«Доброго часу доби, колеги! Прошу взяти до уваги наступну інформацію. Наперед дякую!» — такий лист зіпсує настрій одержувачу. Він занадто формальний і просочений корпоративними штампами. Погодьтеся, можна написати більш дружелюбним тоном: «Андрію, Марино, Руслане, маю для вас новини...»
Автори бестселера «Пиши, скорочуй», Максим Ільяхов і Людмила Саричева, випустили ще одну книгу — «Нові правила ділового листування».
Вони пропонують змінити культуру ділового листа і в центр кожного тексту ставити людину з її інтересами.
Ми вибрали 26 корисних порад з книги.
#1. Вкажіть тему
Без теми лист загубиться і може залишитись непрочитаним. У хорошому листі з назви зрозуміло, чого ви хочете від одержувача. Дати завдання: «до вівторка проаналізувати базу даних», надіслати документи — «звіт про зарплати за листопад», поставити запитання — «коли організуємо загальні збори?», Проінформувати — «зустріч з клієнтом завтра о 14:00».
#2. В одному листі — одна тема
Не ставте запитання відразу щодо декількох проектів: вам це зручно, а читачеві доведеться перемикатися між різними темами. Якщо накопичилося багато запитань, пишіть окремими листами.
#3. Діліть текст на абзаци
Так текст буде легше сприйматися. У першому абзаці викладіть суть питання, а в інших — деталі, передісторію і тонкощі. Напишіть лист так, щоб одержувач переглянув його по діагоналі і зрозумів, про що мова.
#4. Геть недбалість
Людей дратують тексти без заголовних букв, розділових знаків, з друкарськими помилками і скороченнями «дяк» і «блск». Від таких листів несе неповагою. Тому не пишіть поспіхом і обов'язково перечитуйте текст перед відправкою. Це етикет ділового листування.
#5. Відразу давайте допоміжні матеріали
Прикріплюйте до листа додаткові документи, а найважливіше з них виносьте у текст. Не змушуйте адресата шукати інформацію в корпоративних папках, ритися в архівах або завантажувати з інших сайтів. Чим більше роботи ви зробите за людину, тим легше і приємніше їй буде з вами співпрацювати.
#6. У довгому листі акцентуйте на головному
Розділіть текст на розділи з підзаголовками, проілюструйте сказане посиланнями і прикладами, пронумеруйте теми і запитання. Зробіть лист впорядкованим, щоб адресат не загубився в нескінченному простирадлі тексту.
#7. Правильно вставляйте посилання
До кожного лінку давайте підводку — пояснюйте одержувачу, що там і в якій ситуації це потрібно відкривати. Довгі посилання ставте в окремий абзац або скорочуйте через спеціальні сервіси. Якщо ставите лінк на текст, то обов'язково на словосполучення, а не на окремі слова «тут», «тут», «за посиланням».
#8. Дотримуйтесь структури
Коли людина отримує листа, вона очікує побачити в ньому ім'я відправника, тему, вітання, суть розмови, запитання або заклик, підпис і контакти. Все це — структура листа. Якщо їх ставити в довільному порядку, одержувачу буде складно знайти потрібну інформацію. Такі правила ділового листування електронною поштою.
#9. Представляйтесь коротко і по суті
У листі незнайомій людині напишіть про себе на початку тексту — як вас звуть, чим ви займаєтеся і як ваш запит пов'язаний з роботою одержувача. Так з перших рядків будуть зрозумілі точки перетину.
#10. Уважно з ім'ям
Помилки в імені — найнеприємніші для читача. Не плутайте Ксенію з Оксаною, а Марину з Марією. Називайте людину так, як вона представилася: Маргарет — це не Рита і не Марго, а саме Маргарет, Олександра Олександровича не варто кликати Сан Саничем.
#11. Не називайте колег зменшувально-пестливими іменами
Особливо, якщо хочете згладити враження від поганої новини. «Олексійку, текст хороший, але ось тобі список того, що потрібно переробити», — такі звернення дуже дратують співрозмовника.
#12. Знайомте нових людей у листуванні
Якщо вам пише клієнт з проханням вирішити його завдання, а це не у вашій компетенції, не варто відповідати йому так: «Здрастуйте, це питання до керівника відділу продажів. Вона в копії». Це створює незручну ситуацію для обох сторін: клієнт не знає, як звертатися до керівника, керівник не розуміє, в чому справа. Представте людей один одному і коротко викладіть проблему клієнта в листі.
