cover
"Без департамента закупок компания потеряет конкурентные преимущества"
Алексей Зорин о том, как научиться управлять закупками.
author
Елена Алчанова
Обозреватель в LABA

Алексей Зорин — управляющий стратегическими программами УкрСиббанка (BNP Paribas Group), партнер "Электул Украина". У Алексея 12 лет опыта координации закупок в международных корпорациях. Вел переговоры с сильной и слабой позиции, управлял пакетом 500+ контрактов предприятия.

Алексей окончил Киевский национальный экономический университет по специальности "управление международным бизнесом". Получил сертификат Electool Academy e-Sourcing expert (Венгрия). Является членом Chartered Institute of Procurement and Supply (Великобритания). Тьютор программы CIPS Advanced Diploma in Procurement and Supply в Украине.

Мы поговорили с Алексеем о системе закупок в Украине и за границей. Обсудили инструменты для проведения торгов. Узнали о навыках закупщиков и методах ведения переговоров.

О зарубежных контрактах

Как я начал заниматься закупками? В 2003 году я стал работать на канале "1+1". Мы покупали фильмы, передачи, мультфильмы, сериалы. Работа на телеканале была связана с международными контрактами. Позже я понял — условия закупок у западных компаний отличаются от украинских.

В Украине каждая компания разрабатывает свои условия договора и пытается навязать их партнеру.

Основная часть американского контракта — толстый сборник требований, которые вы принимаете безоговорочно. Учитываются все судебные дела, которые появились за годы практики. Отдельно подписывается финансовый договор на несколько листов.

На “1+1” было два направления — закупки в России и у мировых лидеров, например, Warner Bros., Paramount Pictures. Чтобы 2 раза показать "Гарри Поттера", мы приобретали 100 фильмов — западные компании продают контент большим пакетом.

Трансляция нового фильма на украинском телевидении начинается только после завершения кинопроката во всех странах. Бывает, прокат длится месяц, а иногда картины показывают по полгода, и ты ждешь, пока последняя страна досмотрит.

 

Фильм можно транслировать в вечернее пиковое время и повторить утром. Конкуренты крутили топовое кино в прайм-тайм, а повтор был в 5 часов вечера — это тоже популярное время. Мы жаловались поставщикам — вопросы показа также оговорены в контракте. 

Для отбора фильмов в телепрокат кинокритики ходят на фестивали и прогнозируют, какие ленты понравятся зрителю. Чтобы отобрать сериал, мы заказывали десятки кассет и пересматривали их.

В отделе во время работы постоянно крутили какой-то фильм. В начале 2000-х с оглушительным успехом в телеэфире прошла "Полицейская академия", хотя она стоила очень дешево. Дорогими и популярными были сериал "Моя прекрасная няня", передача "Кривое зеркало".

Самая дорогая серия, которую мне доводилось покупать стоила $50 тысяч, самая  дешевая — 300.

О задачах и процессе закупок в компании

Закупки сейчас становятся основным направлением бизнеса. В производственных организациях нужно приобрести сырье и комплектующие. В торговле закупщики контролируют весь процесс — от формирования потребности и до момента продажи.

Крупные холдинги покупают сервисы. На аутсорсинг выводят услуги по уборке помещений, охрану, административный персонал.

Многие большие компании вводят закупщиков в совет директоров. Должность директора по закупкам приобретает все большую значимость. Без соответствующего департамента организация потеряет конкурентные преимущества.

Этапы закупок:

, иконка 1

Формирование потребности. Внутреннему заказчику нужно купить продукт или услугу. На этой стадии необходимо определить функции, которые будет выполнять товар. Сотрудник отдела закупок и заказчик оговаривают критерии выбора поставщика.

, иконка 2

Поиск поставщиков. После выявления потребности закупщик ищет лучшую продукцию на рынке. Конкуренция высокая, стоит рассматривать все варианты и искать альтернативу.

, иконка 3

Выбор поставщика. На этом этапе формируется long list с лучшими предложениями по стоимости и функциям продукта. Можно определить, чем занимается компания, оценить ее финансовое состояние, количество сотрудников.

, иконка 4

Составление request for proposal. Организации должны ответить на вопросы закупщика, предложить цены, указать сроки выполнения работ.

, иконка 5

Оценка предложений. Закупщик формирует short list, отбрасывает неподходящие варианты и оставляет оптимальные. Важно не упустить момент, когда одна компания готова дать больше и понять, можно ли такого добиться от других организаций. На этой стадии есть возможность выбрать поставщика и завершить тендер.

, иконка 6

Повторный request for proposal. В этот раз закупщик выясняет все подробности о товаре. В зависимости от внутренней политики компании, сроков и сложности закупок можно провести несколько таких этапов.

, иконка 7

Формирование request for quotation. На этой стадии закупщик составляет скоринговую таблицу, в которой сводит параметры закупки. Он сравнивает цены, сроки поставки, отсрочку платежа. Нужно найти баланс между дорогим товаром, который отвечает всем требованиям, и менее подходящим, но более дешевым.

