи
"гуглите" то, чего не знаете (есть много советов, например: "Как посчитать среднее без учета скрытых ячеек")
старайтесь делать каждый раз чуть более сложные/продвинутые отчеты — это будет подталкивать к поиску новых функций
Как лучше всего разобраться в программе
Начать с книги "Excel для чайников", а потом — просто работать. Еще помогает наличие человека, который разбирается лучше вас. Он(а) всегда может подсказать что-то полезное.
Ex-руководитель образовательных проектов Wargaming
Директор корпоративного университета, Project Manager Wargaming.net
Читает курс на LABA "Продуктивность 2.0"
Перед началом работы нужно изучить математическую статистику, чтобы понимать общие принципы и делать выводы.
Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
Excel выполняет две важные функции: работа с данными и трекинг. Использую эту программу как трекер — когда многое предстоит сделать, нужно понимать, что на каком этапе.
Это универсальный инструмент — выписал задачи, дедлайны, статусы и ответственных и отслеживаешь процесс. Второй вариант использования — анализ информации.
Инструменты, с которыми работаете чаще всего
В работе с большим объемом данных помогают сводные таблицы, графики, визуализация. Нет таких функций, к которым прибегаю постоянно. Если нужно — ищу в интернете инструкции, использую советы и забываю.
Полезные лайфхаки при работе
Основная проблема при анализе — данные не врут, а люди могут проводить махинации, жонглировать фактами, чтобы получить необходимые сведения. Перед началом работы нужно изучить математическую статистику, чтобы понимать общие принципы и делать выводы.
Сложение/вычитание/деление — это использование Excel как калькулятора. Сначала стоит разобраться в смысле параметров, и лишь потом обращаться к формулам.
Как лучше всего разобраться в программе
Excel отлично справляется со сложными задачами, для этого нужно освоить анализ данных. Хороший обучающий курс обычно делается на основе этой программы. Я изучал по книгам специалистов из США.
На простых примерах вроде продажи кроссовок или работы булочной показаны необходимые формулы и подходы. Русскоязычных авторов читать бесполезно. Американские книжки учат принимать решения на основе фактов и видеть в них физический смысл.
Евгений Камашев
Бизнес-консультант, MBA
Прошел путь от системного администратора компании Vodafone до руководителя портфеля проектов Первого Украинского Международного Банка.
Читает курс на LABA "Проджект-менеджмент"
Основной подход — пробовать, натыкаясь на проблему/вопрос искать ответы, извлекать уроки и повышать эффективность.
Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
Excel можно использовать, когда нет специализированного программного обеспечения по управлению текущими задачами. Программа удобна для планирования, отчетности.
Можно создавать "паспорта" проектов. Чаще всего бизнес-кейсы тоже делают в Excel — это достаточно просто и быстро. Использовал программу для протоколов встреч, сводной отчетности по портфелю проектов, оценки рисков.
Инструменты, с которыми работаете чаще всего
Использую условное форматирование, формулы для расчета значений ячеек, диаграммы. Этого инструментария хватает, отдельно программированием не занимаюсь. Если необходимо — ищу готовые шаблоны в интернете.
Полезные лайфхаки при работе
Использую стандартный функционал, назвать его лайфхаком тяжело. Надо сначала потратить время на создание необходимого продукта в Excel, настроить шаблон. В дальнейшем он помогает быстрее составлять отчеты или объединять информацию.
Как лучше всего разобраться в программе
Можно пойти на тренинг, получить ответы на вопросы, дополнительные инструменты и "секреты". До этого желательно "набить шишек" и составить список того, что вы хотели бы узнать. Тогда эффективность занятий будет высокой.
Другой вариант — искать информацию в интернете. Еще можно спросить у опытных пользователей. Главное, чтобы рядом были люди, которые помогут разобраться. Основной подход — пробовать, натыкаясь на проблему/вопрос искать ответы, извлекать уроки и повышать эффективность.
Евгений Фельдман
Сооснователь и CEO образовательной платформы LABA
Нужно создавать таблицы под свой бизнес и объяснять принципы работы. Финансы — не та область, где можно разобраться по книжке.
Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
Эта программа позволяет считать и сравнивать данные. Любой бизнес — это финансы. Все цифры и данные должны быть записаны, чтобы можно было проводить вычисления.
Инструменты, с которыми работаете чаще всего
Пользуюсь примитивными формулами, в зависимости от задач. Если из нескольких таблиц нужно вывести показатели — перетягиваю данные в одну резюмирующую таблицу. Иногда нужно проанализировать цифры по продажам, например — перепроверяю информацию, которую мне предоставляют.
Полезные лайфхаки при работе
В финансовом учете нужно придерживаться определенных стандартов.
Должны сходиться P&L, Balance Sheet, Cash Flow. Некоторые люди ведут условную "тетрадку", где записывают приход и расход, но не понимают прибыльность действий, товаров, направлений. Бывают продукты и услуги с длительным циклом, чтобы понять рентабельность нужно анализировать данные за несколько месяцев. С примитивными записями это сложно.
Если неосознанно подходить к ведению учета, в конце периода остается некая сумма в кассе, вы не понимаете — откуда деньги.
В следующий раз все повторяется. Я бы рекомендовал выстраивать грамотные таблицы, учить коллектив вести финансовый учет, желательно онлайн. Совместный доступ позволит в любой момент проверить данные, не просить об отчете или совещании. Когда информация открыта, вы не подозреваете работников.
Как лучше всего разобраться в программе
Чтобы грамотно пользоваться Excel в бизнесе, наймите специалиста, который настроит отчеты, таблицы и покажет сотрудникам, как их вести. В результате будет качественный контроль работы и правильный набор данных.
Другой вариант — настроить таблицы самому.
В таком случае будете лучше понимать финансы, знать каждую цифру.
Нужно создавать таблицы под свой бизнес и объяснять принципы работы. Финансы — не та область, где можно разобраться по книжке. Сформулируйте правила и не отходите от них. Следите за дисциплиной ведения отчетности и корректностью данных. Тогда будет четкая картинка в результате.
Хотите получать дайджест статей?
Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.
Спасибо за подписку!
Курс по теме:
«Excel для бизнеса»
Программы
Ведет
Алексей
Вощак
![Bridges Consulting]()
6 июня
4 июля
