Может, обойтись без финансовой отчетности?
Невозможно удержать в голове все операции, которые происходят даже за один день, даже в малом бизнесе. Собственники, как им кажется, понимают цифры, но чаще выдают желаемое за действительное: завышают доходы и занижают расходы. Отчетность показывает реальность: сколько в самом деле мы продали и сколько потратили.
Для этого нужны отчеты за предыдущие периоды: открываем их, смотрим информацию, сравниваем в абсолютных цифрах и в долях, находим решение. С памятью все это провернуть не получится.
Отчетность — это объективная информация и факты, на основе которых нужно принимать решения. Качество таких решений несравнимо выше тех, которые принимаются «на глаз».
Как проверить, что мой бухгалтер меня не обманывает?
Давайте по-честному: как бухгалтер может обмануть
Присвоить себе деньги, если есть доступ к расчетному счету или кассе.
Нанять «мертвых душ» и платить им зарплату.
«Заплатить» больше налогов, чем нужно.
Не собирать и не обрабатывать первичную документацию и не отражать ее в регистрах бухгалтерского учета.
Переписать на себя бизнес или клиентов (тяжёлый случай, но бывает).
Как себя обезопасить
Оставьте доступ к расчетному счету только владельцу, а в кассе держите небольшие суммы, чтобы они, в случае чего, критично не повлияли на бизнес.
Введите обязательную авторизацию каждого платежа. Например, бухгалтер создает в клиент-банке платеж, а вы его подтверждаете. Плюс — жесткий контроль. Минус — трата времени.
Отдайте доступ к расчетному счету и кассе, но требуйте ежедневные молнии и ежемесячные отчеты о том, сколько денег ушло, пришло и осталось. Обычно бухгалтер не обманывает, если его работу проверяют и контролируют. Молнии — короткие отчеты по финансам за день — показывают нормальный дневной уровень, и дальше вы следите только за отклонениями. Ежемесячные отчёты — взгляд на бизнес сверху. Вы за пару часов проверите всё, что произошло за месяц: выгрузите операции и, если найдете подозрительные моменты, зададите вопросы.
Если бизнес на общей системе налогообложения, подход простой: до подачи декларации по налогу на прибыль спросите бухгалтера, на какой налог он планирует выйти. И оцените, насколько цифра соответствует минимальной налоговой нагрузке.
Наймите аудитора, чтобы проверить работу бухгалтера с первичной документацией. Тут проще делегировать, чем делать самому.
Проконсультируйтесь с юристом и оцените риски — защититесь от проблем, которые касаются собственности. По юридическим вопросам должен быть свой ответственный.
Потребуйте от бухгалтера три финансовых отчета каждый месяц: проверяйте доходы и расходы, активы и обязательства и денежный поток. Сверяйте отчеты друг с другом.
Как избежать кассового разрыва?
Во-первых, планируйте денежный поток на 4–5 недель вперед и распределяйте его, исходя из входящего денежного потока. Тогда вы диагностируете кассовый разрыв до того, как он фактически возникнет.
Во-вторых, отложите в резерв объем денежных средств, достаточный для покрытия 2–3 месяцев постоянных расходов. Это позволит выжить в течение этого периода при любом объеме продаж.
В-третьих, можете открыть овердрафт в банке. Это кредитование банком расчётного счёта клиента при отсутствии средств.
Почему прибыль ≠ деньги?
Если у компании много денег на счету или в кассе, это не значит, что бизнес прибыльный. Так бывает, когда вы получили много предоплат, а саму услугу еще не оказали.
Если вы продаете продукт или услугу в кредит, то доходы появляются, а деньги нет. Если сырье накапливается на складе, то деньги вы давно заплатили, а сырье в расходах отобразится, когда вы продадите готовую продукцию.
Попробуем разобраться. Чистое движение денег за период — это разница между деньгами, которые мы получили, и деньгами, которые выплатили. Чистый денежный поток отображается в отчете Cash Flow (CF) или в Отчете о движении денежных средств (ОДДС).
Прибыль же — это добавленная стоимость, то есть разница между ценностью, которую мы создали (продажи за период) и ресурсами, которые израсходовали в процессе. Прибыль считаем в Отчете о прибылях и убытках (ОПУ), на языке финансистов — Profit and Loss Statement (P&L).
Если владелец путает эти понятия и пользуется деньгами, а не прибылью, есть риск не заметить ухудшение финансовых показателей бизнеса или заметить, когда будет слишком поздно.
Как спрогнозировать прибыль, если бизнес нестабильный?
Нестабильный бизнес, как правило, работает не так давно и еще не вышел на постоянный спрос. В этом случае нужно не прогнозировать, а планировать.
Прогноз — это пассивный подход: попробуем угадать, каким будет будущее. А план — это цели и способы их достижения.
В планировании я предпочитаю простоту и удобство, поэтому пользуюсь таким подходом:
Самое важное — определить цель по объему продаж. Нет бизнеса, в котором нельзя поставить цель. Она должна быть достаточно амбициозной, но реалистичной. Если она оказалась слабой или завышенной, меняйте — это не проблема.
Под эту цель запланируйте в процентах сырьевые и товарные расходы (прямая себестоимость + прочие переменные расходы).
Отдельно рассчитайте объем постоянных расходов за период.
Зафиксируйте планируемую прибыль. Если результат вас устраивает, фиксируйте финансовый план и составляйте план действий по его достижению.
Классический инструмент в условиях нестабильности — сценарии: реалистичный, оптимистичный и негативный. Все что в них меняется — это сумма продаж и иногда постоянные расходы. Переменные расходы считают в процентах от продаж, а постоянные, хоть и фиксируются абсолютной величиной, могут иметь несколько уровней затрат.
Отклонение планового результата от фактического может быть существенным, но зато вы будете готовы к радикальным разворотам рынка, а бизнес станет более адаптивными.
