cover
Без Excel как без рук
Факты и мнения специалистов об универсальном приложении для бизнеса и личных финансов.
author
Елена Алчанова
Обозреватель в LABA

Владельцы бизнеса, финансисты, маркетологи не представляют своей работы без Microsoft Excel. Рассчитывать прибыль, планировать деятельность компании и повышать эффективность без программы практически нереально.

Поклонники Excel найдут применение таблицам и функциям — от учета личных финансов до крупных проектов международных корпораций.

Поговорили с лекторами и CEO образовательной платформы LABA и узнали, как Excel помогает в работе. Подтверждаем — ни один бизнес не обходится без этой программы.

Новые возможности Microsoft Excel

Excel обновляется вместе с пакетом Microsoft Office. С каждой новой версией разработчики приложения исправляют недостатки и улучшают возможности. Подписка на Office 365 дает доступ к ежемесячным обновлениям приложения.

Основные преимущества Excel для бизнеса

, иконка 1

Excel 2016 помогает принимать обоснованные решения. Информацию можно размещать рядом с контекстом для наглядности — на одном листе совмещать графики и таблицы. Визуализация и компактность данных упрощают работу.

, иконка 2

Сложный анализ проводится быстрее, чем в предыдущих версиях. Программа предлагает несколько вариантов сводных таблиц на выбор.

, иконка 3

Сервис анализирует ваши расчеты, рекомендует диаграммы и графики, которые лучше всего иллюстрируют закономерности в данных.

, иконка 4

Одним нажатием мыши выполняется: поиск наилучшего способа подачи информации, форматирование, построение мини-диаграммы или таблицы.

, иконка 5

Важные значения можно выделять с помощью гистограмм, пиктограмм и цвета. Тенденции определяет функция прогнозирования в один клик.

, иконка 6

Облачный доступ с помощью OneDrive или SharePoint позволяет делиться файлами. Работать совместно с коллегами в реальном времени помогает Excel Online.

, иконка 7

Служба Power BI предназначена для бизнес-аналитиков. Специалисты собирают, форматируют, анализируют и визуально исследуют данные. Пользователи организации могут объединять информацию из разных источников.

, иконка 8

Обновления выходят каждый месяц. Можно также стать участником программы предварительной оценки — раньше всех тестировать новые возможности и делиться своим мнением.

Антон Шулык

CEO компании Civitta, консультант по управлению, преподаватель

Читает курс на LABA "Управление финансами"

Excel — только инструмент. Качество расчета больше зависит от мышления и вводных данных того, кто его проводит.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Excel помогает делать расчеты и объединять их в финансовую модель бизнеса. С помощью нее можно видеть, как решение повлияет на прибыль.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

Использую функции: SUM, VLOOKUP, NPV, IRR, SUMIF, сводные таблицы и графики. Формулы помогают считать нужные показатели, сводные таблицы дают возможность работать с большими массивами данных, а графики визуализируют результаты расчетов.

Полезные лайфхаки при работе

, иконка 1

скачивать файлы на компьютер, если открыли из письма

, иконка 2

сохранять документ каждые 5 минут через Ctrl+S

, иконка 3

всегда использовать формулы, а переменные значения выписывать в отдельные ячейки

Как лучше всего разобраться в программе

Сесть рядом с аудитором или оценщиком, посмотреть, как они работают в Excel, и попросить научить. Надо помнить, что Excel — только инструмент. Качество расчета больше зависит от мышления и вводных данных того, кто его проводит.

РЕКОМЕНДУЕМ ПРОЧЕСТЬ
image
ИНСТРУКЦИЯ
по работе с Excel

Алексей Филановский

Директор по маркетингу холдинга EVO

Читает курс на LABA "Маркетинг наизнанку"

Excel — безусловная необходимость в работе, без него нереально.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Для меня Excel — ключевой инструмент в работе.

В среднем одновременно открыто около 15 документов: файлы планирования и учета доходов, выполнения бюджета, эконометрические модели, расчеты рекламных кампаний в различных медиа, ключевые показатели проектов, результаты исследований и их интерпретация, анализ избранных данных.

Excel — безусловная необходимость в работе, без него нереально.

Инструменты, которыми пользуетесь чаще всего

Задействуем большинство функций программы. Мы предпочитаем онлайн-таблицы, в которых могут работать одновременно несколько сотрудников — вносить комментарии, правки.

