Як збільшити продуктивність команди завдяки фреймворку з IT | Бізнес-школа Laba (Лаба)

Пошук

Олександр Рольський, newage: «SCRUM допомагає нам стежити за сотнями рекламних кампаній у десятках кабінетів — і не збожеволіти»

Як збільшити продуктивність команди завдяки фреймворку з IT.

cover-rolskiy-6205366e6380f761640613.jpg

SCRUM — популярний фреймворк у розробці. Він дозволяє компаніям поступово створювати продукт і за потреби гнучко його допрацьовувати. Але SCRUM може бути корисний не тільки для IT.

CEO newage.agency Олександр Рольський розповів, як адаптував такий підхід до роботи маркетингового агентства. Тепер система допомагає стежити за сотнями кампаній у десятках рекламних кабінетів — і не збожеволіти.

Що таке SCRUM

SCRUM — це організаційна методологія, яка використовується для ітеративної роботи над проєктами. Вона дозволяє бути гнучкими, не втрачаючи при цьому фокусу на глобальних цілях.

Суть підходу в тому, що планування роботи відбувається поступово, рівномірними відрізками, які називають спринтами. На кожен з них команда збирає пул завдань (у SCRUM використовується поняття stories), незмінний до кінця спринту. Кожна story оцінюється в сторіпоінтах — оцінка описує обсяг та складність взятих у спринт тасків. Так, завдання «перевірити ще раз фід» і «скласти медіаплан» можуть займати однаковий час, але те, що складніше, коштуватиме більше сторіпоінтів.

Під час роботи над проєктом команда виконує завдання, збирає сторіпоінти та накопичує ідеї для наступного спринту. І так рівномірними відрізками проєкти постійно допрацьовуються та покращуються.

Чим відрізняється SCRUM у маркетингу та в IT

Глобально SCRUM-підхід у маркетингу схожий на той самий метод у IT-сфері. Але саме в нашій агентській роботі є відмінності, які роблять SCRUM навіть більш важливим, ніж у розробці.

У продуктових ІТ-компаніях команда займається одним глобальним проєктом. Припустимо, йдеться про створення мобільного додатка: завдання поступово накидаються у беклог і не конфліктують між собою, тому що рухаються у рамках єдиного проєкту.

А в агентств у беклозі перетинаються таски за різними проєктами, кампаніями та клієнтами. І між ними необхідно розподіляти пріоритети, щоб приділити належну увагу кожному.

За стандартного тижневого планування може статися так, що складний запуск кампанії відверне увагу від поточних — і команда тільки в п'ятницю згадає, що не встигла щось зробити для іншого клієнта.

Але, плануючи спринт, ми заздалегідь розуміємо, скільки часу отримає кожен із клієнтів та наскільки складні завдання будуть для нього виконані.

Як рекламне агентство працює зі SCRUM

Робота зі SCRUM відбувається ітеративно, циклічно. Отже, описані далі процеси постійно повторюються у кожному спринті.

#1. Загальна організація роботи

Визначення довжини спринту

Перше, що варто робити на початку кожного спринту, — визначати його довжину.

Короткі спринти зручні тим, що дозволяють компанії зберігати максимальну гнучкість і готовність часто вносити корективи в свої плани. Крім того, це передбачає короткий цикл зворотного зв'язку: ми швидко отримуємо фідбек від клієнта і не витрачаємо час на роботу в неправильному напрямку.

Але й довгі спринти також зручні. У команди залишається більше часу, щоб набрати темп, і простору для маневрів — щоб вирішувати проблеми, що виникли. До того ж, чим довший спринт, тим триваліший термін для досягнення його цілі, без потреби планувати наступний.

Ми за замовчуванням застосовуємо короткі тижневі спринти, але за необхідності використовуємо більш довгі періоди для деяких клієнтів та проєктів.

