Как правильно организовать закупки: подробный чек-лист действий

Алексей Зорин — управляющий стратегическими программами УкрСиббанка (BNP Paribas Group), партнер «Электул Украина» с 12-летним опытом координации поставок, делится своей пошаговой схемой планирования закупок товаров и услуг.

Пошаговая схема планирования закупок 0

Во многих компаниях принято считать, что управление закупками необходимо исключительно для экономии средств. На одном интервью мне даже задали вопрос: «Насколько хорошо вы умеете отжимать поставщиков?». Но это определение в корне неверно и ставит под сомнение эффективность любой закупочной организации.

Закупки — это намного больше, чем просто низкая цена.

Еще в 1990-е годы специалисты CIPS (институт закупок и поставок) назвали пять составляющих правильных закупок, которые способны принести практическую пользу организации:

правильное качество

правильное количество

правильное время

правильное место

правильная цена

Принципы кажутся простыми и очевидными, но именно с их помощью есть смысл оценивать эффективность закупочной команды. Для этого важно как обращать внимание на соблюдение каждого из них, так и правильно понимать конечную цель закупки в целом.

Правильное качество

Выбор поставщика начинается с понимания — для чего нужны товар или услуга. Качество закупаемого товара должно быть четко определено исходя из вашей конечной цели или цели внутреннего заказчика. Например, вас просят купить лучшую мебель для дома.

Пошаговая схема планирования закупок 1

Лучший шкаф для съемной хрущевки, которую могут снести через год, будет отличаться от того, который стоит купить в родовое поместье в Линкольншире. Также не стоит покупать страховочные карабины для скалолазания за 2,75 долларов (доставка бесплатна) на AliExpress.

Убедитесь, что команда понимает конечную задачу каждой закупки и ставит под сомнение заявки, где без объяснения причин указывается конкретная модель или даже производитель.

Правильное количество

Сейчас уже недостаточно знать, сколько портсигаров отечественных едет к вам из далекого Китая, и совпадает ли их число с заявленным в контракте. Важно, чтобы они приехали в полном объеме и вовремя.

Есть две причины, по которым у закупщика болит голова:

На складе много ненужного товара.

На складе нет нужного товара.

Управляя количеством, ваша команда экономит деньги компании. Этот навык почти так же полезен, как выбивание скидок. Помните, что поставщик сам может помочь вам в управлении складом, предложив оптимальные партии поставки и соблюдая нужные сроки.

Если на складе нет критичных излишков, а сотрудники компании на аутсорсе не слоняются без дела — ваша команда закупок сработала отлично. Это так же важно, как вовремя доставленный директору монитор.

Правильное время

Изначально этот принцип означал доставку товара или предоставление услуги точно в срок, указанный в предложении поставщика или вашем заказе на поставку. Сегодня этот принцип можно назвать «правильной доступностью».

Пошаговая схема планирования закупок 2

Товар или услуга должны быть доступны тогда, когда вам это действительно нужно. Например, вы заключаете контракт на написание программного обеспечения для интернет-магазина. Убедитесь, что у поставщика достаточно разработчиков для выполнения задачи в нужный вам срок.

Если у вас магазин на первом этаже новостройки и вы закупаете мандарины перед Новым годом — отдайте предпочтение поставщику с крупным локальным складом. Не заказывайте партии из солнечной Грузии, даже если они немного дешевле. Вы же не знаете в точности, сколько фруктов у вас купят за день до праздника.

Убедитесь, что в договоре уделили должное внимание правильному времени поставки и учли возможность поставщиков придерживаться заявленных сроков.

Правильное место

В классическом понимании правильное место означает доставку нужных товаров в назначенную точку. Все должно быть правильно упаковано и транспортироваться безопасно. Но всегда ли нужна доставка гор к Магомету, или иногда проще самому прийти к горе?

Пошаговая схема планирования закупок 3

Необходимо ли вам убедиться в качестве товара непосредственно на вашем складе, или специализированные агенты могут на месте проверить качество и комплектность для прямой отправки клиенту?

Можно создать централизованный склад в регионе, где сосредоточены производители компонентов вашего оборудования. Или скомбинировать другие современные технологии в цепочке поставок — это снизит расходы и риски.

Уделяйте внимание правильной и профессиональной логистике. Помните — полезно свежим взглядом посмотреть на проверенные схемы поставок или предложить поставщику попробовать новые подходы.

Правильная цена

Купить что-то дешевле — не всегда означает заплатить меньше. Одна компания предлагала бесплатно кофеварки, которые работали только с определенными капсулами именно этой компании. Конечно же, всем хотелось получить бесплатную кофеварку.

Пошаговая схема планирования закупок 4

Но на деле стоимость кофемашины была заложена в стоимость капсул, и впоследствии окупалась многократно. Заключая договор на покупку, стоит учесть все расходы на определенный отрезок времени, а также стоимость как последующей реализации, так и утилизации.

Смотрите на закупку орудий труда, будь то офисная техника, детали вашего конвейера, или даже человеческие ресурсы, не как на что-то отдельное. Пробуйте переложить это на конечный продукт.

Дешевый топор из переработанных консервных банок нарубит меньше кубометров дров, чем топор известной марки из специальной стали. Дешевый специалист в вашей компании может и вовсе наломать дров.

Всегда обращайте внимание на Совокупную Стоимость Владений (ССВ) и на то, как эта стоимость соотносится с бизнес-моделью вашей компании.

Отдел закупок, как и любое другое подразделение, должен приносить организации пользу, а не просто обслуживать текущие процессы. Собственникам и директорам важно донести, что мы можем предложить намного больше, чем просто снижение цены.

Наша работа — это пять элементов правильной закупки сегодня и устойчивое развитие компании в будущем.