Преимущественно имеем дело со сводными таблицами, они позволяют обрабатывать большие массивы данных.

Пользуемся распространенными функциями: сумма, накопление, корреляция, среднеквадратичное отклонение — стандартный набор аналитики.

Из огромного количества информации вытягиваем то, что интересно.

Полезные лайфхаки при работе

Использовать закрепленные области, среди ненужных первичных данных задействовать только производные, которые важны для расчетов. У каждого документа свои задачи.

Например, таблица планирования отличается от бюджетирования.

Большинство файлов связаны между собой. Главная проблема крупной компании — верификация данных.

К проверенному источнику информации подключаются все таблицы, каждая из них может ссылаться на несколько источников — от 5 до 15.

Как лучше всего разобраться в программе

В нашу компанию приходят люди с определенным опытом владения Excel. Естественно, важно делиться с коллегами навыками и знаниями, помогать в работе.

Михаил Притула

Разработал стратегию EVP для Wargaming, создал методы управления персоналом телеканала СТБ. В Альфа-Банке реализовал ряд рекрутинговых и тренинговых проектов, разработал план по удержанию сотрудников в компании. Автор самых востребованных онлайн-курсов по HR на территории СНГ.

Читает курсы на LABA:

"Кадры решают все"

"Команда победителей"

"HR-директор"

"Total Rewards"

"Карьера мечты"

"Старайтесь делать каждый раз чуть более сложные/продвинутые отчеты — это будет подталкивать к поиску новых функций".

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности
 
Для меня это способ работы с цифрами. Самый простой и удобный. Веду в нем свои финансы, использую на работе для анализа, планирования, построения отчетов.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

Пользуюсь функциями ВПР(VLOOKUP), сводными таблицами, графиками. ВПР помогает соединять данные из разных источников и подтягивать информацию из других таблиц, сводные — видеть обобщенную картину, а графики — отображать анализ визуально.

Полезные лайфхаки при работе

, иконка 1

изучите основные формулы: ЕСЛИ, ВПР и сводные таблицы — они помогают решить ключевые задачи

, иконка 2

"гуглите" то, чего не знаете (есть много советов, например: "Как посчитать среднее без учета скрытых ячеек")

, иконка 3

старайтесь делать каждый раз чуть более сложные/продвинутые отчеты — это будет подталкивать к поиску новых функций

Как лучше всего разобраться в программе

Начать с книги "Excel для чайников", а потом — просто работать. Еще помогает наличие человека, который разбирается лучше вас. Он(а) всегда может подсказать что-то полезное.

Юрий Шиляев

Ex-руководитель образовательных проектов Wargaming

Директор корпоративного университета, Project Manager Wargaming.net

Читает курс на LABA "Продуктивность 2.0"

Перед началом работы нужно изучить математическую статистику, чтобы понимать общие принципы и делать выводы.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Excel выполняет две важные функции: работа с данными и трекинг. Использую эту программу как трекер — когда многое предстоит сделать, нужно понимать, что на каком этапе.

Это универсальный инструмент — выписал задачи, дедлайны, статусы и ответственных и отслеживаешь процесс. Второй вариант использования — анализ информации.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

В работе с большим объемом данных помогают сводные таблицы, графики, визуализация. Нет таких функций, к которым прибегаю постоянно. Если нужно — ищу в интернете инструкции, использую советы и забываю.

Полезные лайфхаки при работе

Основная проблема при анализе — данные не врут, а люди могут проводить махинации, жонглировать фактами, чтобы получить необходимые сведения. Перед началом работы нужно изучить математическую статистику, чтобы понимать общие принципы и делать выводы.

Сложение/вычитание/деление — это использование Excel как калькулятора. Сначала стоит разобраться в смысле параметров, и лишь потом обращаться к формулам.

Как лучше всего разобраться в программе

Excel отлично справляется со сложными задачами, для этого нужно освоить анализ данных. Хороший обучающий курс обычно делается на основе этой программы. Я изучал по книгам специалистов из США.

На простых примерах вроде продажи кроссовок или работы булочной показаны необходимые формулы и подходы. Русскоязычных авторов читать бесполезно. Американские книжки учат принимать решения на основе фактов и видеть в них физический смысл.

Евгений Камашев

Бизнес-консультант, MBA

Прошел путь от системного администратора компании Vodafone до руководителя портфеля проектов Первого Украинского Международного Банка.