, иконка 8

Выбор поставщика. На этом этапе может проходить электронный аукцион. Компании соревнуются друг с другом, стараясь перебить цену конкурента более низкой ставкой.

, иконка 9

Переговоры. Закупщик встречается с поставщиком и договаривается об оптимальных условиях.

Закупщиков не любят почти все сотрудники компаний. Кажется, что мы затягиваем процессы и разводим бюрократию. Но наша задача — доставить нужный товар в правильное время и место по оптимальной цене.

С внутренними клиентами необходимо работать индивидуально. Например, директор компании увидел у друзей в офисе систему видеоконференцсвязи и захотел себе такую.

Плохой закупщик не сможет найти ее. Нормальный — купит такую же, но перед этим проведет тендер и поторгуется. А хороший выяснит, зачем система нужна внутреннему клиенту и разберется в функциях.

Важно не просто найти поставщика, но и оценить его. Внимательно согласовывайте договоры, предусмотрите штрафные санкции, ищите возможность работать без предоплаты.

О системе закупок и автоматизации

В маленькой компании процесс закупок будет коротким и упрощенным. В крупной выстраивается система в зависимости от производственного цикла. Потребность в закупке должна быть утверждена вашим менеджером и специалистом в определенной отрасли. Потом заявка попадает к владельцу бюджета.

Если товара нет на складе и нет рамочного контракта, начинается процесс закупки. В больших украинских организациях иногда встречается бюрократия. Нужно нести менеджеру служебную записку, ставить визы, ждать подтверждения. Но в основном закупки автоматизированы.

В Райффайзен Банк Аваль мы внедряли закупочную часть ERP-системы. Программа сама определяет, на какой бюджет отнести запрос, привлекает нужных специалистов для оценки.

Не хватало инструмента для проведения торгов, и мы открыли в Украине представительство венгерской компании Electool. Она предлагает аутсорсинг закупок: сервисы по электронным аукционам, торгам, аудит и консалтинг закупочного процесса.

Электронный аукцион — это настоящая находка для закупщиков. Многие поставщики не хотят снижать цену, и вы не знаете, сколько стоит товар на рынке. Если в этот момент включить аукцион, в 90 % случаев поставщики торгуются до последнего.

Сначала предложения разбросаны по ценам. Постепенно в процессе торгов стоимость продукции снижается. Этот эффект называется price compression.

Что должен делать профессиональный закупщик

, иконка 1

На этой позиции важна ответственность. Без поставки товара может остановиться работа отдела или всей организации.

, иконка 2

Разбираться в процессах компании. Если вы будете только публиковать тендер в интернете — ваша роль вымрет. Это могут делать внутренние заказчики.

, иконка 3

Определять потребность в закупке. Для этого нужно идти в поля, смотреть, чем занимаются внутренние клиенты.

, иконка 4

В тактических закупках ценится четкость и скорость. Нужно уметь вовремя найти поставщиков, разместить тендер, объявить о следующем раунде, сформировать отчет.

, иконка 5

В стратегических закупках важно умение убеждать и вести переговоры.

, иконка 6

Закупщик должен быть всесторонне развитым. Даже в рамках одной категории бывают разные направления, нужно знать специфику товаров и отраслей.

, иконка 7

Важно знать лучшее предложение и точку отказа. В профессии это называется BATNA — best alternative to a negotiated agreement. Например, я веду девушку в кафе, все столики под резервом. Я готов заплатить официанту от 50 до 150 гривен, чтобы он снял бронь. Хорошим предложением для меня будет 50 гривен, 150 — плохая сделка. BATNA в этом случае — пойти в другое заведение, которое нравится меньше. Точкой отказа будет цена выше 150 гривен.

О закупках в Украине

У нас популярны 2 метода закупок. Первый — тендеры в закрытых конвертах, которые вскрывают на заседании комитета и выбирают из предложений на столе. Второй метод — проверенные поставщики, с которыми вы работаете годами.

Со стороны завхоза, который уже много лет знает своего поставщика, кумовство в закупках — это удобно. А для компании плохо быть привязанным к старому поставщику. Нужно постоянно пересматривать рынок, оценивать преимущества.

Благодаря закупкам можно снизить себестоимость товара. Уменьшение расходов на непрямые закупки на 5 % равносильно повышению продаж от 10 до 20 %. Грамотный закупщик должен разрушать коррупционные схемы. Нужно убедить руководство и внутреннего клиента попробовать нового поставщика.

Заманить компанию в тендер непросто. Поставщики могут несколько раз проиграть и отказаться от участия, сказав, что в компании все куплено. Сами закупщики формируют такой образ — работа на "откатах" еще существует.

Закупки в подвешенном состоянии, даже системные банки до сих переписывают стандарты и политики. Основные проблемы — коррупция, некомпетентность и лень. Но в последние 3 года закупки начали меняться. Появилась система ProZorro, которая воспитывает культуру закупок.

Как добиться оптимального предложения

Чтобы закупка была удачной, обеим сторонам нужно видеть выгоду. Для одноразовых сделок работает правило компромисса. Каждый участник переговоров должен остаться немного неудовлетворенным, потому что нет перевеса в его пользу, но будет доволен тем, что сделка состоялась.

