Юрий Шиляев руководил образовательными проектами в компании Wargaming (4000 сотрудников) и Epam Systems (1000 сотрудников). По праву считается одним из лучших экспертов по системе GTD (Getting Things Done) в СНГ.
С Юрием мы поговорили о системе планирования задач, узнали о его личных лайфхаках продуктивности. Обсудили систему GTD, mindmaps и другие инструменты которые помогают ему оставаться продуктивным каждый день.
От потребности к действию
Впервые познакомился с темой личной эффективности десять лет назад. Тогда я раскопал книгу о том, что все дела должны быть распределены по корзинам, выписаны и четко упорядочены, «выгружены из головы».
Внимательно прочел первые пятьдесят страниц, закрыл и забыл. Я не стал читать дальше, потому что тогда не было проблем с задачами и тайм-менеджментом. Времени и так хватало.
Я ходил пешком с работы домой. Мне не требовалась машина, чтобы все успевать. Даже когда я был директором небольшой компании, большинство моих задач помещалось на одной страничке блокнота.
Но самое важное — полно времени. Каждый день был похож на предыдущий. И все было хорошо.
Через несколько лет все изменилось. Я перешел на работу в крупную корпорацию EPAM Systems.
Большая компания — это десятки и сотни писем в день, это десятки проектов. И вдруг я понял, что ничего не успеваю.
Количество информации, писем, задач, встреч превысило все возможные границы в моей голове. И тогда я начал искать книги и пробовать разные методики управления собственным временем.
С чего начать
Больше всего мне понравилась система GTD Дэвида Аллена.
Первое, что я сделал после прочтения книги «Как привести дела в порядок», — выписал в свой inbox все, что есть в голове.
«Выгрузил» информацию и избавился от нее. А после сел и впервые за долгое время спокойно, осознанно выполнил творческую задачу.
GTD — это спокойствие, контроль и возможность быть счастливым человеком. GTD не помогает вам решить проблему. Вы просто выбрасываете ее из головы и четко понимаете, что с ней делать дальше.
Когда я полностью перешел на систему планирования, понял, что есть счастье в жизни.
Потому что контролируя задачи, вы можете быть независимы от окружающих проблем.
Вы выключаетесь из потока информации и держите все под контролем. Все выходные вы можете ни о чем не думать. А выйдя в понедельник на работу, будете знать о приоритетных задачах и спокойно их выполнять.
О принципах GTD, Lean и Agile
Один из важнейших принципов продуктивности — разделить два действия: принятие решений и выполнение заданий. Психологическими исследованиями доказано, что у человека в течение дня есть ограниченное количество умственной энергии (будем это так называть) для принятия решений.
Поэтому рекомендуется сперва «выгрузить» задачи на бумагу или в todo-трекер, а после решать, что с ними будем делать. Мы не сомневаемся, не бегаем от одного выбора к другому. Просто видим задачу и выполняем ее. Получается парадокс: мы сами для себя являемся руководителем и исполнителем.
Почти 10 лет назад я познакомился с принципами управления Lean (бережливое производство) и Agile/Scrum.
Одной из концепций Lean является максимальное снижение потерь: если какое-то действие не создает ценности — его не надо делать.
Этот принцип лег в основу этапов планирования моих проектов: у вас есть задача и следующие 2-3 шага для ее выполнения.
Не стоит создавать грандиозных планов, вся важность — в простоте. У меня план на год изображен в виде небольшого дерева в майндмепе с зафиксированными ролями и проектами. Дальше над каждым проектом я думаю отдельно.
Мне нравится, что я сам принимаю решение, чем займусь на этой неделе или на следующей. Сам решаю и выставляю приоритетность задач, понимаю, как их реализовать.
Ваша система персонального планирования не всегда будет идеальной, как бы вы ее ни настраивали. Когда-то я злился на себя, что ничего не успел в течение недели (и сейчас такое тоже бывает, но редко).
Неделю за неделей я планировал детально каждый день, а потом ничего или почти ничего не успевал. Я попробовал применить принцип ретроспективы из Agile.
И со временем я нашел оптимальный для себя подход к работе, планированию дел и даже понимание того, где и как мне нравится завтракать.
Advance-уровень GTD — это когда у вас куча задач и действий, и по набору тегов вы понимаете, чем в данный момент можете заняться. Это называется обзором следующих действий.
К примеру, у вас появилось свободное время, много творческой энергии, поэтому самое время написать статью. Или наоборот, вы обессилены, поэтому лучше сделать что-то автоматическое и не требующее сильного вовлечения.
Все, что не записано — не существует. С помощью GTD я организовываю жизнь, а не только работу. Мой список задач касается абсолютно всего: купить молоко для завтрака, встретиться с коллегой или провести с вами интервью. Я всегда использую всего два инструмента — Things и календарь.
А нужен ли мне GTD?
Ответьте себе честно: сколько у вас корреспонденции, почты, входящих звонков и встреч за день? Запишите цифры и проанализируйте. А после спросите себя: что из всей информации превращается в активные действия, задачи, проблемы?
