Если вам интересна эта статья, то вам точно понравится наш обширный список формул в Excel
Никита Свидло — Operation Support Team lead в Shell Retail Ukraine. 10 лет работает в аналитике продаж и финансов. Был финансовым аналитиком в Coca-Cola Hellenic Ukraine: вёл управленческий учёт, составлял отчеты о прибыли и убытках и анализищеровал отклонения в выручке.
Никита рассказал нам, в чем преимущества Excel, какие его возможности часто остаются без внимания и как с помощью программы визуализировать большие массивы информации.
Зачем нужен Excel
Бизнес без Excel невозможен. У нас — точно. Пока существуют стандарты бухгалтерского учета, другие программы для работы с большими данными не подходят. У нас куча нюансов в бухгалтерии и налоговом учете, которые не дают работать с программным обеспечением европейских стран, таким как Oracle и SAP.
Например, в Coca-Cola мы целый год внедряли в работу аналогичное программное обеспечение для автоматизации работы с данными — SAP. Но всё равно там были кнопки Export to Excel и Upload from Excel. Никакая другая программа не позволяет проводить анализ данных на лету и в сжатые сроки без дополнительных настроек и затрат. Конкурентов у Excel на сегодняшний день нет.
Три главных преимущества Excel:
- дешевый, практически бесплатный
- доступный — это автоматическая программа на компьютерах с Windows
- сравнительно простой в изучении — ему обучают в школах и университетах
Любой человек, которых хочет автоматизировать и упростить свою работу, избавиться от рутины и сэкономить время, сможет научиться работать в этой программе за пару месяцев.
Самое важное в Excel — обработка данных. Без этого я не представляю свою работу с большим массивом информации.
Вот функции и инструменты программы, которыми я пользуюсь чаще всего
Сводная таблица
Подходит для решения 80% задач по обработке данных. С ее помощью можно преобразовать таблицу в нужный формат и сделать готовый отчет. Многие знают эту функцию, но используют не все ее преимущества. В этом большой минус — много времени теряется впустую.
VLOOKUP
Функция подтягивает в один отчет данные из другого отчета по определенному ключевому полю или критерию. Она может отсеивать дубликаты, несовпадения, группировать данные. В связке с функцией ЕСЛИ она может выбивать другие значения, ставить фильтры.
ЕСЛИ
Это стандартная логическая функция, которая есть в любом языке программирования: что делать, если правда, и что делать, если неправда.
ФОРМУЛЫ ССЫЛОК и МАССИВОВ
Позволяют просуммировать определенный диапазон по одному или двум выбранным критериям либо найти нужное значение в диапазоне и сделать на него ссылку.
Полезные лайфхаки
Все знают о горячих клавишах, но мало кто ими пользуется. Когда я проводил курсы по Excel для сотрудников офиса Shell Retail Ukraine, удивился, как много сотрудников не применяют их во время работы. А это ведь сохраняет кучу времени.
Вот несколько комбинаций:
Alt + P + P — создать сводную таблицу
Alt+D + F + F — поставить автофильтр
Ctrl + D — автозаполнение
Ctrl + 8 — скрыть все свернутые столбцы и строки
Alt + Shift + знак плюс — добавить строчку
Alt + Shift + знак минус — удалить строчку
Или возьмем, к примеру, умные таблицы. С помощью одной кнопки можно задать такой формат таблицам, в котором работать с ними станет удобнее. К тому же, мы сразу получаем автоматически подстраиваемый диапазон ячеек, которому можно дать имя и в будущем использовать как ссылку. Этот диапазон автоматически будет доступен в надстройке Power View и при создании других визуализаций.
Пример использования умной таблицы
Кроме этого, в умных таблицах доступны:
- автофильтр
- автоматическое закрепление шапки
- автозаполнение строк и столбцов
Как визуализировать данные
Визуальные возможности Excel безграничны. Конечно, чтобы сделать классную визуализацию, нужно немного усердия и дизайнерского чутья. Но в Excel есть необходимый набор инструментов, который позволит творить чудеса даже без специальной подготовки.