#13. Не використовуйте слово «колеги»
У корпоративному середовищі воно стало штампом, який означає нехтування і зняття відповідальності. Якщо пишете лист декільком людям, краще звернутися до них на ім’я: «Михайло, Світлано, Аліно, відправляю вам звіт». Якщо адресатів більше трьох, достатньо написати «Вітаю» або «Привіт».
#14. Не проводьте планерки поштою
Особливо якщо збори без конкретної теми, а з посилом «треба подумати». У листуванні почнеться хаос: люди будуть відповідати, коли їм зручно, загубиться важлива інформація. Якщо хочете щось обговорити, краще створити гугл-форму, де кожен напише свою думку.
#15. Не пишіть дратівливих штампів
У діловому листуванні є фрази, які одним здаються нормальними, а інших дратують. «Доброго часу доби», «сильно прошу», «я вас почув», «прохання взяти до відома», «спасибі за увагу», «будьте так ласкаві», «прошу розглянути можливість» — ці слова використовують, щоб замаскувати роздратування. Уникайте їх у своїх листах.
Підписуйтесь на нашу розсилку
#16. Не виходьте за рамки ділового спілкування
Звичайне побажання хороших вихідних і питання про відпустку в листуванні — це вторгнення на особисту територію співрозмовника. Не пишіть колегам про їжу та алкоголь, якщо ви не плануєте корпоратив.
#17. Не робіть висновки за одержувача
Не варто вгадувати, про що людина думає, що відчуває, чого хоче і чого боїться. Коли ставите завдання підлеглому, замість «Це не важко» напишіть: «Якщо це важко, дайте знати». Забудьте фрази в стилі «у вас це займе не більше години».
#18. Оцінюйте роботу, а не людину
Слідкуйте, щоб оцінка стосувалася тільки поведінки або роботи людини, а не її особистості.
Не пишіть: «Ваш журналіст — дилетант». Поясніть, що саме в його роботі вам не сподобалося.
#19. Не маніпулюйте
Хочете, щоб підлеглий вийшов на роботу у свій вихідний день, — прямо попросіть його про це, пояснивши ситуацію. Не використовуйте в листі заїжджених фраз в стилі «ми ж як сім'я, а сім'ю не кидають».
#20. Не пишіть «наперед дякую»
Ця фраза дратує одержувача. Здається, що це слова ввічливості, але насправді вони говорять: «Я тобі вже подякував, значить, ти зобов'язаний все зробити».
#21. Критикуйте прямо
Висловлюйте свої претензії колегам без фраз типу «відразу видно, що ви писали це вночі».
Говоріть прямо, чим ви незадоволені, без переходу на особистості і підколки. Це чесно і відкрито.
#22. Не «штовхайте» співрозмовника
Якщо людина повинна виконати якесь завдання, не варто їй постійно про це нагадувати. Хвилюєтеся, що вона не встигне до дедлайну? Так і напишіть: «Привіт, хвилююся з приводу презентації на середу. Дай знати, якщо можу чимось допомогти».
#23. Визнавайте проблеми
У разі безглуздої ситуації з колегами або клієнтами не робіть вигляд, що все нормально. Напишіть як є: «Друзі, безглузда ситуація сталася. Перепрошую". І запропонуйте план виходу з неї.
#24. Не пишіть на емоціях
Під впливом сильних почуттів ви думаєте, що зможете дохідливо пояснити причину свого гніву співрозмовнику. Насправді, ви тільки погіршите ситуацію.
Коли емоцій забагато, потрібно взяти паузу, зібратися з думками і написати лист пізніше.
#25. Холодні листи — спокійним тоном
Пишіть, як незнайомій людині. Не переходьте на «ти» і не загравайте з адресатом, відкидайте будь-який креатив. Просто представтесь і викладіть свою пропозицію максимально коротко.
#26. На вакансію відгукуйтеся по пунктах
У тексті вакансії зазвичай вказують вимоги до кандидата. Відповідайте в тій же черговості. Не обманюйте, якщо чогось не вмієте, а робіть акцент на тому, що швидко навчаєтеся нового.
Придбати книгу можна за посиланням.
Бажаєте отримувати дайджест статей?
