cover
“Все, что не записано —
не существует”
Юрий Шиляев — создатель Wargaming University —
о продуктивности, системе GTD и делегировании.
author
Катя Гайдут
журналист в LABA

Юрий Шиляев руководил образовательными проектами в компании Wargaming (4000 сотрудников) и Epam Systems (1000 сотрудников). По праву считается одним из лучших экспертов по системе GTD (Getting Things Done) в СНГ.

С Юрием мы поговорили о системе планирования задач, узнали о его личных лайфхаках продуктивности. Обсудили систему GTD, mindmaps и другие инструменты которые помогают ему оставаться продуктивным каждый день.


От потребности к действию

Впервые познакомился с темой личной эффективности десять лет назад. Тогда я раскопал книгу о том, что все дела должны быть распределены по корзинам, выписаны и четко упорядочены, «выгружены из головы».

Внимательно прочел первые пятьдесят страниц, закрыл и забыл. Я не стал читать дальше, потому что тогда не было проблем с задачами и тайм-менеджментом. Времени и так хватало.

Я ходил пешком с работы домой. Мне не требовалась машина, чтобы все успевать. Даже когда я был директором небольшой компании, большинство моих задач помещалось на одной страничке блокнота.

Но самое важное — полно времени. Каждый день был похож на предыдущий. И все было хорошо.

Через несколько лет все изменилось. Я перешел на работу в крупную корпорацию EPAM Systems.

Большая компания — это десятки и сотни писем в день, это десятки проектов. И вдруг я понял, что ничего не успеваю.

Количество информации, писем, задач, встреч превысило все возможные границы в моей голове. И тогда я начал искать книги и пробовать разные методики управления собственным временем.

С чего начать

Больше всего мне понравилась система GTD Дэвида Аллена.

Первое, что я сделал после прочтения книги «Как привести дела в порядок», — выписал в свой inbox все, что есть в голове.

«Выгрузил» информацию и избавился от нее. А после сел и впервые за долгое время спокойно, осознанно выполнил творческую задачу.

GTD — это спокойствие, контроль и возможность быть счастливым человеком. GTD не помогает вам решить проблему. Вы просто выбрасываете ее из головы и четко понимаете, что с ней делать дальше.

Когда я полностью перешел на систему планирования, понял, что есть счастье в жизни. 

Потому что контролируя задачи, вы можете быть независимы от окружающих проблем.

Вы выключаетесь из потока информации и держите все под контролем. Все выходные вы можете ни о чем не думать. А выйдя в понедельник на работу, будете знать о приоритетных задачах и спокойно их выполнять.

О принципах GTD, Lean и Agile

Один из важнейших принципов продуктивности — разделить два действия: принятие решений и выполнение заданий. Психологическими исследованиями доказано, что у человека в течение дня есть ограниченное количество умственной энергии (будем это так называть)  для принятия решений.

Когда вы утром думаете, какую надеть рубашку, вы уже тратите эту энергию. Когда выбираете, что будете есть на завтрак, вы уже тратите свое внимание на выбор.

Поэтому рекомендуется сперва «выгрузить» задачи на бумагу или в todo-трекер, а после решать, что с ними будем делать. Мы не сомневаемся, не бегаем от одного выбора к другому. Просто видим задачу и выполняем ее. Получается парадокс: мы сами для себя являемся руководителем и исполнителем.

Почти 10 лет назад я познакомился с принципами управления Lean (бережливое производство) и Agile/Scrum.

Одной из концепций Lean является максимальное снижение потерь: если какое-то действие не создает ценности — его не надо делать.

Этот принцип лег в основу этапов планирования моих проектов: у вас есть задача и следующие 2-3 шага для ее выполнения.

Не стоит создавать грандиозных планов, вся важность — в простоте. У меня план на год изображен в виде небольшого дерева в майндмепе с зафиксированными ролями и проектами. Дальше над каждым проектом я думаю отдельно.

Мне нравится, что я сам принимаю решение, чем займусь на этой неделе или на следующей. Сам решаю и выставляю приоритетность задач, понимаю, как их реализовать.

Ваша система персонального планирования не всегда будет идеальной, как бы вы ее ни настраивали. Когда-то я злился на себя, что ничего не успел в течение недели (и сейчас такое тоже бывает, но редко).

Неделю за неделей я планировал детально каждый день, а потом ничего или почти ничего не успевал. Я попробовал применить принцип ретроспективы из Agile.