Чего только стоит относительно новая надстройка Power View, которая делает то, для чего ещё пару лет назад нужны были программисты.
Вот несколько малоизвестных фишек визуализации
Спарклайн
Позволяет сделать график в одной ячейке рядом с соответствующим набором данных. Он визуализирует динамику, например, по продажам. Это удобно — не анализируя цифры, можно посмотреть на график и понять, где пик, рост и провал.
Расчеты и динамика в спарклайне
Мало кто знает, но Excel поддерживает карты
Представим, что ваша фирма продает кофе и фастфуд. С помощью карты можно посмотреть распространение этих продуктов по регионам: где покупают много фастфуда, а где — кофе.
Визуализация данных с помощью географической карты
Power View
С его помощью можно создавать интерактивные графики — отражать долю в продажах определенного месяца или долю кофе в общих продажах. И это всё можно сделать, кликнув мышкой по иконке с кофе.
Можно добавить новый месяц, магазин или продукт. Не нужно заново назначать область и создавать новый график — один раз настроил, и все работает.
Power View позволяет отображать графики на планшете и предоставляет аналитику онлайн. Это безграничные возможности для управления бизнесом. Годовой доступ стоит чуть больше 100 долларов, но это немного в сравнении с тем, что предлагают конкуренты.
Визуализация в Power View
Excel в прогнозировании
Кейс: у компании стандартный набор товаров, она не вводит новые продукты. При анализе данных видно, какая позиция продается стабильно хорошо, а что покупают меньше.
Это удобно: можно сразу же его вывести.
С помощью прогнозирования принимаются решения по продукту: в какой стадии жизненного цикла находится товар, когда на него можно поднять цену, а когда лучше убрать с рынка.
Даже в стандартных функциях Excel есть набор инструментов для прогнозирования. Дайте Excel данные за последние 10 месяцев, и он покажет тренд с верхней и нижней границами на следующие 3 месяца.
Хочется большего — рассчитывайте прогноз с учетом сезонности или жизненного цикла продукта. Можно это сделать и на пять лет вперед, но такой такой прогноз будет неточным, так как не будет учитывать макроэкономические коэффициенты — уровень инфляции и покупательскую способность.
Как автоматизировать работу в Excel
программа может выбрать из большой таблицы данные по конкретной торговой марке или магазину, сформировать их в отдельный файл и автоматически разослать сотни писем разным людям; это делают макросы — программные алгоритмы действий; главное — понять, как они работают.
если у вас есть стандартные отчеты, можно настроить автоматическое обновление с определенной периодичностью
облегчить работу поможет и Power Pivot — встроенная в Excel база данных, которая позволяет объединить две таблицы по ключевому полю в одну сводную таблицу; не нужно прописывать формулы и искать совпадения, система сама найдет подходящие поля, просуммирует их и выдаст результат
Как развивается программа
Когда я пришел работать в Coca-Cola, программа поддерживала максимум 65 тысяч строк. Для примера, месячная база продаж по клиентам и продуктам в компании тогда составляла около миллиона строк.
Самое главное ограничение программы в том, что она часто слетает при работе с большими объемами информации. Поэтому лучше не использовать Excel как базу данных. Для хранения нужен внешний источник-сервер, а Excel должен на него ссылаться.
Продвинутый пользователь Excel
Представьте человека, который покупает что-то в интернете: он нажимает «выбрать», «ввести номер карты», «оплатить». Для сайта — это набор команд на языке программирования. С Excel то же самое.
Он написан на языке программирования, и, зная этот язык, можно невероятно эффективно использовать Excel. Используйте макросы и оптимизируйте — автоматизируйте рутинную работу. Отказавшись от кнопок в рабочей области Excel и от формул в рабочем окне, можно общаться с Excel на его языке.
Это и есть продвинутый пользователь.
Хотите получать дайджест статей?
