Excel — одна из самых популярных программ в любой компании. Однако большинство пользователей составляют простые таблицы и формулы, не догадываясь о возможностях приложения.
Решение локальных задач, анализ массивов данных, прогнозирование будущих периодов — программа позволяет ускорить бизнес-процессы и отбросить в сторону калькулятор. Рассказываем о функциях Excel на примерах из бизнеса.
Как и зачем подключаться к внешним источникам данных
Есть информация, которая меняется ежедневно — в компании каждый день проходят транзакции, обновляются финансовые отчеты. Данные можно выгружать вручную либо автоматически.
Excel позволяет автоматизировать процесс — настраиваете подключение к внешним источникам данных, информация импортируется на лист, рабочие файлы обновляются в режиме онлайн.
Эта функция полезна для сотрудников, которые работают с курсом валют, ведут отчетность. Вы каждое утро получаете файл с новыми показателями, вместо того чтобы самостоятельно просматривать и выгружать информацию.
Зачем нужны выпадающие списки
Можно тратить на анализ полдня или же создать интерактивный отчет и ускорить работу. Выпадающие списки позволяют оценивать данные за несколько периодов, разбивая их по категориям.
Например — проверить, сколько продано единиц товара оптом в Киевской области с января по декабрь. Потом посмотреть розничные продажи с марта по февраль.
С помощью двух выпадающих списков задаете начальный и конечный месяцы, выбираете диапазон, категорию клиентов и область. Посчитать сумму сделок отдельно по каждому промежутку времени поможет функция СМЕЩ().
Списки создаются с помощью именованных диапазонов, функции ДВССЫЛ() и инструмента "Проверка данных".
Курсы по теме:
Как помогают сводные диаграммы и прокрутка строк
Во время презентации удобно видеть сразу несколько объектов на экране. Таблица на 100 пунктов займет всю область просмотра. Чтобы не переключаться между окнами, добавьте для строк отдельные полосы прокрутки.
Таблица визуально станет меньше, строки займут фиксированный диапазон, а рядом поместятся дополнительные объекты — диаграммы, графики.
Сводные диаграммы, в отличие от обычных — динамичны. Например, можно провести анализ показателей по кварталам и добавить диаграмму. Вы меняете данные в привязанных таблицах и изменения сразу отображаются графически.
Как прогнозировать будущее
На основании анализа данных за прошлые периоды можем смоделировать тенденции в будущем, чтобы понимать, как изменятся показатели бизнеса.
Инструменты прогнозирования полезны для собственников, управленцев нижних уровней, маркетологов и так далее.
Например, сотрудник отдела продаж составит план на несколько месяцев вперед, если с помощью Excel отследит динамику продаж и выстроит прогноз на следующий период.
Как оптимизировать бизнес
Владельцы бизнеса стремятся увеличить прибыль или уменьшить затраты. Чтобы вывести оптимальные показатели, нужно знать входные параметры (стоимость, скидки и прочее).
Формулы позволяют определить, какую цену поставить, чтобы получать наибольший доход; какую максимальную скидку предложить, чтобы инвестиции окупились.
Например, для поиска точки безубыточности подставляете в формулу нулевую прибыль и определяете входной показатель (объем товара, который нужно продать).
Для работы в Excel не обязательно экономическое образование. Если развито логическое мышление — сможете разобраться в функциях без специальной подготовки.
Мы описали лишь несколько инструментов, которые упрощают работу с данными. Рекомендуем скачать инструкцию (см. выше в статье) и пошагово освоить описанные в статье функции Excel.
Хотите получать дайджест статей?