Но если вы загружены делами, у вас дисбаланс, много проектов, отсутствие приоритетов, внедряйте принципы GTD/Lean/Agile прямо сейчас.
GTD — единственная система, которая может структурировать ваши задачи, определить дальнейшие действия и сделать из вас организованного человека.
GTD помогает подстроить всю систему под себя. Вы выполняете задачи, делаете обзоры, когда вам удобно. И в этом одна из важных и мощных сил GTD.
Как все успеть
Во время тренингов самый популярный вопрос: «У меня 150 задач, 300 непрочитанных емейлов. Как все успеть? Что мне делать?» Отвечаю по пунктам.
Чем система может вам быть полезной: вы не забудете ни одну задачу, вы сможете выбрать именно ту задачу, на которой нужно сфокусироваться прямо сейчас. У каждой задачи свое время.
А еще можно делегировать.
Как научиться делегировать?
В делегировании есть 2 важных аспекта: доверие и экономика.
Во-первых, делегирование — это вопрос доверия. Когда вы даете человеку задачу, ожидаете, что она будет выполнена качественно и в назначенный срок.
Сперва подробно все обсуждаем, договариваемся о контроле сроков, качестве. Потом все менее и менее подробно, пока у человека не появится собственное чувство качества. С ростом экспертизы у сотрудника требуется все меньше контроля.
Во-вторых, делегирование это экономическое решение. Будете ли вы убирать квартиру сами или наймете клининговую службу? Вы будете организовывать свой отпуск самостоятельно или наймете агентство? Купите фильм в Apple TV или пойдете в кинотеатр?
Это все экономические вопросы. Если час вашей работы стоит значительно дороже часа уборки — не лучше ли заказать услугу, а самому поработать? Или же «купить» себе отдых?
Ну и последнее про делегирование. Порой даже самые легкие задачи мы не перенаправляем на других, потому что не задумываемся об этом.
Выполняем на автомате, по привычке и загружаем себя еще больше.
Когда-то я повесил перед глазами систему обработки задач с выделенным пунктом «делегируй!». Просто чтобы не забывать перенаправлять задачи коллегам.
Мои лайфхаки
О продуктивности и мотивации
Я точно знаю, когда я непродуктивен: когда мало сплю. Также веду дневник и делаю обзоры знаковых событий за неделю.
Записываю, что меня заряжает и что помогает быть бодрым и активным. Это достаточно простые вещи: кофе, овсянка, зарядка. Но именно это позволяет мне узнать себя лучше, прислушаться и действовать как хочется.
Мотивировать себя — странная задача. Дэвид Аллен говорит о том, что вы должны скорее уловить свою мотивацию и вытаскивать задачу под ваш настрой.
Когда у вас не хватает глюкозы в крови (например, когда вы голодны), вы не сможете продуктивно работать. Ваш организм будет сопротивляться всеми силами. А значит, и мотивация будет на нуле.
И если вы сыты и выспались, но все равно мотивации нет, тогда задайте себе вопрос: «Вам нужно то, что вы делаете, или нет?» Ответьте честно.
Мы часто берем на себя социальные роли, которые нам просто не интересны — я называю это «чужие цели». Когда мы живем не свою жизнь, а постоянно доказываем что-то маме, семье, коллегам, обществу. Мы доказываем, какие мы хорошие, и проживаем чужие жизни.
Знаете ли вы, что в Финляндии все получают практически одинаковую зарплату? Между людьми стираются социальные грани, нет зависти.
Как-то приехав к друзьям, я узнал, что соседи у них совершенно разных профессий. Справа живет почтальон, напротив владелец магазина, а сами они — инженер и учительница. У нас же айтишники — совершенно параллельный социальный класс.
Мы в жизни не видели почтальонов и нигде с ними не пересекались. Мы считаем такую профессию непрестижной и идем учиться на банкиров, юристов, а сейчас еще и айтишников.
Но на самом деле мы надеваем на себя чужие маски и перестаем быть собой. Именно это и «давит» нашу мотивацию. Посмотрите в себя и узнайте, чем вы хотите заниматься на самом деле.
Книги, которые я советую прочесть
«За миллиард лет до конца света»
Книга об ученых, которым мешает продвигаться в исследованиях непонятная сила, возможно, сама Природа. Но один человек берет на себя ответственность и продолжает исследования своих коллег, возможно, подвергая себя риску. Также он рассуждает в одном из диалогов о том, что такое практический смысл.
Книга дает полную и законченную систему самоорганизации. Освоить ее непросто, но результат стоит того.
Когда я читал книгу во второй раз, меня поразило, насколько неправильно мы понимаем понятие проактивности. Часто мы считаем, что это некая назойливость, делать что-то, о чем тебя еще не просили. Но Кови говорит о другом. Проактивность — это замена реактивности, то есть обдумывание перед действием в ответ на воздействие. Например, если вам нахамили в магазине, а вы вместе хамства в ответ (реакция) говорите человеку добрые слова, чтобы успокоить — вот это и будет проактивностью.
Хотите получать дайджест статей?