Всегда провожу анализ прожитой недели. Отмечаю, что получилось хорошо, что требует доработок.

И со временем я нашел оптимальный для себя подход к работе, планированию дел и даже понимание того, где и как мне нравится завтракать.

Advance-уровень GTD — это когда у вас куча задач и действий, и по набору тегов вы понимаете, чем в данный момент можете заняться. Это называется обзором следующих действий.

К примеру, у вас появилось свободное время, много творческой энергии, поэтому самое время написать статью. Или наоборот, вы обессилены, поэтому лучше сделать что-то автоматическое и не требующее сильного вовлечения.

GTD круто направляет. Вы готовите себе ассортимент задач, а после выбираете любую, исходя из времени и внутреннего настроя.

Все, что не записано — не существует. С помощью GTD я организовываю жизнь, а не только работу. Мой список задач касается абсолютно всего: купить молоко для завтрака, встретиться с коллегой или провести с вами интервью. Я всегда использую всего два инструмента — Things и календарь.

А нужен ли мне GTD?

Ответьте себе честно: сколько у вас корреспонденции, почты, входящих звонков и встреч за день? Запишите цифры и проанализируйте. А после спросите себя: что из всей информации превращается в активные действия, задачи, проблемы?

Если у вас три задачи в течение дня и одна встреча в неделю — вам GTD не нужен. Все ваши задачи вы сможете решить с помощью блокнота.

Но если вы загружены делами, у вас дисбаланс, много проектов, отсутствие приоритетов, внедряйте принципы GTD/Lean/Agile прямо сейчас.

GTD — единственная система, которая может структурировать ваши задачи, определить дальнейшие действия и сделать из вас организованного человека.

GTD помогает подстроить всю систему под себя. Вы выполняете задачи, делаете обзоры, когда вам удобно. И в этом одна из важных и мощных сил GTD.

Как все успеть

Во время тренингов самый популярный вопрос: «У меня 150 задач, 300 непрочитанных емейлов. Как все успеть? Что мне делать?» Отвечаю по пунктам.

, иконка 1
Не секрет, что в сутках 24 часа. Ни GTD, ни другая система планирования эту цифру не изменит.
, иконка 2
Чтобы обладать достаточным количество энергии, нужно по 7-8 часов спать, и GTD эту проблему тоже никак не исключит.
, иконка 3
Чтобы продуктивно работать, мозгу нужно время для отдыха — около четырех часов в день. И в этом случае GTD не сможет вам помочь. Потому что он не может дать вам концентрации и энергии больше, чем у вас есть на данный момент.

Все успеть невозможно. Но можно успеть сделать самое важное.

Чем система может вам быть полезной: вы не забудете ни одну задачу, вы сможете выбрать именно ту задачу, на которой нужно сфокусироваться прямо сейчас. У каждой задачи свое время.

А еще можно делегировать.

Как научиться делегировать?

В делегировании есть 2 важных аспекта: доверие и экономика.

Во-первых, делегирование — это вопрос доверия. Когда вы даете человеку задачу, ожидаете, что она будет выполнена качественно и в назначенный срок.

Часто мы не можем поручить что-то другому просто потому, что не доверяем. Здесь я советую перенаправлять задачи постепенно. Я это называю «постепенное отпускание контроля».

Сперва подробно все обсуждаем, договариваемся о контроле сроков, качестве. Потом все менее и менее подробно, пока у человека не появится собственное чувство качества. С ростом экспертизы у сотрудника требуется все меньше контроля.

Во-вторых, делегирование это экономическое решение. Будете ли вы убирать квартиру сами или наймете клининговую службу? Вы будете организовывать свой отпуск самостоятельно или наймете агентство? Купите фильм в Apple TV или пойдете в кинотеатр?

Это все экономические вопросы. Если час вашей работы стоит значительно дороже часа уборки — не лучше ли заказать услугу, а самому поработать? Или же «купить» себе отдых?

Ну и последнее про делегирование. Порой даже самые легкие задачи мы не перенаправляем на других, потому что не задумываемся об этом.

Выполняем на автомате, по привычке и загружаем себя еще больше.

Когда-то я повесил перед глазами систему обработки задач с выделенным пунктом «делегируй!». Просто чтобы не забывать перенаправлять задачи коллегам.