Вибір часу та місця щоденного стендапу

У гнучких підходах до роботи важливо регулярно синхронізуватися з колегами, щоб вся команда розуміла, хто, над чим і наскільки успішно працює в кожен із днів.

А для цього потрібно заздалегідь визначити місце, час щоденних зустрічей і сумлінно їх відвідувати. Таке планування займає 5–15 хвилин і коштує кожну витрачену секунду, адже воно «вводить м'яч у гру» — і після зборів всі знають, чим займатися сьогодні.

Проєктні команди newage.agency зустрічаються вранці, зазвичай між 9:00 та 10:00.

#2. Підготовка до планування

Наприкінці кожного спринту команда планує наступний, але щоб правильно це зробити, потрібно заздалегідь підготуватися.

Перед кожним планінгом лідер команди project manager перевіряє кілька пунктів.

  • Чи є в команди Team backlog — документ, в якому накопичуються потенційні завдання для наступних спринтів. Ми створюємо окремі беклоги для кожної рекламної кампанії, і PM перевіряє, чи не загубилася якась із них.
  • Усі таски мають бути класифіковані за рівнем важливості.
  • Оскільки в спринт входять завдання для декількох клієнтів і вони можуть мати однаковий пріоритет важливості, РМ призначає різних відповідальних виконавців. Це дозволяє розподілити навантаження та виконувати завдання вчасно, не зсуваючи терміни.
  • PМ повинен розуміти кожну story. Йому не обов'язково знати у всіх подробицях, що саме слід зробити, але потрібно усвідомлювати, чому певна user story потрапила до Team backlog.

Примітка: зацікавлені особи можуть додавати user story у product backlog, але не мають права призначати їм рівень важливості. Це прерогатива РМ. Крім того, стейкхолдери не повинні займатися оцінкою трудовитрат — вона належить до повноважень команди.

Перед початком планування PM наводить лад у беклозі, оцінює важливість завдань і з'ясовує подробиці тих, які не повністю зрозумілі.

#3. Планування спринту

Визначення цілі спринту

Тут розпочинаються структурні, ідеологічні відмінності SCRUM від звичайного потокового планування роботи. У SCRUM у кожного спринту є мета, яка є відповіддю на ключове запитання: «Для чого ми працюємо над цим спринтом і чому просто не підемо у відпустку?». Орієнтиром може бути будь-що: «заробити більше грошей», «завершити три story з найвищим пріоритетом», «підготуватися до запуску кампанії» або навіть «здивувати маркдира замовника». Ціль необхідно формулювати бізнесовою мовою, а не за допомогою технічної термінології, тобто словами, які зрозуміють навіть люди поза межами команди.

Бажаєте отримувати дайджест статей?

Один лист з найкращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, аби нічого не проґавити.
 
Дякуємо за вашу підписку!

Ціль спринту може здаватися трохи дурною і надуманою під час планування. Її ключова цінність проявляється до середини спринту, коли члени команди вже потихеньку забувають, чого саме хочуть у ньому досягти. Якщо у вас є кілька команд SCRUM, які працюють над різними проєктами (як у нас), корисно збирати в одному місці список цілей спринтів для всіх команд. Наприклад, вивісити їх на загальний огляд, щоб кожен співробітник (а не лише керівництво) знав, чим і навіщо займається агентство.

Вибір Stories, які увійдуть до спринту

Ключовий момент у плануванні спринту — процес формування списку завдань. А точніше, вибір stories, які потрібно скопіювати з product backlog у sprint backlog та зробити за найближчі два тижні. Саме команда визначає, скільки stories буде в спринті. Ані РМ, ані будь-хто інший не повинні безпосередньо впливати на цей вибір.

Визначення готовності

Важливо, щоб і РМ, і команда сформулювали критерій готовності. Чи можна вважати story завершеною, якщо зроблено звіт, але висновків немає та записка не підготовлена? Чи завдання готове лише після того, як висновок відправили клієнту і провели перепланування.

