Хто такий операційний директор та чим він займається | Бізнес-школа Laba (Лаба)

Пошук

Зміст

Хто такий операційний директор та чим він займається

Інтерв'ю з Олексієм Шиндіним — СОО ВДНГ.

cover-shyndin-62e117a16b7b9598045545.jpg

Рутина компанії складається з багатьох процесів. Без аналізу та грамотного управління вони сплітаються в клубок з розмитими зонами відповідальності та поганим результатом. Тому бізнесу потрібна людина, яка наводить лад у бізнес-процесах і знає, як їх удосконалити.

Олексій Шиндін — операційний директор і заступник СЕО комплексу ВДНГ — розповів про роль СОО в компаніях. А також про свій досвід: як керувати процесами на території 287 гектарів, щоб залучити 5 млн гостей на рік (з 2016 року показник зріс у 10 разів).

Які функції виконує операційний директор

Chief Operating Officer — це топменеджер, який відповідає за управління постійними бізнес-процесами: їх забезпечення, аналіз, контроль, автоматизацію та покращення.

У кожній компанії — власні бізнес-процеси. Наприклад, на ВДНГ (він же Національний комплекс «Експоцентр України») я керую декількома ключовими напрямками, кожним з яких займається спеціальний відділ зі своїми менеджерами:

  • проведення заходів
  • дозвілля гостей
  • зони громадського харчування
  • заїзд та парковка
  • сервіс
  • проєктний офіс створення нових об'єктів інфраструктури в рамках проєкту «Велике будівництво»

СОО займається не тільки операційними завданнями, але й розвиває стратегічні напрями. Наприклад, у 2021 році в рамках проєкту «Велике будівництво» під патронатом Президента України ми створили на території ВДНГ найбільший в Україні (і не тільки) урбан-парк із локаціями для скейта, футболу та вуличного футболу, стріт-денсу, воркаутів, паркуру та івентів. Аналогічних урбан-парків, де зібрано стільки локацій для активностей дорослих та дітей, у світі немає (ми шукали такі ж кейси, але не знайшли).

Урбан-парк на території ВДНГ

Крім типових, операційний директор може мати специфічні для конкретного бізнесу завдання. Наприклад, деякі СТО ведуть функцію сервісу. Але для ВДНГ це стратегічний напрям, який впливає на успішність решти — заходів, дозвілля, фуд-зон тощо. Тому ми створили спеціальний відділ, який відповідає за якість обслуговування.

Крім того, як операційний директор я займаюся створенням та покращенням правил співпраці для партнерів ВДНГ. З нами працюють близько 300 контрагентів з різних напрямків (нерухомість, громадське харчування, розваги та ін.). Важливо, щоб стандарти використання об'єктів інфраструктури та сервісу були високими та однаковими для всіх.

Або кейс із створенням урбан-парку. Весь проєкт — від концепції та проєктування до будівництва та запуску — організувала наша команда. Окремий скіл, якого я навчився, — управління будівництвом об'єктів за рахунок держбюджетних коштів (потрібно пройти багато рівнів узгодження, суворо дотримуватись законодавства, звітності та нести велику відповідальність).

Ще з унікального досвіду — модернізація території та інфраструктури, якій вже понад 60 років. Наприклад, будівництво нових об'єктів без зупинки роботи інших локацій комплексу.

Рекомендуємо прочитати:

img-pm-2022-6246ca546b974810080861.jpg

Як змінюється проджект-менеджмент у 2022: 5 трендів

Читати

У команді топменеджерів кожен має свою роль, функції не перетинаються, але ми постійно взаємодіємо. Важливо, щоб у компанії не було незамінних людей. Наприклад, на ВДНГ робота налагоджена так, що основну частину функцій можуть взяти на себе менеджери напрямів, якими я керую.

У невеликій компанії або стартапі окрема роль Chief Operating Officer може бути і не потрібна — контролювати та аналізувати бізнес-процеси здатний СЕО, або ж такі функції ділять між собою інші керівники. Але в міру зростання та ускладнення процесів бізнес зазвичай наймає менеджера для цієї зони відповідальності.

Чому для СОО важливо автоматизувати процеси

Автоматизація потрібна, щоб усі процеси виконувалися максимально ефективно. Насамперед, вона знижує вплив людського чинника — помилок та зловживань, робить роботу зручнішою, прозорішою. Рутина делегується технологіям, а в співробітників з'являється більше часу на важливі завдання, продуктивність команди підвищується, дохід зростає.

Наприклад, на ВДНГ є система заїздів та парковка — це не лише сервіс для гостей, а й ще важливий напрямок для компанії з погляду фінансів. Після того, як ми встановили автоматизовану систему заїздів, прибуток від нього збільшився у 10 разів.

Крім того, ми модернізували збір відгуків та пропозицій — на території Експоцентру розміщено безліч табличок з QR-кодами, гості можуть залишати фідбек у два кліки. Відгуки автоматично потрапляють у телеграм-бот, їх бачу я та інші керівники. Близько 70% відгуків позитивні (до речі, зазвичай у компаніях навпаки: люди більше схильні ділитися негативним досвідом, а хороший сприймати як належне). Але якщо щось не так — ми можемо відреагувати миттєво, навіть одразу підійти до гостя, коли він ще на локації, і допомогти з питанням на місці.

