Не існує графіка роботи, який підходить всім. Хтось більш продуктивний зранку, а дехто перед сном. Комусь зручно вирішувати робочі питання в черзі до стоматолога, а інший через стрес не може зосередитися. Тому, щоб побудувати власну систему тайм-менеджменту, необхідно проаналізувати, коли і як комфортно працювати особисто вам.
Про це у книзі «Тайм-менеджменту немає! Психологія дружби з часом» пише HR-Director російської філії Johnson & Johnson, бізнес-тренер Світлана Іванова.
На основі книги склали чек-лист, як побудувати графік, який буде для вас оптимальним.
#1. Визначте, коли у вас пік ефективності
Кожна людина має відрізки часу, коли вона більш продуктивна, і навпаки — коли складно змусити себе щось зробити.
Одні готові звернути гори взимку, але влітку втрачають концентрацію через спеку, інші — навпаки. Хтось максимально активний під час завалу, а в когось такі ситуації викликають паніку.
Проаналізуйте, коли вам краще працюється, та плануйте найважливіші справи саме на цей час. А прості завдання (наприклад, перегляд пошти чи листування) перенесіть на період, коли ви менш продуктивні.
Світлана Іванова пише: приїжджаючи в офіс, вона перші дві години на свіжу голову спілкується з працівниками. А в свій найпродуктивніший час — з 12 до 14 — займається стратегічними питаннями та аналітикою.
Ближче до вечора призначає інтерв'ю з кандидатами, а наприкінці робочого дня розбирає пошту та відповідає на повідомлення.
#2. Порахуйте, яку частину робочого часу ви можете контролювати
Автор книги ділить весь робочий час на «запланований» та «стихійний». «Запланований» – той, який ви виділили на вирішення конкретного завдання, і вас ніхто не відволікає. Тільки від вас залежить, чим ви будете зайняті в цей час. Наприклад, ви бухгалтер, пишете звіт і попросили до обіду вас не турбувати.
«Стихійний» – коли доводиться вирішувати ситуативні питання, відповідати колегам, ходити на зустрічі та приймати дзвінки. Це час, коли вам складно передбачити розвиток подій. Наприклад, якщо людина повинна прийти до вас на співбесіду, а ви не знаєте, чи запізниться вона і скільки загалом триватиме розмова.
Підрахуйте, скільки годин на день у вас займають «заплановані» питання, а скільки — «стихійні». І залежно від цього розписуйте свій робочий час.
Наприклад, у п'ятницю ви зазвичай отримуєте дуже багато дзвінків від клієнтів, а в понеділок їх майже немає. Отже, на початок тижня можна намітити стратегічні завдання, а п'ятницю максимально розвантажити.
Якщо розписати термінові важливі справи на весь день, ви точно чогось не встигнете.
Кількість «запланованого часу» можна збільшити, якщо відключити повідомлення месенджерів, поставити телефон на автовідповідач та попросити колег не заходити до кабінету, наприклад, до 12. Тоді ви зможете зосередитись на конкретному питанні.
#3. Проаналізуйте: ви багатозадачні чи однозадачні
Є люди, які здатні зосереджуватися лише на одному занятті. У режимі багатозадачності вони втрачають продуктивність. Інші ж, навпаки, заощаджують час за рахунок того, що можуть «запаралелити» дві-три нескладні справи.
Визначте, до якого типу людей ви належите, і плануйте час відповідно.
«Раніше я могла попросити підлеглого, який складає листа клієнту, паралельно відповісти на повідомлення у месенджері. І не розуміла, що тут такого, бо сама легко перемикаюся між кількома завданнями. Потім з'ясувала: деяким людям важливо робити лише одну справу, інакше вони виконають погано обидві», – пише Світлана.
Якщо ви багатозадачні, вирішуйте кілька питань відразу: одне легке, одне складне. Наприклад, перевіряйте пошту, доки продумуєте стратегію. Так можна вносити в календар різні завдання, намічені на один і той самий час. Або взагалі не планувати перевірку пошти, роблячи це поступово протягом дня.
Якщо ви однозадачні – розписуйте робочий день з урахуванням того, що виконуєте тільки одну справу в певний термін і вас нічого не відволікає. У такому разі плануйте навіть дрібні завдання та виділяйте на них конкретний час.
#4. Визначтесь, чи комфортно вам виконувати монотонну роботу
Одним людям подобається довго вирішувати стандартний набір завдань. Наприклад, вони без напруження можуть оформити 20 документів поспіль. Іншим потрібно постійно перемикатися, рутина їх дратує.
Люди, які не проти монотонності, можуть планувати свій час так, щоб виконати зараз велике однотипне завдання, наприклад, звести велику аналітичну таблицю.
Людям другого типу краще розбивати такі справи на блоки та чергувати їх із чимось іншим. Наприклад, одна година на таблицю, наступна — на зустріч із клієнтом, а потім повертаємось до таблиці.
Якщо ви не любите рутину, але перед вами стоїть багато однотипних завдань, спробуйте їх виконувати по-різному.
Наприклад, Світлана Іванова згадує, як одного разу кілька днів поспіль проводила по 8-12 співбесід на одну й ту саму посаду. Щоб не було нудно, Світлана вирішила ставити кандидатам несхожі запитання та пробувати на них різні методи оцінки.
#5. З'ясуйте: ви людина процесу чи результату?
Людина, орієнтована на результат, хоче встигнути зробити максимум якнайшвидше. Такі люди все оптимізують та ненавидять витрачати зайвий час. Вони легко порушують інструкції та правила, якщо вважають, що проблему можна вирішити по-іншому.
Людина, орієнтована на процес, виконуватиме те саме завдання вдумливіше, довше. Такі люди — перфекціоністи, вони більш посидючі та уважні до деталей, готові чітко виконувати інструкції.
Наприклад, HR-фахівець, орієнтований на результат, може закінчити співбесіду за 5 хвилин, зрозумівши, що претендент не підходить за темпераментом. А рекрутер, який належить до другого типу, може ще годину розмовляти з таким кандидатом лише тому, що йому приємно спілкуватися.
Людині, яка орієнтована на результат, необхідно постійно тримати себе в тонусі. Щоб підвищити продуктивність, варто планувати багато завдань на день. В умовах авралу люди такого типу працюють краще.
Їм можна встановлювати собі суворі дедлайн, але тільки коли виконання завдання не залежить від сторонніх. Такі люди очікують, що всі довкола працюють так само швидко, тому ставлять нереалістичні терміни і дратуються, що інші нікуди не поспішають.
Людям, орієнтованим на процес, краще планувати справи із запасом часу. Інакше завдання у календарі постійно відкладатиметься, а дедлайни — не виконуватимуться.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
