Представьте, что к вашему виску приставили пистолет. Это значительно облегчает выполнение задач.
Крис Майерс и Джиа Виртц — предприниматели из США и регулярные авторы Forbes. Мы перевели их статьи о том, как поддерживать продуктивность деятельности. Крис рассказал о личных правилах, а Джие помогли знакомые предприниматели — поделились своим мнением о том, как быть продуктивнее. Но сперва давайте разберемся с тем, что нам мешает.
Брианна Вист — журналистка и автор Forbes, The Huffington Post and Thought Catalog составила список из 13 отвлекающих факторов, которые влияют на наши показатели продуктивности.
13 отвлекающих от работы факторов
Каждый раз, когда телефон сообщает вам о спаме, ответе в чате, о новом лайке или комментарии в Instagram, вы отвлекаетесь.
Звучит безобидно: «Подумаешь, секунда». Но когда ваш фокус постоянно теряется, вы постепенно теряете способность сосредоточиться.
Проверяйте уведомления один раз в час или два раза в день.
Утро задает тон всего дня. Если вы начинаете день со стресса и неуверенности, выкапывая из кучи валяющейся одежды свой наряд, это неправильно.
Разберите шкаф и готовьте одежду накануне.
Знаете ли вы, что произойдет, если вы не запланируете или не приготовите еду заранее?
Голод замучит вас, и вы отправитесь есть в ближайшее кафе или ресторан.
Постоянно есть вне дома — дорого, но готовить перед каждым приемом пищи — дорого энергетически.
Готовьте наперед — экономьте время и деньги.
Выйти на улицу и просматривать новостные ленты — это не перерыв.
И все же большинство людей используют это как форму отдыха, пользы и здоровья от которой не прибавляется.
Выйдите из офиса, почитайте книгу, поговорите с другом или помедитируйте, пока едите или наслаждаетесь видом.
В начале рабочего дня обозначьте тех, с кем вы готовы взаимодействовать. Чтобы люди знали, чего от вас ждать.
Если ваша семья думает, что вас можно закидывать документами для школьного собрания, или ваши клиенты считают, что звонить вам по рабочим вопросам в 7:30 — это нормально, с перегрузкой вам не совладать.
Составьте расписание и сообщите, когда и с кем вы готовы решать вопросы.
Легко разбирать почтовый ящик, когда вы завтракаете. Или придумывать идеи для проекта, пока вы идете на работу.
Но многозадачность — это трата энергии, поскольку вы не можете уделить все свое внимание одному вопросу.
Разбирайтесь с одной задачей за раз, затрачивая на каждую необходимые время и усилия.
Утром внимание наиболее сфокусировано, но с каждым часом становится все более размытым.
Если вы начинаете свое утро с рутинных заданий, вы тратите драгоценный ресурс.
Делайте утром то, на что вы готовы потратить силы.
Если вы можете что-то решить по электронной почте, сделайте это. Встречи — трата энергии.
Они требуют усилий: вам нужно быть активным перед коллегами и партнерами, задумываться о словах, оправдывать ожидания вместо эффективного решения проблемы.
Посещайте только те собрания, на которых необходимо ваше личное присутствие.
Ненужные разговоры о погоде или о детях утомительны, потому что требуют определенного уровня производительности — вы пытаетесь казаться любезным и интересным, даже если на самом деле устали и хотите продолжить заниматься своими делами.
Избегайте или заканчивайте подобные разговоры при первой же возможности.
Есть высказывание, что люди, которые чувствуют себя менее склонными к медитации, нуждаются в ней больше других.
Нет ничего, что истощает нас быстрее, чем гонка наших собственных мыслей, взвинченные эмоции и страх.
Чему мы отдаем свою энергию, то и будет расти и крепнуть в нашей жизни.
Находите время для очистки мыслей и сосредоточения на том, что действительно важно.
Опустошенность не снижает продуктивность, потому что в таком состоянии продуктивности вообще нет.
Вы не можете нормально функционировать, когда истощены. Усталость или недостаток сна вредны для вашего внимания, а еще их легко не заметить.
Будучи всегда слегка уставшим, вы привыкаете к такому состоянию и начинаете относиться к нему, как к норме.
Поставьте сон в приоритет и, если у вас с ним проблемы, обратитесь к специалистам.
Некоторые люди говорят, что не могут заснуть, пока не выписали все, что им нужно запомнить на следующий день.
Попытка запомнить все мелочи жизни — позвонить механику, забрать лекарство у ветеринара, заказать что-то для дома — слишком перегружает память.
Освободите разум — ведите список того, что вам нужно сделать, постоянно, а не раз в день.
Всякий раз, когда вы расстроены, испытываете дискомфорт или чем-то огорчены, спросите себя: «Я расстроен из-за этого, или я беспокоюсь о том, как это будет выглядеть?»
Постоянное соотнесение себя с мнением других — бесполезное занятие. Оно никогда не будет работать на вас.
Беспокойство — это вор. И позволять себе думать об этом, значит, воровать у себя энергию, которую вы можете использовать, чтобы построить жизнь, в которой вам не нужно будет чье-то одобрение.
