Управление проектами — это то, что делает бизнес успешным. Проекты могут быть разными: будь то вывод продукта на рынок в «сжатые сроки» или внедрение новой системы управления в компании без остановки бизнеса — но подходы в эффективности и управлении схожие.
Рассмотрим 5 аспектов проектного управления
Они помогут сделать ваши проекты более эффективными, а бизнес — прибыльным.
Выбрать подход к управлению проектом
Сейчас наиболее известные из подходов – это Waterfall и Agile (SCRUM, Kanban). Мода на SCRUM набирает обороты, и многие бросаются его использовать везде. Но это в корне неправильно.
Каждый из трех указанных подходов имеет свои плюсы и минусы. Как молоток используется для забивания гвоздей, а не шурупов, так и каждый из подходов полезен для «своих гвоздей».
Есть разные способы определения подходов для своих проектов. Я использую следующий алгоритм.
Отвечаю на вопросы:
Цели проекта четко определены или расплывчаты?
Технологии понятны или могут много раз меняться?
Заказчик определился с требованиями или хочет начинать как можно раньше и определяться по ходу?
Какое количество изменений может возникнуть в ходе проекта?
Если наши цели и технологии ясны, Заказчик определился с требованиями, а количество изменений незначительное, значит использование Waterfall наиболее оправданно.
Допустим другую ситуацию. На старте проекта мы имеем большую зону неопределенности, Заказчик готов активно вовлекаться в проект, из-за отсутствия четких требований планируется много изменений, а начинать надо "вчера".
В таком случае лучше использовать семейство подходов Agile (SCRUM или Kanban).
Наметить цели проекта и определить критерии успешности
Помните фразу из книги “Алиса в стране чудес”?
— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
Сперва нужно понять, куда мы хотим прийти и как достичь своей цели. Например, мы управляем проектом по проведению конференции. Что будет целью проекта, и как мы сможем понять, что проект успешен?
Цель «Организовать конференцию по управлению проектами» — не четкая. Поэтому я бы рекомендовал сформулировать название следующим образом: «Организовать в Киеве в последней декаде августа 2017 года конференцию по управлению проектами с участием минимум 500 человек длительностью 2 дня».
Такая цель уже содержит в себе информацию о наших планах, и если мы добавим важные критерии успешности, тогда получим:
конференция длительностью 2 дня проведена в последней декаде августа 2017 года
количество участников конференции — более 500 человек
прибыль от организации конференции составила более ХХХХХ $
в конференции принимало участие минимум 5 зарубежных докладчиков
удовлетворенность конференцией участников составила более 70%
Критерии успешности могут быть и другими. Все зависит от того, что важно для Заказчика и как он определяет успешность проекта.
Сформировать команду
Итак, что делать — понятно. Только вот одному вряд ли удастся справиться, поэтому нужно собрать команду.
Кто нам нужен? Это зависит от специфики проекта.
Если мы берем проект по проведению конференции, значит нам нужны специалисты, которые будут:
искать помещение и заниматься всей логистикой
работать со спикерами и составлять программу
работать с участниками, принимать регистрации и контролировать оплаты
работать со спонсорами
заниматься маркетингом и PR
заключать договора с подрядчиками и партнерами
Команда может быть небольшой. Но участников должно быть столько, чтобы была возможность все успеть и каждому распределить свои зоны ответственности.
Также важно отслеживать, насколько у каждого из участников «горят глаза» в процессе работы над проектом. Чем ярче блеск, тем эффективнее команда. Высокий уровень мотивации напрямую связан с успешностью проекта.
Организовать коммуникацию
Одного только блеска глаз недостаточно. Поэтому нужно определить, каким образом участники будут взаимодействовать друг с другом.
Например:
один раз в неделю — в понедельник — вся команда собирается в 9 утра и в течение 2-х часов планирует задачи на неделю
каждый день команда собирается утром на 15 минут, чтобы обсудить текущий статус и возникшие проблемы
используется экстренная связь по телефону
используется Slack для групповых обсуждений и обмена файлами
При этом следует помнить:
Коммуникация эффективна тогда, когда:
Нужную информацию получает нужная аудитория от нужного человека в нужном месте нужным образом.
Организовать мониторинг и контроль
Независимо от того, насколько мы идеально спланировали проект, через время все может поменяться. Наши планы со временем утрачивают актуальность, требуют корректировки или перепланирования.
События, которые могут произойти и повлиять на проект:
До конференции осталось 3 недели, а от зарубежных спикеров не получены подтверждения участия.
Всего 2 недели до конференции, а программа все еще не финализирована.
Количество участников конференции растет не в соответствии с прогнозом по набору участников и платежей.
Типография затягивает печать раздаточных материалов.
Генеральный спонсор отказался от участия.
В случае наступления каждого из этих событий важно понимать, что делать дальше и насколько критично само событие. Но главное, своевременно осознать, что что-то идет не так.
Поэтому команда должна знать крайние сроки своих задач и сообщать о внезапных изменениях. А менеджер проекта обязан понимать весь план проекта и постоянно с ним сверяться. И если что-то идет не так — собирать команду и прорабатывать изменение плана действий.
Я рассказал только о пяти аспектах в управлении проектами, но даже если вы в своих проектах начнете использовать эти советы, я уверен, что ваши проекты станут более успешными.
Книги, которые я советую прочесть:
DeMarco T., Lister T. Peopleware, "Productive Projects and Teams" ("Человеческий фактор. Успешные проекты и команды")
Белбин Рэймонд Мередит, "Команды менеджеров. Как объяснить их успех или неудачу"
Хенрик Книберг и Маттиас Скарин, "SCRUM И KANBAN: выжимаем максимум"
Хотите получать дайджест статей?
