cover

Проджект-менеджмент
в реальной жизни

На примере детской вечеринки рассказываем о планировании
бизнес-проектов.
author
Ханна Руденко
Обозреватель в LABA

Не бывает несерьезных дел — бывает несерьезное отношение к задачам. Ошибки в планировании могут провалить и многомиллионный бизнес-проект, и семейный праздник.

Мы составили план детской вечеринки, а наш преподаватель по проджект-менеджменту Евгений Камашев проверил, как мы справились. Говорит, можем переходить к многомиллионным бизнес-проектам.

Цель проекта

Организовать классный День рождения для Максима, 8 лет.

Критерии успешности
 отзывы о вечеринке положительные у >50% родителей приглашенных
      детей
 запланированный бюджет превышен не более чем на 10%
 Максим поставил празднику оценку минимум 9 из 10

Заинтересованные стороны и их влияние

 именинник — хочет пиратскую вечеринку
 родители — оплачивают праздник и контролируют выполнение; ожидают, что праздник порадует ребенка, будет безопасным и не выйдет за рамки бюджета
 гости — 10 детей 7–10 лет, хотят пиратского веселья и расстроятся, если будет скучно
 приглашенные специалисты — могут сорвать работу из-за невыплаты аванса или выполнить ее плохо из-за форс-мажоров
 родители гостей — не пустят детей, если им покажется, что на празднике будет небезопасно

Необходимые ресурсы

 500 долларов
 30 дней дней на подготовку
 локация с детским кораблем или безопасным выходом к воде
 кейтеринг
 три аниматора в костюмах пиратов Карибского моря
 один ведущий Джек Воробей

Критический путь проекта

Договориться с владельцами локации, ведущим, пиратами и кейтеринг-сервисом    Утвердить бюджет и смету    Выплатить авансы    Декорировать локацию морскими сетями, кораблем и «Веселыми Роджерами»    Провести вечеринку.

Зависимости между работами

 работа аниматоров-пиратов не зависит от кейтеринга, но зависит от локации
 кейтеринг-подача не зависит от локации, но зависит от «пиратской» темы: рыбные палочки и желейные конфеты-медузы

Допущения при оценке

 родители подтвердят участие детей в течение недели после рассылки приглашений
 погода будет отличной для пиратской вечеринки под открытым небом
 подрядчики выполнят свои задачи с первого раза

Компетенция и доступность человеческого ресурса

  выездные аниматоры в костюмах пиратов
 фокусники с летающими картами и шоу мыльных пузырей
 работники кейтеринг-сервиса и менеджеры локации
  к​ондитер, который сделает пиратский торт

Оценка времени методом трех точек

По формуле: (оптимистичная оценка + вероятная оценка*4 + пессимистичная оценка)/6

Оформление локации с монтажом и демонтажом морского корабля и морских сетей занимает 7 часов, но рабочие могут управиться и за 5 часов, в худшем случае закончат за 10 часов. Значит, ожидаемый срок оформления:

Горизонт планирования

 проект займет около 1 месяца с бронированием локации и подготовкой плана, утверждением сметы, организацией и проведением вечеринки
 оптимальный горизонт планирования — 1 неделя, для детального списка задач

Оценка бюджета проекта методом трех точек

По формуле: (оптимистичная оценка + вероятная оценка*4 + пессимистичная оценка)/6

Обычно вы тратите 500$
Друзья провели такой же праздник за 350$
Но можно уйти и в 600$
Значит, можно уложиться в:

Риски

 у именинника/гостей ветрянка
 прогнозируют дождь с ветром
 аниматоры не приехали или забыли реквизит
 кейтеринг привез сладкие канапе и шампанское вместо рыбных палочек и тропического сока
 рыбные палочки просрочены
 аниматоры пьяны

Буфера для проекта

Временной буфер для каждой задачи — 20-50% времени выполнения.

Если думаете, что справитесь с поиском аниматоров за два дня, выделяйте три. Если надеетесь закончить проект за 30 дней, то ставить срок в 36-39 дней.

Когда нужно перепланировать

Сработал один или несколько из рисков.

 аниматоры сказали, что пришлют одного человека вместо трех — нужно искать двух новых людей
 владельцы локации отказали в аренде или именинник заболел — переносим вечеринку в другое место или на другое время

На что обращать внимание

 как новые обстоятельства влияют на проект и какие ключевые компоненты под ударом?
 бюджет расширяется до 600 долларов из-за переноса локации и дополнительных аниматоров

Уйдет не 7, а 8 дней на подготовку — нужно успеть договориться с новой локацией

Что делать с изменениями

 это все еще пиратская вечеринка или уже бал-маскарад?
 если новые обстоятельства критически меняют план, переписываем его заново — с новыми ресурсами, сроками и целями
 поставьте в известность заинтересованные лица и помогите им перестроиться.

Последние материалы
Ближайшие курсы
image PR-ДИРЕКТОР
Практический курс по управлению коммуникациями
image ADVANCED EXCEL
Работа с большими массивами данных
image УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ
курс для предпринимателей и финансовых менеджеров
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo

Евгений Камашев

Курс
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ
  • составляющие эффективного планирования
  • структурирование задач
  • влияние рисков на планирование
  • перепланирование проекта: когда и как
записаться