Читает курс на LABA "Проджект-менеджмент"

Основной подход — пробовать, натыкаясь на проблему/вопрос искать ответы, извлекать уроки и повышать эффективность.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Excel можно использовать, когда нет специализированного программного обеспечения по управлению текущими задачами. Программа удобна для планирования, отчетности.

Можно создавать "паспорта" проектов. Чаще всего бизнес-кейсы тоже делают в Excel — это достаточно просто и быстро. Использовал программу для протоколов встреч, сводной отчетности по портфелю проектов, оценки рисков.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

Использую условное форматирование, формулы для расчета значений ячеек, диаграммы. Этого инструментария хватает, отдельно программированием не занимаюсь. Если необходимо — ищу готовые шаблоны в интернете.

Полезные лайфхаки при работе

Использую стандартный функционал, назвать его лайфхаком тяжело. Надо сначала потратить время на создание необходимого продукта в Excel, настроить шаблон. В дальнейшем он помогает быстрее составлять отчеты или объединять информацию.

Как лучше всего разобраться в программе

Можно пойти на тренинг, получить ответы на вопросы, дополнительные инструменты и "секреты". До этого желательно "набить шишек" и составить список того, что вы хотели бы узнать. Тогда эффективность занятий будет высокой.

Другой вариант — искать информацию в интернете. Еще можно спросить у опытных пользователей. Главное, чтобы рядом были люди, которые помогут разобраться. Основной подход — пробовать, натыкаясь на проблему/вопрос искать ответы, извлекать уроки и повышать эффективность.

Евгений Фельдман

Сооснователь и CEO образовательной платформы LABA

Нужно создавать таблицы под свой бизнес и объяснять принципы работы. Финансы — не та область, где можно разобраться по книжке.

Чем полезен Excel в вашей сфере деятельности

Эта программа позволяет считать и сравнивать данные. Любой бизнес — это финансы. Все цифры и данные должны быть записаны, чтобы можно было проводить вычисления.

Инструменты, с которыми работаете чаще всего

Пользуюсь примитивными формулами, в зависимости от задач. Если из нескольких таблиц нужно вывести показатели — перетягиваю данные в одну резюмирующую таблицу. Иногда нужно проанализировать цифры по продажам, например — перепроверяю информацию, которую мне предоставляют.

Полезные лайфхаки при работе

, иконка 1

В финансовом учете нужно придерживаться определенных стандартов.

Должны сходиться P&L, Balance Sheet, Cash Flow. Некоторые люди ведут условную "тетрадку", где записывают приход и расход, но не понимают прибыльность действий, товаров, направлений. Бывают продукты и услуги с длительным циклом, чтобы понять рентабельность нужно анализировать данные за несколько месяцев. С примитивными записями это сложно.

, иконка 2

Если неосознанно подходить к ведению учета, в конце периода остается некая сумма в кассе, вы не понимаете — откуда деньги.

В следующий раз все повторяется. Я бы рекомендовал выстраивать грамотные таблицы, учить коллектив вести финансовый учет, желательно онлайн. Совместный доступ позволит в любой момент проверить данные, не просить об отчете или совещании. Когда информация открыта, вы не подозреваете работников.

Как лучше всего разобраться в программе

Чтобы грамотно пользоваться Excel в бизнесе, наймите специалиста, который настроит отчеты, таблицы и покажет сотрудникам, как их вести. В результате будет качественный контроль работы и правильный набор данных.

Другой вариант — настроить таблицы самому.

В таком случае будете лучше понимать финансы, знать каждую цифру.

Нужно создавать таблицы под свой бизнес и объяснять принципы работы. Финансы — не та область, где можно разобраться по книжке. Сформулируйте правила и не отходите от них. Следите за дисциплиной ведения отчетности и корректностью данных. Тогда будет четкая картинка в результате.

Последние материалы
Ближайшие лекции и курсы
image МЕНЕДЖМЕНТ ПО АДИЗЕСУ
Как устоять, когда другие падают
image ЛИЧНЫЙ БРЕНД
создание и продвижение
image PEOPLE MANAGEMENT
Курс об эффективном управлении современной командой.
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo

Евгений Довженко

Курс
EXCEL ДЛЯ БИЗНЕСА
c 31 августа - по 05 октября
  • лайфхаки и основные возможности MS Excel
  • оптимизация бизнес-процессов в несколько кликов
  • работа с формулами Excel без специальной подготовки
  • ячейки и диапазоны данных, горячие клавиши Excel
записаться