Можливості планера, які оптимізують роботу | Бізнес-школа Laba (Лаба)

Пошук

Все можуть календарі: 12 функцій Google Календаря

Можливості планера, які оптимізують роботу.

cover-gc-ua-61e97b459c799021508504.jpg

Відкриваємо суперкорисні можливості Google Календаря — ви точно пошкодуєте, що не використовували їх раніше.

#1. Окремі календарі

Спочатку ваш обліковий запис має один календар, де нагромаджуються всі події. Щоб не змішувати робочі зустрічі з особистими планами, створіть для кожного типу подій власний планер.

Зайдіть у ваш Google Календар і в лівому нижньому куті натисніть + біля рядка «Інші календарі».

У випадному меню клацніть на пункт «Створити календар», придумайте для нього назву і додайте опис.

#2. Синхронізувати календар з іншою людиною

Оцінювати зайнятість колег і планувати ваші спільні зустрічі або спільну роботу — простіше, коли ви бачите їхні календарі. Щоб запросити доступ, на панелі «Інші календарі» клацніть на «Підписатися на календар» — і у випадному вікні впишіть імейл колеги. Google запропонує надіслати йому запит на отримання доступу до його календаря. Людина сама вибирає, який із календарів розшарити.

Користувач, адресу якого ви вказали, отримає листа та зможе підтвердити запит. Після цього його календар відображатиметься у вкладці «Інші».

Поділитись своїм календарем можна декількома способами. Для початку перейдіть у «Налаштування» та виберіть потрібний календар. Далі можна встановити такі опції:

  • зробити календар загальнодоступним, увімкнувши доступ за посиланням

  • відкрити його для конкретних користувачів за їхньою електронною адресою (у цьому випадку відразу можна вибрати рівень доступу людини)

  • скопіювати лінк на календар, не роблячи його загальнодоступним

#3. Приховувати особисті події

Надаючи іншим людям доступ до свого календаря, не завжди хочеться розкривати подробиці всіх зустрічей. Google пропонує кілька рівнів доступу до календарів для сторонніх користувачів:

  • лише до вільного часу у форматі «зайнято/вільно»
  • до всіх відомостей
  • можливість вносити зміни до подій
  • право вносити зміни та надавати доступ третім особам

Щоб захистити свою приватність, додаючи нову людину, просто виберіть потрібний рівень доступу.

#4. Підбирати зручний час для події з кількома учасниками

Якщо потрібно запланувати мітинг чи зустріч кількох людей одразу, не обов'язково запитувати кожного про зручний час. Google може зробити це замість вас.

Створюючи новий івент, додайте до нього необхідних учасників та натисніть кнопку «Інші параметри». У вікні, що відкрилося, перейдіть на вкладку «Знайти час» — сервіс виведе плани всіх зазначених гостей (можна додавати до 20 осіб) та події в їхніх календарях. Якщо на певний час щось уже заплановано, на цьому слоті стоятиме позначка «зайнятий». Залишиться лише вибрати вільний для всіх.

#5. Додати посилання на зустрічі в один клік

Google дозволяє заощадити час і відразу в процесі створення події згенерувати і закріпити лінк на відеозустріч. За замовчуванням доступні посилання для мітингів у Meets, але сервіс також підтримує інтеграцію з GoToMeeting та Zoom.

Посилання на кол з'явиться відразу в описі події.

#6. Прикріплювати вкладення у зустрічі

У пункті «Опис» до будь-якої події в календарі можна прикріпити необхідні для учасників документи та файли — як із власного Google Диску, так і з комп'ютера.

#7. Синхронізувати час із колегами

Коли ви співпрацюєте з людьми з різних країн та часових поясів, доводиться вираховувати різницю у часі, щоб запланувати мітинг із максимальною зручністю для всіх учасників. Якщо хочете орієнтуватися швидше, можна додати до календаря потрібні часові пояси.

Для цього відкрийте «Налаштування» та знайдіть розділ «Світовий час». У цьому меню можна додати необхідні часові пояси.

Місцевий час відображатиметься на бічній панелі календаря.

#8. Додавати цікаві календарі

Google дає змогу відстежувати так звані цікаві календарі. За замовчуванням до вашого особистого календаря додані дні народження контактів, державні свята вашої країни, але в налаштуваннях також можна додати календар будь-якої країни, що цікавить. Крім того, сервіс пропонує відслідковувати релігійні свята, великі світові спортивні події та навіть фази Місяця.

Щоб додати один з подібних календарів, у меню «Інші календарі» виберіть потрібний планер зі списку.

#9. Використовувати гарячі клавіші

Як і в інших своїх продуктах, Google передбачив низку hot keys для швидкої роботи з планером. Весь перелік можна знайти у довідці, а нижче наведемо найкорисніші:

  • С — створити нову подію
  • цифри 1-6 — перемикання виду календаря: день, тиждень, місяць, рік, розклад дня
  • R — оновити календар
  • S — перейти до налаштувань
  • Е — перехід до даних події

#10. Перетягувати події у часі

Якщо ви помилилися з датою або часом події, не обов'язково відкривати її налаштування та редагувати інформацію. Можна просто перетягнути потрібний захід вручну на дату/час.

Рекомендуємо прочитати:

img-power-point-61a0adbbed9b1421334122.jpg

Історія PowerPoint, яку ви не знали

Читати

#11. Увімкнути нумерацію тижнів

Для складання звітів, роботи за методом Agile у розрахунках спринтів та деяких планів необхідно знати нумерацію тижня. Більше не потрібно гуглити щоразу чи звірятися з іншими планерами.

Щоб увімкнути цю опцію, в налаштуваннях календаря клацніть на «Режим перегляду» і поставте галочку біля пункту «Нумерація тижнів».

#12. Розклад на день

У календарі можна налаштувати створення саммарі за завданнями та подіями на день. Зведений лист з цією інформацією буде приходити на пошту щоранку о 5 годині за замовчуванням або в той час, який вам зручно.

Вмикати цю опцію потрібно для кожного конкретного календаря у його налаштуваннях. Клацніть на «Інші сповіщення» та активуйте розділ «Розклад на день».

Підписуйтесь на нашу розсилку

Один лист з кращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, щоб нічого не упустити.
Дякуємо за підписку!
Курс з теми:
«HR-директор»
HR і рекрутинг
Веде Марія Панченко
8 серпня 12 вересня
Марія Панченко