Ловите себя на «ложном» беспокойстве и старайтесь от него избавиться. Возможно, в этом понадобится помощь психолога.
8 правил, как быть продуктивным весь день, от американских предпринимателей
Крис Майерс, CEO в BodeTree
Не постесняюсь сказать, я человек занятой. Руковожу холдингом, занимаю должность партнера в венчурном инвестиционном фонде, пишу статьи для Forbes, издаю книги, выступаю на телевидении и забочусь о своей молодой семье. День расписан по минутам.
Читатели моего блога и знакомые предприниматели часто задают мне вопрос: «Как тебе удается так много?»
Первое, что я отвечаю:
Я разработал стратегии, которые позволили мне сделать многое. Они помогли мне, и я уверен, что они сработают для любого предпринимателя.
Я не уверен, что это биологически верно, но есть старая поговорка: золотая рыбка растет до размера резервуара, в котором живет. Чем больше резервуар, тем больше золотая рыбка.
Тот же принцип применим к нашей жизни. Чем больше времени мы выделяем на задачу, тем дольше она выполняется. Если вы даете проект человеку, который не особенно занят, он будет затягивать работу до последнего.
Чтобы не быть золотой рыбкой, нужно устанавливать жесткие сроки и требования — для каждой задачи, за которую вы беретесь.
Представьте, что к вашему виску приставили пистолет. Это значительно облегчает выполнение задач.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Для меня нет ничего хуже, чем пообещать написать статью или сделать презентацию, и, сидя перед пустым экраном, впасть в паралич из-за глубины темы.
Когда я чувствую себя подавленным задачей, моя естественная ответная реакция — прокрастинировать. Промедление, в свою очередь, приводит к стрессу, тревоге и чувству полного истощения. Решение — проанализировать задачу, определить ее суть и разработать план решения.
Мы все сталкиваемся с препятствиями, но они не должны ограничивать нас. Я заметил, что препятствия могут сделать нас более деятельными.
Я не скрываю своей любви к древней философии стоицизма — учения о том, что жизнь и все в ней непостоянно. Зацикленность на обстоятельствах — верный способ разочароваться.
Прелесть стоицизма заключается в том, что он напоминает нам: только мы контролируем наши эмоции и реакции, только мы способны превращать препятствия, с которыми сталкиваемся, в возможности.
Когда я разбираю ворох дел, снова возвращаюсь к цитате Марка Аврелия, римского императора и философа стоицизма:
Если наша цель — повышение продуктивности, мы должны бежать к самым сложным проблемам и набрасываться на задачи. Мы должны принимать их, наслаждаться процессом и яростно отвоевывать у них власть над нами.
Если вы заметили, что теряете концентрацию, минитренировка или прогулка вокруг квартала станет необходимым перерывом, способом отвлечься от компьютера, вернуть творческую энергию.
Адеро Дэвис, сооснователь и исполнительный директор FairFare, приложения-агрегатора совместных поездок, говорит:
Список дел может быть источником мотивации, а может вызывать страх, ведь он бесконечен. Вот почему важно управлять им так, чтобы он повышал производительность.
Лиз Фанк, соучредительница And We Evolve — сервиса подписки на подержанную одежду, рассказывает:
Наличие кого-то, кому вы подотчетны, значительно увеличивает вероятность выполнения задачи.
Американское общество по обучению и развитию (ASTD) провело исследование по вопросам подотчетности и выяснило, что, если у вас назначена встреча с человеком, перед которым вы должны будете отчитаться, вы увеличиваете шанс на выполнение задачи до 95%.
Шабрина Кёсвологито, блоггерка из Slow Travel Story — сообщества путешественников, говорит:
Сломайте рутину — это поможет избавиться от монотонности типичного рабочего дня. Пользуйтесь своим окружением и позволяйте ему вдохновлять вас.
Джессика Гринвалт, основательница Pixelkeet — компании по графическому дизайну и веб-разработке, говорит:
Интернет должен был сделать нас более продуктивными и помочь добиваться большего, ведь вся информация у нас буквально под носом. Но многие исследования доказывают, что технологии сделали нас менее продуктивными.
работников используют интернет в рабочее время по нерабочим вопросам: сидят на развлекательных сайтах, отвечают на личные письма, изучают ассортимент онлайн-магазинов
продуктивности теряет на этом бизнес
из 47-часовой недели тратит на свою непосредственную работу типичный американский менеджер среднего звена
Нужно написать и отправить сотни писем, посетить множество собраний, а затем, конечно, личные отвлечения: например, социальные сети — на них уходят часы, а на работу времени не остается.
Кастелланос советует вложиться в качественные шумоподавляющие наушники, установить в браузер расширение, блокирующее новостную ленту социальных сетей, и отключить уведомления всех ваших приложений.
Затем пересмотреть основные задачи и установить время на выполнение каждой.
Кэтрин Кастелланос, основательница Sidestep Strategies — фирмы по управлению кризисными ситуациями на предприятиях, говорит:
Хотите получать дайджест статей?