Во время моей работы в Nokia произошло слияние нашей компании с Siemens. Все говорили — сделка выгодна для обеих сторон, но Nokia в итоге стала у руля. Мне досталось много договоров, которые заключал Siemens.

Поставщиков собрали в одной комнате и нарисовали 3 "пирога". Образно разделили их на куски, сказали:

Смотрите — вот затраты компании в Украине, СНГ и мире. Чтобы получить свой кусок пирога, вы должны через неделю принести нам новые контракты с другими суммами. Если благодаря вашей компании мы сэкономим 20 % — вы станете приоритетным поставщиком. Если экономия будет 10 % — вы останетесь с нами. Если выгоды не будет — мы прощаемся.

Поставщики возмущались, но, когда вышли за дверь, начали звонить нам, торговаться и идти на уступки. Каждый хотел получить свой кусок пирога.

Есть несколько важных методик, чтобы убедить поставщика:

, иконка 1

Обещайте будущие продажи. Вы покупаете одну партию товара и обязуетесь купить еще, даже если не собираетесь сдержать слово.

, иконка 2

Скрывайте истинную ценность покупки даже для себя. Ведите себя по принципу "не очень-то и хотелось".

, иконка 3

Уступайте в небольшом, чтобы добиться необходимых условий. Покажите, что вам сложно идти на компромисс.

, иконка 4

Ищите общую цель с поставщиком и работайте по принципу win-win.

Если сделка заключается надолго, представители обеих компаний думают о будущих преимуществах. Поставщику иногда выгоднее продать дешевле и получить в портфолио клиента с громким именем. Закупщик может купить дороже и рассчитывать на скидки в будущем.

Это классический win-win — 2 компании пытаются найти преимущества на перспективу. В переговорах с монополистами работает личное отношение. Когда вы нравитесь человеку, он при прочих равных условиях отдаст вам предпочтение, и при неравных тоже.

Об отношении к работе и отдыху

Я закончил КНЭУ по специальности "международная экономика". Устроился офис-менеджером в банке, с 9 до 18 "перекладывал бумажки". Мне никто не объяснил тогда, что нужно получать от работы удовольствие.

Потом я понял — все люди могут что-то делать хорошо. Чтобы стать профессионалом, необходимо определенное количество часов посвятить своему делу. Развивайтесь в том, что у вас хорошо получается. Применяйте новые техники, ищите нестандартные подходы.

Если работаете в закупках — ходите на тренинги по продажам, учите финансы для непрофессионалов, развивайте soft skills и тайм-менеджмент. Можно получить диплом международного института CIPS.

Я руковожу закупками, выстраиваю процесс и команду. Если сотрудники не справляются, чувствую свою ответственность. Значит, неправильно подобрал задачи и обязанности для человека.

Легко делать то, в чем хорошо разбираешься. Чтобы начать новое, я создаю вокруг себя некий вакуум. Начинаю что-то делать, ничего не делая. Если в голову приходят идеи во время отдыха, я их записываю, советуюсь с женой — мы работаем в одной сфере.

Я не отделяю работу от личной жизни. Ухожу домой вовремя, забываю о проектах, но помню о бизнесе.

Книги, которые советую прочесть

, иконка 1

Jez Humble, Joanne Molesky, Barry O'Reilly "Lean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale". Книга о развитии бизнеса, процессах и сотрудниках. Авторы описывают опыт японских компаний в системе Lean. Полезно почитать всему коллективу.

, иконка 2

Christian Schuh, Michael F. Strohmer, Stephen Easton, Armin Scharlach "CPO: Transforming Procurement in the Real World". Описан собирательный образ директора по закупкам. Основная мысль книги — закупки перестали быть вспомогательной функцией, они стали бизнесом.

, иконка 3

Глеб Архангельский "Тайм-драйв". Книга о тайм-менеджменте. Помогает успевать больше, тратить время на важные задачи. Автор из России, поэтому его методики управления временем применимы к нашей реальности.

, иконка 4

Стивен Кинг "Темная башня". Очень нравится этот цикл романов.

, иконка 5

Джордж Мартин "Песнь льда и пламени". Я прочитал все книги и посмотрел "Игру престолов". Сериал, конечно, далеко отошел от сюжета. Здесь интриги, переговоры, все как в жизни.

Последние материалы
Ближайшие курсы
image ЧЕРНАЯ ОНЛАЙН-ПЯТНИЦА
6 наборов курсов для вашего карьерного роста
image УПРАВЛЕНИЕ КОМПАНИЕЙ
стратегия роста для малого и среднего бизнеса
image СИСТЕМНЫЕ ПРОДАЖИ
повышаем оборот продаж в вашей компании
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo

Алексей Зорин

Курс
КОРПОРАТИВНЫЕ ЗАКУПКИ
  • оценка эффективности системы закупок
  • разница между операционными и стратегическими закупками
  • принципы и механизмы управления закупками
  • техники улучшения цен и условий закупок у поставщиков
записаться