Сертифицированный тренер по методологии GTD, сооснователь LIVE.LOVE. Ironman и марафонец. Отец и муж.
16 лет управленческого опыта: от директора ресторана McDonald’s до исполнительного директора Tarantino Family — холдинга с 70 ресторанами и 2,5 тысячами сотрудников.
Держать голову «пустой»
Невозможно сфокусироваться, думать стратегически, творчески, если что-то отвлекает или беспокоит. Голова — плохое место для запоминания вещей. Мозг способен удержать в фокусе не более 4 задач одновременно, не теряя при этом полной картины происходящего. Конечно, задач в жизни намного больше четырех. Лучшая привычка, которая поможет не беспокоиться и начать выполнять дела, — это привычка записывать их, решать, что с ними делать, и организовать эффективную систему напоминаний. В этом мне сильно помогает методология Getting Things Done, которую я использую уже 10 лет.
Отказаться от многозадачности
Наш мозг не многозадачный. Если выполнять дела по очереди одно за другим, а не одновременно, продуктивность может повыситься удивительным образом. Очень хорошо иллюстрирует этот принцип книга Дэйва Креншоу «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все». Рекомендую.
Если на задачу нужно не более 2 минут, выполнять ее сразу
Не откладывать такие задачи — очень хорошее правило GTD. Мне оно помогает не накапливать мелкие «хвосты». Особенно оно полезно в работе с электронной почтой, где обработка большинства писем обычно занимает как раз пару минут.
Бронировать время на планирование и анализ рабочего дня
Планирование и выполнение работы — это разные процессы. Невозможно планировать работу, когда вы усердно работаете. Час в день на дневное планирование и два часа в неделю на обзор всех обязательств существенно повысит продуктивность. Относитесь к этому как к инвестиции времени, а не затратам, ведь у этих инвестиций очень высокий ROI. Я планирую день каждое утро и по пятницам делаю недельный обзор.
Не ставить технологии выше техники мышления
Польза нотификаций и автоматизаций сильно переоценена. При неправильном использовании они скорее отвлекают и мешают. Разделяйте дела на два простых списка — срочные и несрочные — и вы всегда будете понимать, что сделать в первую очередь. Планируйте день в соответствии со срочными делами. А если их нет, обращайтесь к списку несрочных дел в таск-менеджере, блокноте или просто цифровом файле. Если вы знаете, где какая информация хранится, вам не нужны дополнительные технологические ухищрения. Хотя, если вы четко понимаете, для чего используете технологии, они могут стать дополнительным фактором успеха. И совет руководителям: все делегированные задачи храните в отдельном списке — так вы всегда будете знать, что именно и кому поручили.
Смириться, что все дела сделать невозможно
В ваших списках всегда будут задачи, до которых вы, возможно, никогда не доберетесь. Просто знайте и не переживайте по этому поводу. Доверяйте интуиции. Тем не менее, вносите в списки абсолютно все дела, чтобы не сомневаться, что в данный момент делаете самое важное из них. Завершите это и перейдите к следующему делу. Если вы удовлетворены тем, что делаете, вы уже продуктивны.
Позволять себе ускоряться
Даже стараться ускорить себя. Принцип езды на велосипеде применим и к управлению делами: чем быстрее движение, тем легче держать баланс. Попробуйте взять на себя чуть больше: хотя это покажется невозможным или трудным, эффект может вас приятно удивить.
Отдыхать — без отдыха нет продуктивности
Хорошие мысли не приходят, когда усердно работаешь. Для эффективности мозгу нужны фазы напряжения и расслабления. Иногда два дополнительных часа сна могут позитивно сказаться на продуктивности в течение всей следующей недели. Жизнь — не спринт, а марафон. Поэтому иногда нужны остановки. Важно переключаться и отдыхать, выключаться полностью и перезагружаться. Но помните: можно ничего не делать и чувствовать себя отлично, если вы знаете, что именно не делаете.
Повышать уровень энергии
После занятий спортом я чувствовую себя энергичнее и дееспособнее. Качественный сон и физические упражнения влияют на продуктивность вдобавок к любым техникам управления делами. Лучший совет по сну, который я получал — ложиться спать не в тот же день, когда нужно просыпаться. И избавляйтесь от мусора — материального и информационного. Уборка всегда позитивно сказывается на самоощущении.
Усилия, терпение и время
Это три фактора для достижения успеха. Дэвид Аллен сформулировал, как доводить дела до конца: “Всегда определяйте финальный результат, которого хотите достичь, и следующее действие, выполнение которого приблизит вас к цели”. Если правильно их определить, все получится.
Хотите получать дайджест статей?