Ми стежимо за тим, щоб штат не був роздутим, — наймаємо менеджерів та фахівців, кожен із яких ефективно виконує свої завдання. Нині у команді, яка забезпечує роботу об'єкта на 287 гектарів, — 134 особи. Минулого року штат почав зростати, але саме внаслідок того, що побільшало проєктів. Ми щорічно фіксуємо показник валового виторгу на одного співробітника, і за останні 6 років він зріс у 8 разів.

Як СОО допомагає компанії пережити кризу

Роль операційного директора за кризових часів не змінюється, а ось функціонал може стати кардинально іншим.

Наприклад, до війни ми планували масштабне зростання та реалізацію шести нових об'єктів у рамках проєкту «Велике будівництво». Після вторгнення РФ 24 лютого ВДНГ перетворилася на логістичний центр для допомоги ЗСУ та постраждалим людям, розгорнула гуманітарні штаби. А наша команда, включно з топменеджментом, — на вантажників, комірників та кур'єрів. Наразі в одному з павільйонів працює тимчасовий притулок для тварин, врятованих із Київської області.

Через 2 місяці робота деяких локацій відновилась. Ми з топменеджментом склали кризовий бюджет. Це важливо, тому що ВДНГ не фінансується з держбюджету — ми працюємо за рахунок власного балансу доходів та видатків (крім будівництва нових масштабних об'єктів, як урбан-парк).

Допоміг попередній досвід реагування на кризи, наприклад, під час жорстких антиковідних обмежень, коли в Україні заборонили проведення масових заходів. Акценти змінилися, горизонт планування скоротився до місяця. Пріоритет, як і під час коронакризи, — збереження зарплат працівників. І наскільки можливо — враховуючи зовнішні ризики та внутрішні ресурси, продовження роботи наших об'єктів.

Як стати операційним директором

Як і будь-який топменеджер, СОО керує процесами та людьми. Тобто необхідний бекграунд цієї ролі — управлінський досвід. Причому не обов'язково у тій же сфері.

Рекомендуємо прочитати:

img-ua-6204cf1d2d4e5045977471.png

Чому вразливі та відкриті лідери — найефективніші

Читати

Наприклад, я прийшов на ВДНГ із телевізійної індустрії — був продюсером на телеканалі СТБ. По суті, це і є менеджер, який керує створенням ТБ-проєкту. До речі, моя перша посада на ВДНГ називалася так само: я був продюсером і керував проєктом «Зимова країна». А коли мої обов'язки «розрослися» і побільшало досвіду — став СОО.

Які навички потрібні операційному директору

Класичні скіли менеджера та проджект-менеджера. Планування, постановка завдань, проведення зустрічей, контроль результатів, ризик-менеджмент, бюджетування, тайм-менеджмент тощо.

Планування, організація та контроль процесів. Причому в різних площинах: у рамках своєї роботи, команди та компанії загалом. І у різних часових горизонтах — від щоденного до стратегічного.

Ефективні комунікації. Операційний директор спілкується переважно із командою, а не із зовнішніми клієнтами. Наприклад, я щодня отримую близько 80–90 дзвінків, і 70% із них — від колег.

Управління командою. Підбір, мотивація, навчання. Це важливо для будь-якого керівника, але СОО без хорошої команди ніяк не встежити за багатьма важливими процесами. Наприклад, коли я проводжу співбесіду з кандидатами, окрім професійних навичок намагаюся з'ясувати, чи буде людина командним гравцем, чи готова підтримати колег, коли це потрібно.

Бажаєте отримувати дайджест статей?

Один лист з найкращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, аби нічого не проґавити.
 
Дякуємо за вашу підписку!

БЛІЦ

Які книги варто прочитати операційному директору?

Еліягу Ґолдратта — «Мета: процес безперервного вдосконалення» і «Мета 2: справа не в везінні». Вони допоможуть навчитися оптимізувати процеси та правильно вибирати показники ефективності.

Які три функції передусім варто автоматизувати у компанії?

Фінансову (якість управлінської інформації), виробничу (яка забезпечує основний продукт) та сервісну (підтримувальну).

Які звички заважають успішній роботі операційного директора?

Відкладати справи на потім. Ігнорувати дрібниці (навіть «найменший» процес може виявитися критичним для результату). Працювати без відпочинку (ефективність через це обов'язково впаде).

З чого зазвичай починається робочий день операційного директора?

З аналізу поточного стану бізнес-процесів. Від цього залежить короткострокове планування.

Основний «симптом» того, що операційна робота компанії «дає збій» — це…

Погані фінансові показники. За умови, що немає форс-мажорів.

Підписуйтесь на нашу розсилку

Один лист з кращими матеріалами за тиждень. Підписуйтесь, щоб нічого не упустити.
Дякуємо за підписку!
Курс з теми:
«Побудова бізнес-процесів»
Бізнес і управління
Веде Олег Зубченок
20 вересня 18 жовтня
Олег Зубченок