Спочатку ми намагалися використовувати чек-листи для визначення готовності story, але відмовилися від цього рішення. Зараз ми або прописуємо конкретні критерії під кожну story, або говоримо: «Story готова, коли так вважає РМ». У цьому випадку саме менеджер відповідає за те, щоб донести до команди свої побажання та контролювати готовність story.

Рекомендуємо прочитати:

timemanagement-60477a8724bbb964219434-61b21d6da4d78569854180.jpg

Плануйте невідкладні справи лише на половину робочого дня

Читати

Підсумок планування

Спринт вважається запланованим і можна розпочинати реалізацію, коли у підсумку є ​​такі пункти:

  • Зрозуміла ціль спринту і його тривалість
  • Є список stories, які команда робитиме в рамках спринту
  • Кожна story має оцінку в сторіпоінтах і зрозумілі критерії готовності завдання
  • Розрахована продуктивність та навантаження кожного члена команди, ніхто не перевантажений, але й не сидить без діла
  • Визначено час та місце проведення щоденних мітингів

Коли план у такому вигляді готовий, залишається виконувати його, синхронізуватися з колегами та накидати ідеї на беклог майбутнього спринту.

Що SCRUM-підхід дає рекламному агентству

Для нас SCRUM збільшив пропускну спроможність команд. Люди розуміють своє навантаження і можуть додавати або забирати таски, орієнтуючись на це. Причому навантаження не лише у годинах, а й в обсягу справ. Якщо ми розуміємо, що якесь завдання займає багато сторіпоінтів, але нерентабельне — можемо його відсікти. І це працює на всіх рівнях:

  • команди розуміють чіткий порядок дій: що і в якій послідовності буде виконано
  • лідер проєкту знає, чим займається команда на постійній основі
  • посібник має цифровий інструментарій для розуміння навантаження команд

Рекомендуємо прочитати:

dodie-61eebfea1bce3208152556.png

Do or die: плюси і мінуси дедлайнів

Читати

Якщо кілька тижнів виконувалося по 500-600 сторіпоінтів, а потім раптово 250, це сигналізує про проблему. У такі моменти ми підключаємось і розбираємося.

З іншого боку, якщо при середньому показникові 500 сторіпоінтів команда несподівано видає 900, це теж дивна ситуація, і треба ухвалювати певні операційні рішення — переводити частину проєктів на інші команди або допомагати з перерозподілом.

Важливо! Незабаром після впровадження SCRUM ми помітили, що проєктні команди по-різному оцінюють сторіпоінти. Умовно, «написати листа до техпідтримки» в одній команді коштувало 5 сторіпоінтів, а в іншій — 25. Тому ми в агентстві виробили шкалу оцінки типових story: певний тип завдань має бути прорахований від і до. Це дозволяє вимірювати навантаження різних команд «однією лінійкою» і порівнювати їхні результати.

До того ж, це вигідно клієнтам, адже оптимізовані процеси зменшують собівартість послуг. Ми витрачаємо на ту саму роботу менше часу і відповідно можемо утримувати комісію на прийнятному рівні. Плюс, коли команда працює за процесами, зменшується кількість і ймовірність помилок.

Тобто маркетинговому агентству SCRUM допомагає:

  • збільшити пропускну здатність команд
  • чітко визначати набір завдань на спринт — без можливості безкінечно додавати нові справи ASAP
  • пов'язувати ціль кожного спринту із глобальними проєктами компанії
  • щодня синхронізувати роботу команди
  • адекватно оцінювати навантаження і трудовитрати
  • надати керівникам цифровий, вимірний інструмент для оцінки ефективності роботи, щоб помічати проблеми або, навпаки, надрезультати

Підписуйтесь на нашу розсилку

Один лист з кращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, щоб нічого не упустити.
Дякуємо за підписку!
Курс з теми:
«Проджект-менеджмент»
Бізнес і управління
Веде Євген Камашев
Євген Камашев