Мои лайфхаки

, иконка 1
Майндмеп — с ним я впервые познакомился десять лет назад. Тогда еще не было ни сайтов, ни специальных приложений. Я рисовал майндмепы на бумажке. И тогда, и сейчас они мне здорово упрощают жизнь.
, иконка 2
Стикеры — помогают в продуктивности. У меня их безумное количество. Многие задачи я решаю с помощью стикеров. Раскладываю идеи на кусочки и структурирую мысли.
, иконка 3
GTD — отличная система разделения задач и выбора времени для их решения.
, иконка 4
Agile — система о постоянных улучшениях и адаптивности.
, иконка 5
Lean, или бережливое производство — идея простоты и чистоты пространства, визуализации. Это даже не лайфхак, это философия, которая помогает мне расставить приоритеты, устранить лишнее, осознать ключевые задачи, визуализировать идеи. Делать меньше, но достигать большего.

О продуктивности и мотивации

Я точно знаю, когда я непродуктивен: когда мало сплю. Также веду дневник и делаю обзоры знаковых событий за неделю.

Записываю, что меня заряжает и что помогает быть бодрым и активным. Это достаточно простые вещи: кофе, овсянка, зарядка. Но именно это позволяет мне узнать себя лучше, прислушаться и действовать как хочется.

Мотивировать себя — странная задача. Дэвид Аллен говорит о том, что вы должны скорее уловить свою мотивацию и вытаскивать задачу под ваш настрой.

Мотивация — это не только вопрос отношения, но и чисто физиологический момент.

Когда у вас не хватает глюкозы в крови (например, когда вы голодны), вы не сможете продуктивно работать. Ваш организм будет сопротивляться всеми силами. А значит, и мотивация будет на нуле.

И если вы сыты и выспались, но все равно мотивации нет, тогда задайте себе вопрос: «Вам нужно то, что вы делаете, или нет?» Ответьте честно.

Мы часто берем на себя социальные роли, которые нам просто не интересны — я называю это «чужие цели». Когда мы живем не свою жизнь, а постоянно доказываем что-то маме, семье, коллегам, обществу. Мы доказываем, какие мы хорошие, и проживаем чужие жизни.

Знаете ли вы, что в Финляндии все получают практически одинаковую зарплату? Между людьми стираются социальные грани, нет зависти.

Как-то приехав к друзьям, я узнал, что соседи у них совершенно разных профессий. Справа живет почтальон, напротив владелец магазина, а сами они — инженер и учительница. У нас же айтишники — совершенно параллельный социальный класс.

Мы в жизни не видели почтальонов и нигде с ними не пересекались. Мы считаем такую профессию непрестижной и идем учиться на банкиров, юристов, а сейчас еще и айтишников.

Но на самом деле мы надеваем на себя чужие маски и перестаем быть собой. Именно это и «давит» нашу мотивацию. Посмотрите в себя и узнайте, чем вы хотите заниматься на самом деле.

Книги, которые я советую прочесть

, иконка 1
Аркадий и Борис Стругацкие.
«За миллиард лет до конца света»
Книга об ученых, которым мешает продвигаться в исследованиях непонятная сила, возможно, сама Природа. Но один человек берет на себя ответственность и продолжает исследования своих коллег, возможно, подвергая себя риску. Также он рассуждает в одном из диалогов о том, что такое практический смысл.
, иконка 2
Дэвид Аллен. «Как привести дела в порядок»
Книга дает полную и законченную систему самоорганизации. Освоить ее непросто, но результат стоит того.
, иконка 3
Стивен Кови. «Семь навыков высокоэффективных людей»
Когда я читал книгу во второй раз, меня поразило, насколько неправильно мы понимаем понятие проактивности. Часто мы считаем, что это некая назойливость, делать что-то, о чем тебя еще не просили. Но Кови говорит о другом. Проактивность — это замена реактивности, то есть обдумывание перед действием в ответ на воздействие. Например, если вам нахамили в магазине, а вы вместе хамства в ответ (реакция) говорите человеку добрые слова, чтобы успокоить — вот это и будет проактивностью.

Последние материалы
Ближайшие курсы
image ЭФФЕКТИВНЫЙ HR
принципы работы HR-департамента
image МАССОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ
механизмы управления массовым поведением
image TOTAL REWARDS
эффективная мотивация сотрудников в современной компании
mail
Подпишитесь и получайте лучшие материалы от LABA
photo

Юрий Шиляев

Курс
ПРОДУКТИВНОСТЬ 2.0
  • как управлять рабочими и личными проектами
  • как выбрать эффективные инструменты для самоорганизации
  • как освоить методики сбора и обработки информации
  • как использовать контексты и делегировать задачи
записаться