Парадоксально, але факт: наявність дедлайнів викликає у людини стрес, водночас змушуючи зібратися і бути продуктивною.
Сам термін з'явився у ХІХ столітті в Америці і буквально означав «розстрільну лінію». На той час в'язниці були оточені земляними ровами — і кожного, хто перетинав цю лінію, вбивали за спробу втечі.
Через 200 років значення слова трансформувалося у «крайній термін для виконання завдання» і міцно закріпилося у бізнес-середовищі. Тепер за порушення дедлайну нікого не розстрілюють, але, на думку психологів, сама його наявність може негативно впливати на людину.
Як же ставити крайні терміни, щоб не спричинити стрес і отримати якісний результат, — з'ясовуємо.
Що кажуть вчені: плюси дедлайнів
Група дослідників із Тель-Авівського університету з'ясувала: завдання з чітко позначеними часовими рамками, а також пріоритетами, найчастіше втілюються в життя. Вчені висунули дві гіпотези, чому так відбувається:
- Дедлайн допомагає уникнути ефекту «чистого аркуша», а постійно видимий прогрес мотивує не здаватися і довести почате до кінця.
- Чим ближче термін дедлайну, тим простіше відбиватися від спокус прокрастинації. Враховуючи, що 20% людей вважають себе хронічними прокрастинаторами, це дуже корисний «стусан».
У 2002 році психологи Ден Арієлі та Клаус Вертенброх вирішили перевірити, наскільки насправді ефективні дедлайни, і чи можна з їхньою допомогою змусити студентів перестати відкладати на потім. Вчені дали учасникам завдання написати 3 роботи та розділили їх на 3 групи, кожна з яких отримала свої дедлайни.
Перша повинна була здати всі завдання до кінця семестру, друга мала чіткий графік, за яким кожній роботі було відведено окремий термін, а третя група могла ставити собі дедлайни в рамках семестру самостійно.
Найкраще з роботою впоралися учасники з фіксованими часовими рамками. Команда, яка встановлювала власні терміни, і студенти першої з групи, де дедлайни були дуже розпливчастими, показали схожі результати: високий рівень прокрастинації та здавання робіт зі зривом термінів або впритул.
Через певний час вчені повторили дослідження. На цей раз учасникам запропонували за гроші відредагувати роботи, нібито написані іноземними студентами.
Умови експерименту багато в чому повторювали попередній: одна група мала повну свободу з дедлайнами, друга — суворий графік, а третя — можливість встановити власні терміни. Мотивацією цього експерименту стали гроші: за свою роботу студенти отримували гонорар, а за зрив термінів — були оштрафовані.
Результат другого тесту не відрізнявся від першого. Учасники, які працювали з дедлайнами, впоралися із завданням якісніше та вчасно — відповідно, заробили більше грошей.
Національний науковий фонд США у 2015 році провів схожий експеримент: скасував свої дедлайни для подання заявок на гранти. Команда фонду передбачала, що це знизить рівень стресу для учасників, а рівномірне подання заявок допоможе розвантажити систему перевірки. Ефект виявився досить драматичним: кількість робіт за рік скоротилася на 59%. Без дедлайну багатьом ученим забракло терміновості та мотивації, щоб подати заявку.
Соціальний психолог Ніра Ліберман вважає, що мотивуюча сила дедлайнів пов'язана з так званими градієнтами мети. Чим ближче до кінця виконання завдання, тим більша віддача від докладених зусиль.
Лікарман пояснює цей феномен на прикладі книги з 10 розділів. Ми витратимо однакову кількість зусиль, щоб прочитати перший або останній розділ. Але коли людина закінчує главу №1 — це лише десята частина на шляху до успіху. А прочитання останньої наближає до завершення книги.
У чому мінуси дедлайнів
За даними дослідження Academy of Management Review, чітко поставлені дедлайни багатьох людей не просто не мотивують, а й здатні спричинити депресію. Дивлячись на великий обсяг завдань, нехай навіть розподілений за часом, розбитий на підпроєкти, люди відчувають стрес і не відчувають сили взятися за роботу.
У третині випадків це пов'язано з хронічним перевантаженням співробітника та сигналізує про вигорання. У 10% ситуацій — проблема з естімейтами, коли людина за замовчуванням не має шансів встигнути вчасно.
Психолог Габріела М. Джига-Бой з Університету Суонсі в Уельсі з'ясувала, що чим складніше завдання, тим більше люди схильні відсувати його дедлайн. Джига-Бой провела експеримент: попросила учасників уявити, що близько 30 заходів відбудуться в найближчому майбутньому і потрібно розставити їх у хронологічному порядку.
