Уже более 7 лет Анна Климушка руководит продуктами и проектами в сфере разработки. За ее плечами проекты для Crowdbotics, Glorium Technologies, WiserBrand и Opinion Corp. Однажды вела 5 проектов одновременно, в которых участвовали 25 специалистов.
Анна поделилась с нами, как экономит время на онбординге новичков. На заметку всем менеджерам.
Часто бывает так, что с приходом нового человека в команду, в ней на некоторое время наступает хаос.
Скажу по секрету: так бывает чаще всего, потому что новичка нужно вводить в курс дела, отвечать на его/ее вопросы, давать подсказки и тратить на это самое драгоценное, что есть у любого причастного — время.
Большую часть проблем можно сократить с помощью уникального и очень простого анти-хаос средства — Welcome email.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
На нем мы сегодня и остановимся более подробно. Подготовка шаблона такого письма сединоразовая акция, которую проджект-менеджер может делегировать HR-у или выполнить совместно.
Через раз я сталкиваюсь с тем, что в день выхода нового человека банально не готова его почта и рабочее место, не говоря уж о каком-то там Welcome email.
Итак, дорогой проджект-менеджер. Ты знаешь, что разработчик Иннокентий выходит на работу через три дня.
Твои действия
Проверь, подготовил ли сисадмин ноут и монитор. И, главное, настроил ли он их.
Проверь, создал ли СЕО (или любой другой ответственный человек) почту.
Проверь, готово ли рабочее место нового бойца (стул, стол, канцтовары, чашечка).
Проверь, отправили ли Welcome email со всей важной информацией.
Проверь, сделали ли человеку ключ от офиса.
На самом деле все эти «проверь» желательно хранить в виде онлайн-таблицы, своего рода чек-листа по онбордингам со структурой «Что сделать», «Кто ответственный», «Сделано/Не сделано».
За пару дней до выхода человека ты должен увидеть там сплошные плюсики в колонке «Сделано». Если нет — всегда есть Skype, Slack, Telegram и куча других каналов связи, в том числе и живое общение.
Но прежде чем плюсовать и делегировать, давайте всё же разберемся с Welcome email.
Из своего опыта рекомендую включать в него следующее:
— инвайт в task-менеджер (можно просто написать, что он уже на почте)
— ссылка на документ с контактами коллег (куда боец впишет и себя, сам, ручками)
— инвайт в Slack (или Teams, или что вы там используете)
— инвайт в репозиторий, доступ к GitHub-аккаунту (для разработчиков)
— ссылка на то, где хранится вся документация по проекту
— краткая инфа о проекте
— краткая инфа о команде
— ссылка на календарь мероприятий (круто, если вы даже уже пригласили человека на все необходимые ивенты)
— инструкция по настройке подписи и profile picture
— инструкция по настройке видимости календаря
— ссылка на документ с корпоративными традициями, code of conduct (если у вас есть такое)
— отдельно контакты его/ее прямого менеджера
— ссылка на корпоративную библиотеку (если она есть онлайн и если она вообще есть)
— памятка о том, как эстимируются задачи в данном проекте (часы, стори-поинты, T-Shirts, etc)
— памятка о workflow в task-менеджере (что, куда, когда, зачем)
— что-то важное на ваше усмотрение, касающееся специфики работы в компании
Письмо будет большим, но человек всегда сможет вернуться к нему и будет делать это чаще, чем вы думаете, в первые два-три дня.
Главное, заставить себя упорядочить онбординг новичка один раз, и вы сами увидите, как много времени сэкономите на банальных действиях.
Да прибудут с вашими новичками Welcome emails и плюсики в чек-листах!
Больше кейсов по управлению проектами и командами — на Telegram-канале Анны.
Хотите получать дайджест статей?