Незважаючи на те, що в завданні не було жодної прив'язки до конкретних дат, завдання, які респонденти вважали складними (наприклад, планування весілля), відсунули в часі далі, ніж простіші заходи (похід до театру). У розумінні учасників завдання, які було легко виконати (купити квиток на спектакль), виявлялися ближчими до теперішнього моменту. Що стосується складних справ, підсвідомість закладала більший часовий проміжок — щоб точно встигнути реалізувати задумане.
Як правильно ставити терміни
Є кілька видів дедлайнів:
- Жорсткі (не можуть змінюватися) та гнучкі (можуть коригуватися).
- Абсолютні та відносні. Абсолютні терміни ставляться для завдань, які будуть неактуальні після дедлайну (купувати квитки на рейс безглуздо, якщо літак полетів). У відносних — важливість виконання завдання знижується із часом. Журналіст може взяти в роботу хайпову тему, але чим довше він писатиме текст, тим менше шансів, що матеріал «залетить».
- Зовнішні та внутрішні. На перший погляд, звучить просто: перші ставить хтось ззовні, другі людина фіксує сама. Але зовнішні та внутрішні можуть мінятися місцями. Наприклад, самовстановлений дедлайн може вважатися зовнішнім, якщо людина просить когось із боку проконтролювати виконання завдання.
Щоб усе робилося вчасно, важливо правильно оцінювати трудовитрати і ставити реалістичні дедлайни.
Почніть із визначення всієї роботи, яку необхідно виконати в межах проєкту. Як це може виглядати:
- проаналізуйте бізнес-вимоги до завдання
- розбийте її на ключові етапи та підзавдання
- оцініть пробіли і потенційні «вузькі шийки», які можуть ускладнити роботу
Далі визначте необхідний час:
#1. Використовуйте метод Drill-Down
Візьміть аркуш паперу: ліворуч напишіть завдання, а праворуч підзавдання, які допоможуть реалізувати задумане. Процес нагадує «буріння».
Кожне завдання з правого списку подрібніть на ще менші. Як тільки у вас з'явиться перелік конкретних кроків — розмістіть їх у логічному порядку та закладіть час на реалізацію.
Для зручності замість звичного аркуша паперу можна використовувати сервіси інтелект-карток, наприклад, Lucidchart, Miro чи MindMeister. На майндмепі зробити подібну декомпозицію буде легше, як і вносити до неї зміни.
#2. Застосуйте триточкову оцінку за допомогою техніки PERT
Program (Project) Evaluation and Review Technique. Ідея методу полягає в тому, щоб оцінити терміни виконання завдання чи процесу в трьох проєкціях: оптимістичній, песимістичній та найбільш імовірній. Потім середній час розраховується за такою формулою:
- О — оптимістична оцінка тривалості завдання
- M — найімовірніша оцінка
- P — песимістична оцінка
Як це виглядає на практиці: припустимо, керівник відділу вважає, що у нормальному режимі завдання можна виконати за 12 днів, в оптимістичному – за 7, у песимістичному сценарії — за 29. Тоді розрахунок виглядатиме так:
(7 + 4 * 12 + 29) / 6 = 14 днів
#3. Зверніться за порадою
За даними дослідження Американської психологічної асоціації, часто при плануванні люди переоцінюють свої сили та закладають недостатньо часу на виконання роботи. Парадоксально, але ці ж працівники успішно допомагають іншим підбирати оптимальні терміни. Якщо вам складно поставити дедлайн, попросіть допомоги у когось, хто «в темі» завдання і зможе оцінити все незаангажовано.
#4. Розрахуйте індекс похибки
Цей метод винайшов Стів Павліна, автор книги «Курс з особистого розвитку для розумних людей». Павліна пропонує кілька днів відстежувати терміни, які насправді займає виконання завдання, і зіставляти їх із вашими очікуваннями. Після чого поділити фактичний час на припущення щодо дедлайнів. У результаті виходить коефіцієнт похибки, який можна застосовувати до всіх ваших завдань.
Як це виглядає на прикладі: у вас було 3 завдання, на які планувалося витратити 6 годин. Фактично їхнє виконання зайняло 9 годин. Коефіцієнт похибки становив 9/6=1,5. У майбутньому, закладаючи час на завдання, помножте його на отриманий показник — так у вас буде більше шансів на те, що очікування співпаде з реальністю.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
